Insourcing: Vor- und Nachteile im Überblick

Es gibt aus Unternehmenssicht viele gute Gründe für Insourcing: Wer Prozesse ins eigene Haus zurückholt, gewinnt Kontrolle zurück und schafft oft die Grundlagen für eine höhere Sicherheit. Zugleich birgt Insourcing jedoch auch gewisse Risiken, insbesondere bei der Umsetzung. Hier erfährst du mehr über die Bedeutung und zentrale Erfolgsfaktoren.

Was ist Insourcing und warum ist es relevant?

Auf Outsourcing folgt Insourcing: Viele Unternehmen holen wichtige Aufgaben zunehmend zurück ins eigene Haus. In den vergangenen Jahrzehnten galt Outsourcing vielen Firmen als Mittel der Wahl, um Kosten zu sparen und Prozesse effizienter zu gestalten. Projekte und Aufgaben werden dabei an externe Dienstleister ausgelagert, statt sie intern den eigenen Mitarbeitern zuzuweisen.

Inzwischen ist der Trend vielerorts gegenläufig – immer mehr Unternehmen setzen auf gezieltes Insourcing. Sie verlagern Aufgaben, die sie zuvor extern vergeben haben, wieder verstärkt in das eigene Unternehmen. Das kann zum Beispiel dabei helfen, Kompetenzen und Wissen stärker unternehmensintern zu bündeln.

Damit ist Insourcing verglichen mit Outsourcing eine konträre Strategie: Insourcing ist das Gegenteil von Outsourcing. Es unterscheidet sich auch von verwandten Konzepten wie dem Near- oder Offshoring: Auch hier setzen Unternehmen auf externe Partner, allerdings nicht im Inland, sondern dem nahegelegenen beziehungsweise weiter entfernten Ausland. 

Dass Insourcing an Bedeutung gewinnt, hängt mit verschiedenen Faktoren zusammen. Manche Unternehmen möchten mehr Einfluss auf die Qualität ihres Angebots und Services haben. Mitunter sind es gerade Qualitätsmängel, die zu einem Umdenken führen. Auch der als problematisch empfundene Verlust von Kontrolle sowie Sicherheitsbedenken in Bezug auf Outsourcing können ein Anlass sein, verstärkt auf Insourcing zu setzen.

Wichtige Gründe für Insourcing

Wenn Unternehmen wichtige Prozesse zurück ins eigene Haus holen, ist das meist eine sehr durchdachte Entscheidung, für die es gute Gründe gibt. Insourcing beruht häufig auf der Erkenntnis, dass es nicht immer nur vorteilhaft ist, zentrale Aufgaben auszulagern. Zu den wichtigsten Gründen für Insourcing zählt der Wunsch, mehr Kontrolle über Prozesse und Abläufe zurückzugewinnen.

Besonders in elementaren Bereichen wie Sicherheit, Forschung oder Produktion heißt Outsourcing, wichtige Aufgaben in die Hände von Externen zu geben. Der Einblick in Details, Vorgehensweisen und Abläufe geht dabei nicht selten verloren. Um vertrauliches Know-how besser zu schützen und interne Kompetenzen zu nutzen, bietet sich Insourcing an. Auch der Schutz geistigen Eigentums spielt dabei oft eine Rolle.

Ein weiterer Grund für Insourcing: Die Qualität kann häufig verbessert werden, wenn Prozesse rückverlagert werden. Zumindest haben Unternehmen mehr Kontrolle über das Ergebnis und können frühzeitig aktiv werden, wenn die Qualität nicht stimmt. Externe Dienstleister erfüllen womöglich nicht die eigenen Qualitätsstandards oder arbeiten unter anderen Prämissen. Dadurch kann es nicht nur Qualitätsschwankungen, sondern auch Verzögerungen geben, die den eigenen Ruf schädigen können. Mit Insourcing kann die Qualität gezielter gesteuert werden, außerdem ist es leichter, interne und gesetzliche Standards sicherzustellen.

