Protokolle sind wichtig, um festzuhalten, was in einem Meeting besprochen worden ist. Das Ergebnisprotokoll ist eine Variante davon. Es gibt Aufschluss darüber, welche Entschlüsse gefasst worden sind und wie das weitere Vorgehen ist. Wie du ein Ergebnisprotokoll schreibst und worauf du dabei achten solltest, erfährst du in diesem Ratgeber – mit einem kostenlosen Muster zur Orientierung.
Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Ein Protokoll hat den Zweck, den Inhalt eines Meetings aufzuzeichnen. So wissen nicht nur die Beteiligten, sondern auch Dritte bei Bedarf, worum es bei dem Treffen ging und welche Ergebnisse es hatte. Auch zur Vorbereitung auf das nächste Treffen ist ein Protokoll nützlich. Ein Protokoll kann auch herangezogen werden, wenn es Streitigkeiten gibt – hiermit lassen sich manche Dinge belegen. Je wichtiger das Treffen ist, desto größer ist die Bedeutung, die dem Protokoll zukommt. In vielen Firmen sind Protokolle bei Sitzungen üblich. In größeren Unternehmen sind sie oft vorgeschrieben.
Unterschieden werden muss zwischen den verschiedenen Typen eines Protokolls. Das Verlaufsprotokoll ist vergleichsweise ausführlich. In dieser Variante wird das Meeting chronologisch nachgezeichnet. Es beschreibt, was besprochen worden ist, welche Einwände es gegebenenfalls gegen Vorschläge gab und welche weiterführenden Ideen. Es listet somit auf, wie Entscheidungen zustande gekommen sind. Auch einzelne Redebeiträge von anwesenden Personen sind häufig Bestandteil eines Verlaufsprotokolls.
Davon unterscheidet sich das Ergebnisprotokoll. Wenn du im Job gebeten wirst, ein Protokoll zu schreiben, ist mit großer Wahrscheinlichkeit das Ergebnisprotokoll gemeint. Es ist meist deutlich kürzer als das Verlaufsprotokoll. Bei dieser Variante liegt der Fokus auf den Beschlüssen und dem, was bei dem Meeting herausgekommen ist. Wie eine Entscheidung getroffen worden ist, spielt hingegen keine oder nur eine untergeordnete Rolle. Hier geht es darum, was das Meeting ergeben hat.
Inhalt: Das gehört in ein Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll ist auch als Beschlussprotokoll bekannt. Es enthält wichtige Informationen zu dem Treffen. Die Formalien, die in dem Ergebnisprotokoll enthalten sein sollten, sind neben dem Thema zum Beispiel die Namen der Teilnehmer, aber auch Ort und Zeit des Termins. Auch der Name des Protokollanten und des Sitzungsleiters gehören in den Kopf des Protokolls. Bei längeren Meetings empfiehlt es sich, den Ablauf des Termins zu skizzieren.
Der eigentliche Text befasst sich mit den Beschlüssen und Entscheidungen, die im Verlauf der Sitzung getroffen worden sind. Am besten ist es, wenn jeder Tagesordnungspunkt gesondert aufgeführt wird. Du solltest kurz umreißen, worum es inhaltlich geht. Gegebenenfalls gehört dazu auch, bereits getroffene Absprachen in dein Protokoll aufzunehmen. Der Fokus liegt jedoch auf dem, was bei dieser Sitzung beschlossen worden ist. Wie ist das weitere Vorgehen, was ist geplant? Erkläre in deiner Mitschrift auch, wer welche Verantwortlichkeiten übernommen hat. So ist für alle durch ein schnelles Nachlesen klar, wer wofür zuständig ist.
Auf diese Weise zeichnest du in einer Zusammenfassung nach, was bei jedem Tagesordnungspunkt entschieden worden ist. Übersichtlich wird es dadurch, dass du jeden Tagesordnungspunkt als separaten Absatz mit eigener Überschrift aufzeichnest. Das erleichtert es später, bestimmte Aspekte nachzulesen.
