In deutschen Firmen wird gerne und viel besprochen. Wenn jedoch eine „Meetingitis“ um sich greift, ist das nicht gleichbedeutend mit Produktivität. Mit diesen Tipps kann die Qualität von Besprechungen erhöht werden.
Morgens die 10-Uhr-Konferenz, im Anschluss die Steh-Konferenz um 11 Uhr und am späten Nachmittag noch eine weitere Besprechungsrunde: So sieht der Alltag insbesondere für viele Führungskräfte in deutschen Firmen aus. Es wird geredet, geredet und nochmal geredet. Das ist zwar vom Ansatz her durchaus sinnvoll, verläuft in der Realität aber allzu häufig unproduktiv. Mit diesen zehn Tipps können Meetings effizienter gestaltet werden.
1. Ziele setzen
Ein Meeting, egal welcher Art, kann nur dann produktiv sein, wenn klar ist, was damit bezweckt werden soll. Eine Besprechung sollte nie zum Selbstzweck werden, so dass das eigentliche Ziel in den Hintergrund gerät. Das ist besonders häufig bei fixen, regelmäßigen Meetings der Fall. In solchen Fällen handelt es sich um eine Verschwendung von Arbeitszeit. Um das zu vermeiden, sollte die Notwendigkeit solcher regelmäßiger Treffen von Zeit zu Zeit kritisch geprüft werden.
Vor jedem Meeting sollten sich die Teilnehmer der Gesprächsrunde darüber im Klaren werden, welche Absicht dahintersteckt. Soll eine neue Verkaufsstrategie entworfen werden? Müssen die aktuellen Absatzzahlen interpretiert werden? Oder geht es um die schlechte Stimmung im Team? Vor allem Führungskräfte müssen vorher wissen, was sie mit dem Meeting erreichen möchten, um ein unkoordiniertes Gespräch zu vermeiden.
2. Gute Vorbereitung
Gute Vorbereitung kann Meetings ebenfalls produktiver machen. Schon vor dem Treffen sollten die Teilnehmer wissen, um was es geht und was mit dem Gespräch erreicht werden soll. Diejenigen, die das Treffen leiten, sollten im besten Fall vorab eine Agenda an die Teilnehmer verteilen oder diese zumindest mündlich über den Inhalt des Treffens informieren. Das sollte mit ausreichend Vorlaufzeit geschehen, damit sich die Kollegen oder Mitarbeiter auf die Besprechung vorbereiten können. Auch die Länge des Meetings sollte klar kommuniziert werden, damit jeder Teilnehmer dieses in seinen Arbeitstag einplanen kann.
3. Die Gesprächsrunde festlegen
Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer von Meeting zu Meeting hetzen, ohne, dass sie immer selbst unmittelbar von dem betroffen sind, was dort besprochen wird. Diese „Meetingitis“ sollte unbedingt vermieden werden, denn sie raubt Arbeitszeit – und nicht selten auch Nerven. An Meetings sollten nur diejenigen teilnehmen, die dafür unbedingt erforderlich sind und für die der Inhalt des Gesprächs direkt relevant ist.
Häufig sind Gespräche in kleineren Runden zudem effektiver. In größeren Runden geraten Besprechungen häufig eher zu einem Vortrag – der Chef spricht, die Mitarbeiter hören (im besten Fall) zu. In kleinen Gesprächsgruppen bringen sich die Teilnehmer hingegen häufig stärker ein, was meist zu einem besseren Ergebnis führt. Es sollte deshalb vor einer Besprechung abgewogen werden, wer wirklich daran teilnehmen muss und wer seine Arbeitszeit besser auf wichtigere Dinge verwendet. Im Zweifel kann ein Meeting auch zweigeteilt werden – mit variablen Gesprächspartnern.
4. Zeitlichen Ablauf planen
Derjenige, der das Meeting leitet, sollte sich vorher Gedanken darüber machen, wie viel Zeit er für die Punkte auf seiner Liste benötigt. Oft dauert eine Besprechung wesentlich länger als eigentlich gedacht. Dem kann begegnet werden, indem von vornherein mehr Zeit dafür eingeplant wird. In die mögliche Länge des Meetings sollten auch mögliche Rück- und Zwischenfragen sowie Anregungen der Teilnehmer einbezogen werden. Strittige Punkte benötigen zudem mehr Zeit in der Besprechung.
Bei der Zeitplanung gilt jedoch: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Kürzere Meetings sind oft produktiver, weil längere Treffen häufig festgefahren sind. Die Zeit zu begrenzen, kann auch dabei helfen, sich kurz zu halten und sich auf die wichtigsten Aspekte zu beschränken. Wenn die relevanten Argumente ausgetauscht sind, sollte der nächste Punkt angesprochen werden, auch wenn noch kein klares Ergebnis erzielt worden ist.