Nicht zuletzt geht mit Outsourcing häufig eine gewisse kommunikative Herausforderung einher. Alles muss im Detail abgesprochen werden, manchmal sogar doppelt – das kann zu Hürden und missverständlichen Absprachen führen. Auch Entscheidungen können nicht selten nur verzögert getroffen werden – vor allem, wenn externe Partner im Ausland sitzen. Wenn Prozesse stattdessen wieder intern durchgeführt werden, können sie häufig effizienter gestaltet werden. Die Reaktionsgeschwindigkeit ist mit Insourcing meist höher, zugleich verringern sich externe Abhängigkeiten.

Insourcing: Vor- und Nachteile im Überblick

Es gibt viele gute Gründe für Insourcing. Gleichzeitig hat die strategische Entscheidung, Prozesse wieder stärker intern zu bündeln, nicht nur Vorteile, sondern kann auch Nachteile und Risiken mit sich bringen. Hier findest du die wichtigsten Argumente für und gegen Insourcing im Überblick.

Vorteile & Chancen von Insourcing

• Direkter Zugriff auf Know-how: Wenn Aufgaben ins Unternehmen zurückgeholt werden, bleibt Wissen im eigenen Haus. Mitarbeiter können ihre Fachkenntnisse nutzen und erweitern, was Abläufen und Ergebnissen zugutekommt. Das stärkt die Innovationskraft von Unternehmen.
• Schutz von Betriebsgeheimnissen und sensiblen Daten: Vertrauliche Informationen, ob Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten, müssen gut geschützt werden. Aufgaben outzusourcen, birgt damit immer ein gewisses Sicherheitsrisiko. Um höchste Sicherheitsstandards zu erfüllen, bietet sich Insourcing an.
• Höhere Flexibilität: Durch Insourcing können Unternehmen häufig flexibler und reaktionsschneller werden. Entscheidungen können ohne langwierige und komplexe Absprachen selbst getroffen werden. Das ermöglicht es Unternehmen, zeitnah und in eigenem Ermessen auf veränderte Umstände, Rahmenbedingungen oder Erwartungen von Kunden zu reagieren.

Nachteile & Risiken von Insourcing

• Hohe anfängliche Investitionen: Wenn Aufgaben ausgelagert wurden, fehlt es intern oft an entsprechenden Kapazitäten. Sie müssen somit gezielt aufgebaut werden, was Kosten verursacht: Neue Mitarbeiter müssen eingestellt oder bestehende Arbeitskräfte geschult werden. Auch eine andere technische Infrastruktur kann nötig sein. Diese Kosten müssen Unternehmen schon tragen, bevor klar ist, ob Insourcing den gewünschten positiven Effekt hat, was gewisse Risiken mit sich bringt.
• Mangelndes Spezial-Know-how: Durch Outsourcing mangelt es häufig an Fachwissen im eigenen Haus. Wer versucht, Aufgaben ohne neue oder besser geschulte Mitarbeiter zurückzuholen, riskiert Qualitätseinbußen und überlastete Beschäftigte.
• Erhöhter Aufwand: Wenn Aufgaben wieder intern abgewickelt werden, braucht es entsprechende Abläufe, Strukturen und nicht zuletzt eine gute Organisation. Mängel in der Planung und Umsetzung können dazu führen, dass Insourcing mehr Probleme verursacht, als es löst.

Der Insourcing-Prozess: Aufgaben erfolgreich zurückholen – Schritt für Schritt

Damit der Insourcing-Prozess erfolgreich ist, sollte er im Detail geplant werden. Leistungen ins eigene Haus zurückzuverlagern, kann wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll sein, wenn dabei strategische und operative Aspekte berücksichtigt werden. Es lohnt sich für Verantwortliche, planmäßig und kleinschrittig vorzugehen.

Der erste Schritt ist eine Analyse der aktuell ausgelagerten Prozesse. Auch der strategische Wert spielt dabei eine wichtige Rolle. Hier gilt es, zu prüfen, welche Bedeutung die betreffenden Prozesse für das Geschäft und den Unternehmenserfolg insgesamt haben. Dabei spielen zum Beispiel Geschäftsanteile und Absatzzahlen, aber auch Aspekte wie Innovationspotenzial, Wissen oder Sicherheit eine Rolle.

Je höher die strategische Bedeutung von Prozessen ist, desto mehr spricht für eine Rückverlagerung. Dasselbe gilt, wenn es um sensible personenbezogene Daten geht. Es lohnt sich, mögliche bestehende oder frühere Probleme auszuwerten. Wer um potenzielle Hindernisse und Herausforderungen weiß, kann sie beim Insourcing durch eine andere Herangehensweise, eine veränderte Organisation oder höhere Qualitätsanforderungen oft vermeiden.

Sind die Voraussetzungen für Insourcing gegeben?

Nach der Analyse geht es darum, die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für Insourcing zu überprüfen. Es muss klar sein, ob und wie Prozesse zurückgeholt werden können. Dazu zählt die Frage, welche Ressourcen benötigt werden und vorhanden sind und wo womöglich Kapazitäten aufgebaut werden müssen. Hier kann es zum Beispiel um IT-Systeme, Personal oder Anlagen gehen. Möglicherweise müssen Mitarbeiter geschult oder weitergebildet werden, damit sie die nötigen Kompetenzen für ihre neuen Aufgaben haben. Alternativ ist es sinnvoll, zusätzliche Arbeitskräfte einzustellen.

Zuletzt geht es darum, zurückgeholte Prozesse wieder in die interne Organisation und die geschäftlichen Abläufe zu integrieren. Hierzu bedarf es einer engen Abstimmung zwischen den beteiligten Mitarbeitern, Teams und Abteilungen. Je besser die Kommunikation, desto effektiver können Arbeitskräfte ihre Aufgaben erledigen. Durch eine fortlaufende Überprüfung wird darüber hinaus deutlich, ob alles reibungslos läuft, wo es Schwachstellen gibt und wo Verbesserungspotenzial vorhanden ist.

Insourcing-Beispiele: Insourcing in der Praxis

Insourcing kann sich vor allem da lohnen, wo es um eine möglichst hohe Qualität, aber auch maximale Kontrolle und Sicherheit geht. Bestimmte Prozesse lassen sich intern häufig besser und engmaschiger steuern und nachvollziehen, als wenn sie an externe Partner ausgelagert werden.

Zu den typischen Bereichen, in denen viele Unternehmen auf Insourcing setzen, gehören etwa:

• IT-Sicherheit: Die Digitalisierung bringt viele Chancen, aber auch Risiken mit sich. Um die IT-Sicherheit zu stärken, entscheiden sich immer mehr Firmen dazu, entsprechende Strukturen wieder inhouse anzulegen. Sie haben dadurch mehr Kontrolle über Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz, können im Ernstfall schneller reagieren und sensible Daten häufig besser schützen.
• Forschung und Entwicklung (F&E): In der Forschung ist Know-how besonders wichtig: Es entscheidet über die Innovationsfähigkeit und damit den Erfolg von Unternehmen. In Branchen wie der Automobil- oder Pharmaindustrie kann Insourcing helfen, geistiges Eigentum besser zu schützen.
• kritische Fertigung: Ob Luft- und Raumfahrt oder Medizintechnik: In Bereichen, in denen es auf Präzision und Verlässlichkeit ankommt, werden viele Prozesse bevorzugt intern durchgeführt. Das gibt Unternehmen mehr Kontrolle, zum Beispiel über die Qualität.

Den Erfolg von Insourcing mit den richtigen Kennzahlen messen

Für Unternehmen ist es wichtig, zu überprüfen, ob Insourcing den erhofften positiven Effekt hat. Das gelingt mithilfe von Kennzahlen (KPIs) zur Erfolgsmessung der rückgeholten Leistungen. Ein Aspekt ist der Überblick über die Kostenentwicklung: Wie haben sich die Betriebskosten seit der Rückverlagerung verändert? Mit anderen Worten: War Outsourcing günstiger oder teurer?

Auch die Ergebnisse müssen stimmen, weshalb Qualitätskennzahlen beachtet werden sollten. Hier geht es zum Beispiel um die Kundenzufriedenheit oder Fehlerquote, ebenfalls vor und seit dem Insourcing. Interessant können auch Reaktionszeiten, Durchlaufzeiten und die Mitarbeiterzufriedenheit sein.

Wenn die interne Kompetenz steigt, sind Mitarbeiter häufig motivierter und engagierter, was sich auch positiv auf ihre Zufriedenheit auswirkt. Sind sie hingegen weniger zufrieden, kann das auf Probleme bei der Umsetzung des Insourcings hindeuten – zum Beispiel durch Überlastung, weil Arbeitskräfte mehr Aufgaben übernehmen müssen.

Risiken & Herausforderungen bei der Umsetzung von Insourcing

Jedes Insourcing-Projekt ist ein komplexer Prozess. Nur mit detaillierter Planung und einer durchdachten Umsetzung kann Insourcing erfolgreich sein. Auch Change-Management ist dabei ein essenzieller Faktor. Für Verantwortliche ist es zudem wichtig, zu wissen, auf welche Hürden sie stoßen könnten und welche Risiken bei der Implementierung lauern können.

Ein ernst zu nehmender Aspekt sind Widerstände – in der Belegschaft oder von externen Partnern. Wenn Prozesse in das Unternehmen zurückverlagert werden, geht das häufig mit veränderten Strukturen, Abläufen und Aufgabenzuteilungen einher. Rollen und Tätigkeiten können sich verändern. Arbeitskräfte können diese Veränderungen als Bedrohung wahrnehmen. Sie könnten verunsichert sein, das Vorgehen falsch finden oder gestresst durch neue, zusätzliche Aufgaben sein.

Ein mangelndes Vertrauen in die neue Vorgehensweise untergräbt auch das Vertrauensverhältnis zum Arbeitgeber. Mit einer transparenten Kommunikation, Schulungen und einer Einbindung von Beschäftigten können Verantwortliche die Akzeptanz erhöhen und einer negativen Haltung von Mitarbeitern vorbeugen.

Wenn es länger dauert – oder mehr kostet

Auch extern können sich Widerstände gegen Insourcing regen. Das kann zum Beispiel bisherige Partner betreffen, die sich dann etwa gegen Vertragskündigungen wehren oder den Datentransfer verzögern. Hier hilft eine offene Kommunikation in gegenseitiger Wertschätzung. Wer Partner fair behandelt, hat seltener Probleme.

Herausforderungen können sich auch im Hinblick auf den Aufwand und die Kosten ergeben, die mit Insourcing verbunden sind. Es dauert manchmal länger als gedacht, bis neue Strukturen aufgebaut und Kapazitäten entsprechend ausgebaut sind. Auch die technische Infrastruktur muss oft erst einmal implementiert werden. Solche Prozesse können sich verzögern, aber auch mehr kosten als veranschlagt. Mit einer realistischen, detaillierten Projektplanung können Verantwortliche unangenehme Überraschungen verhindern.

Fazit: Insourcing als strategische Entscheidung, um Kernkompetenzen zu stärken

• Bei Insourcing holen Unternehmen wichtige Prozesse, die zuvor ausgelagert wurden, ins Unternehmen zurück. Das gibt Verantwortlichen mehr Kontrolle, kann die Qualität verbessern und Wissen bündeln.
• Strategisch kann Insourcing viele Vorteile mit sich bringen und Unternehmen dabei helfen, ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
• Wie erfolgreich ein Insourcing-Projekt ist, hängt von der Planung und Umsetzung ab. Von den eigenen Mitarbeitern bis zu externen Partnern sollten alle Stakeholder eng eingebunden werden.
• Vor einer Rückverlagerung von Aufgaben und Prozessen lohnt sich eine umfangreiche Kosten-Nutzen-Analyse. Ebenso sinnvoll: Bestehende und vergangene Probleme analysieren, um sie nicht intern selbst zu wiederholen. So sind Unternehmen besser für die Zukunft gewappnet.
• Richtig durchgeführt kann Insourcing für ein stabiles Wachstum und einen nachhaltigen Unternehmenserfolg ein elementares Werkzeug sein. Es macht Unternehmen auch unabhängiger, was hilft, Risiken zu mindern.

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