Ans Ende des Protokolls gehört nicht nur deine Unterschrift als Protokollant. Auch der Verantwortliche – meist der Leiter des Meetings – sollte unterschreiben. Das bestätigt, dass deine Aussagen korrekt sind.
Weitere Tipps zum Verfassen eines Ergebnisprotokolls
Viele Arbeitnehmer, die zum ersten Mal ein Ergebnisprotokoll schreiben müssen, wissen nicht genau, worauf es dabei ankommt. Damit du ein gelungenes und vollständiges Protokoll schreiben kannst, ist die richtige Vorbereitung entscheidend. Deine Arbeit beginnt somit schon vor dem eigentlichen Treffen.
Vergewissere dich, dass du thematisch auf dem aktuellen Stand bist. Wenn nicht, lies nach, was bisher in der betreffenden Sache besprochen worden ist. Vorherige Protokolle sind hierfür sehr hilfreich, vor allem, wenn du nicht selbst anwesend warst. Wenn du weißt, worum es geht, fällt es dir später leichter, treffsicher das Richtige zu notieren.
Kläre im Vorfeld auch ab, was für eine Art von Protokoll erwünscht ist. Auch, wenn das Ergebnisprotokoll typischer ist, kann es sein, dass dein Chef andere Vorstellungen hat. Es ist besser, das vorher zu wissen, weil es sich darauf auswirkt, was du mitschreiben musst.
Befasse dich vor dem Treffen mit der Tagesordnung. Gegebenenfalls kann es nötig sein, selbst noch etwas zu recherchieren, um wirklich zu wissen, worum es bei einem Thema im Detail geht.
Richtig mitschreiben für das Protokoll
Zettel und Stift – oder doch lieber Laptop oder Tablet? Die Entscheidung, wie du deine Mitschrift anfertigen möchtest, solltest du dir gut überlegen. Erfahrene Protokollanten haben meist kein Problem damit, auf einem Zettel alles Wichtige zu notieren. Gerade zu Beginn kann es jedoch schwierig sein, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das führt oft dazu, dass Protokollanten mehr notieren als nötig. Das ist mit einer Tastatur oft leichter.
Ein weiterer Vorteil des Laptops: Du hast alle Informationen schon digital vorliegen und musst ihnen später nur noch den Feinschliff verpassen. Ob du dabei einen Fließtext verfasst oder Stichpunkte nennst, ist meist dir überlassen. Falls du unsicher bist, kläre diese Frage mit deinem Vorgesetzten.
Verfasse dein Protokoll neutral. Wertungen und deine persönliche Meinung haben darin nichts verloren. Nach der Sitzung schreibst du das Protokoll am besten direkt ins Reine. Deine Erinnerung ist dann noch frisch. Außerdem ist es gut, wenn das Protokoll rasch allen Beteiligten zur Verfügung steht. Falls es Anlagen gibt, hänge diese einfach an das Protokoll an.
Muster: So könnte ein Ergebnisprotokoll aussehen
Im Folgenden findest du ein Muster für ein Ergebnisprotokoll. Möglicherweise gibt es in deiner Firma auch Vorlagen, die du nutzen kannst. Dieses Muster gibt dir Aufschluss darüber, wie ein Ergebnisprotokoll aussieht und welche Informationen hineingehören.
Ergebnisprotokoll
[Anlass]
[ggf. Name der Firma oder der Arbeitsgruppe]
Thema der Besprechung:
Datum und Uhrzeit:
Ort:
Leitung:
Protokollant:
Teilnehmer:
Anlagen:
Tagesordnungspunkte:
1.
2.
3.
…
Tagesordnungspunkt 1: [Thema]
Beschlüsse:
Weiteres Vorgehen:
Verantwortlichkeiten:
Nächstes Treffen:
Tagesordnungspunkt 2: [Thema]
Beschlüsse:
Weiteres Vorgehen:
Verantwortlichkeiten:
Nächstes Treffen:
Tagesordnungspunkt 3: [Thema]
Beschlüsse:
Weiteres Vorgehen:
Verantwortlichkeiten:
Nächstes Treffen:
Unterschrift Protokollant, Ort & Datum
Unterschrift Sitzungsleiter, Ort & Datum