5. Klare Gesprächsführung
Die Qualität eines Meetings hängt auch von der Moderation des Treffens ab. Ein guter Gesprächsleiter erkennt, wann ein Gespräch ins Irrelevante abdriftet oder wo die Teilnehmer auf keinen gemeinsamen Nenner kommen. Nicht alles sollte bis ins letzte Detail durchgekaut werden. Der Moderator kann den Ablauf der Besprechung entsprechend steuern, und wenn nötig, zum nächsten Tagesordnungspunkt übergehen. Die Aufgabe des Moderators ist zudem, auf einen respektvollen Umgangston der Teilnehmer untereinander zu achten und darauf, dass die Regeln des Gesprächs eingehalten werden (siehe Punkt 10).
6. Visualisierung kann helfen
Menschen fällt es häufig schwer, anderen über einen längeren Zeitraum zuzuhören. Wenn zusätzlich andere Mittel der Darstellung genutzt werden, ist die Aufmerksamkeitsspanne häufig größer. Nutze deshalb die Möglichkeiten von Power-Point-Präsentationen oder Flipcharts. Selbst eine einfache Pinnwand kann hier wertvolle Dienste leisten. Häufig bleibt unter Einsatz solcher Methoden bei den Gesprächsteilnehmern zudem mehr hängen, da sie die Inhalte des Gesprächs nicht nur hören, sondern auch sehen. Der Erfolg einer solchen Methode hängt jedoch vom lebendigen Vortrag ab, der durch den Einsatz visueller Hilfsmittel nicht weniger wichtig wird.
7. Öfter mal stehen
Es mag sich ungewöhnlich anhören, aber es kann sinnvoll sein, in Meetings öfter mal zu stehen statt zu sitzen. Die Teilnehmer sind dann häufig präsenter, das Treffen verläuft oft produktiver und ist in kürzerer Zeit abgehandelt. Ein Treffen im Sitzen kann hingegen zu mehr Passivität und weniger reger Beteiligung bei den Gesprächspartnern führen.
8. Ergebnisse dokumentieren
Jedes Meeting sollte mit einem klaren Ziel verbunden sein. Dieses kann unmittelbar nach der Besprechung erreicht sein oder erst nach mehreren Gesprächsterminen. So oder so: Ergebnisse sollten dokumentiert werden. Nur so kann überprüft werden, wie fortgeschritten die Umsetzung des Ziels zum betreffenden Zeitpunkt ist. Wenn die Mitschrift an die Teilnehmer des Treffens verteilt wird, werden diese zusätzlich an die Inhalte erinnert. Bei Bedarf kann dann immer wieder nachgelesen werden, was im Detail besprochen worden ist. Dies hilft auch zur Vorbereitung auf das nächste Meeting.
9. Wenn nötig, abbrechen
Meetings, die sich eine Stunde oder länger hinziehen, sind selten produktiv. Die Teilnehmer werden müde und unkonzentriert und sehnen sich häufig danach, wieder einer anderen Tätigkeit nachgehen zu können. Lange Meetings sind oft die, die strittige Punkte beinhalten oder wo sich die Teilnehmer nicht auf eine gemeinsame Vorgehensweise einigen können. Manche Konfliktpunkte müssen früher oder später geklärt werden, egal, wie verfahren die Debatte ist. Aber das muss nicht in jedem Fall sofort geschehen.
In manchen Fällen verläuft eine Diskussion unproduktiv, das Gespräch dreht sich im Kreis und kommt nicht mehr voran. Dann kann es zielführender sein, die Unterhaltung an dieser Stelle abzubrechen – und sie zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufzunehmen. Im besten Fall hatten die Gesprächsteilnehmer dann Zeit zur Reflexion und dafür, neue Ideen zur Lösung des Problems zu entwickeln.
10. Klare Regeln festlegen
Zu einem guten Meeting tragen nicht zuletzt klare Regeln für den Ablauf bei. Entsprechende Übereinkünfte können helfen, die Treffen effektiver zu gestalten. Die Regeln der Besprechung sind idealerweise solche, auf die sich die Teilnehmer gemeinsam geeinigt haben. Daran müssen sich selbstverständlich alle Gesprächsteilnehmer halten, also auch Führungskräfte. Mögliche Regeln könnten sein, dass niemand unterbrochen wird, dass alle Teilnehmer sich gut vorbereiten und aktiv einbringen oder dass Smartphones und Tablets für die Dauer der Besprechung beiseitegelegt werden.
