Berichtsheft in der Ausbildung: So führst du es richtig

Auszubildende sind dazu verpflichtet, ein Berichtsheft zu führen. Darin legen sie dar, welche Inhalte ihre Ausbildung hat und womit sie sich über deren Dauer im Betrieb und in der Berufsschule beschäftigt haben. Aber was genau schreibt man in das Berichtsheft? Wie führt man es richtig? Und welche Variante eignet sich am besten? Das und mehr erfährst du in diesem Beitrag.

Das Berichtsheft in der Ausbildung: Pflicht für Auszubildende

Wer eine Berufsausbildung macht, muss ein Berichtsheft führen. Diese Pflicht für Auszubildende geht aus dem Berufsbildungsgesetz (BBiG), genauer aus § 13 BBiG hervor. Aber worum handelt es sich beim Berichtsheft überhaupt? Das Berichtsheft wird auch Ausbildungsnachweis genannt. Der Auszubildende dokumentiert darin, was er im Verlauf seiner Ausbildung gemacht und gelernt hat. Dabei geht es um Tätigkeiten im Betrieb ebenso wie Lerninhalte in der Berufsschule oder die Inhalte von Schulungen im Betrieb.

Auszubildende müssen das Berichtsheft in regelmäßigen Abständen ihrem Ausbilder zeigen. Er unterschreibt den jeweiligen Bericht dann, um formell zu bestätigen, dass er ihn gelesen hat und dass die Angaben im Ausbildungsnachweis korrekt sind. Wie häufig das geschieht, legen Azubi und Betrieb individuell fest. Das Berufsbildungsgesetz sieht die Unterschrift des Ausbilders jedoch mindestens einmal pro Monat vor. Wer noch nicht volljährig ist, muss das Berichtsheft auch seinen Eltern oder den Erziehungsberechtigten zur Unterschrift vorlegen, und zwar mindestens einmal alle drei Monate. Nicht zuletzt müssen auch die Azubis selbst die Berichte unterschreiben und so die Korrektheit der Angaben bestätigen.

Berichtsheft Ausbildung: Nützlich für alle Beteiligten

Für viele Azubis ist es eine lästige Pflicht, das Berichtsheft führen zu müssen. Dabei gibt es gute Gründe dafür – nicht zuletzt für den Auszubildenden selbst. Wenn er aufschreibt, mit was er sich befasst hat, reflektiert er automatisch wichtige Lerninhalte und Tätigkeiten. Das kann das Gelernte festigen und somit bei der Prüfungsvorbereitung helfen. Wer sein Berichtsheft sorgfältig führt, spart später beim Lernen Zeit. Außerdem kann ein ordentlich geführtes Berichtsheft selbst die Abschlussnote beeinflussen: Steht der Azubi zwischen zwei Noten, kann ein gutes Berichtsheft dazu führen, dass die Prüfer sich für die bessere Bewertung entscheiden.

Für Ausbilder und Ausbildungsbetrieb ist das Berichtsheft ebenfalls nützlich. Die Verantwortlichen im Betrieb können anhand der Einträge im Ausbildungsnachweis nachvollziehen, was der Azubi schon gemacht hat. Dadurch fällt schnell auf, in welchen Bereichen der Auszubildende schon viel und in welchen eher weniger gelernt hat. So kann gezielt nachjustiert werden, damit der Azubi alle wichtigen Inhalte vermittelt bekommt. Außerdem bietet das Berichtsheft die Chance, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und gegebenenfalls falsch Verstandenes klarzustellen.

Der Ausbildungsnachweis ist eine Voraussetzung dafür, dass ein Azubi zur Abschlussprüfung zugelassen wird. Teilweise wird er auch benötigt, um an der Zwischenprüfung teilnehmen zu können. Das hängt von den Vorgaben in der jeweiligen Berufsausbildung ab. Für die Prüfer ist das Berichtsheft wichtig, um prüfen zu können, ob der Prüfling die nötigen Ausbildungsinhalte gelernt hat.

Varianten des Berichtshefts: handschriftlich vs. elektronisch

Bei der Form, in der das Berichtsheft geführt wird, wird zwischen der handschriftlichen und der elektronischen (digitalen) Variante unterschieden. Es ist nicht grundsätzlich die eine oder andere Form vorgeschrieben, sondern der Azubi kann entscheiden, welche Form er bevorzugt. Dabei sollte er sich jedoch mit dem Ausbildungsbetrieb absprechen.

Für ein handschriftlich geführtes Berichtsheft kannst du als Azubi ein einfaches Heft nutzen. Viele Betriebe stellen ihren Auszubildenden Vordrucke bereit. Vordrucke bekommst du auch von der Industrie- und Handelskammer (IHK). Das Berichtsheft der IHK hat den Vorteil, dass du bereits siehst, wo du Eintragungen machen musst. Ob du einen Vordruck nutzt oder nicht, ist aber deine Entscheidung.

Wenn du das Gelernte lieber am PC eintippen möchtest, kommt auch ein elektronisch geführtes Berichtsheft in der Ausbildung infrage. Dazu kannst du zum Beispiel Word, Excel, aber auch spezielle Programme oder Apps nutzen. Es gibt seit dem Jahr 2020 auch ein digitales Berichtsheft der IHK, das du in allen IHK-Ausbildungsbetrieben kostenlos nutzen kannst. Sprich dich bei der Entscheidung mit deinem Ausbilder ab.

Ihr müsst zudem eine Übereinkunft treffen, was für die Unterschrift des Ausbilders unter den Berichten gilt. Dazu kann das digitale Berichtsheft ausgedruckt werden, es kann aber auch eine elektronische Signatur eingefügt werden. Ebenso ist es möglich, dass der Ausbilder schriftlich mit Unterschrift bestätigt, dass er das Berichtsheft des Auszubildenden gelesen hat. Es kann sein, dass du dein digitales Berichtsheft zur Prüfung ausdrucken musst. Die Entscheidung darüber trifft die Prüfstelle.

Berichtsheft Ausbildung: Tages-, Wochen- oder Monatsbericht?

Nicht nur bei der Form des Berichtshefts hast du als Auszubildender die Wahl, sondern auch bei der Frage, wie häufig du Berichte anfertigen möchtest. Unterschieden werden der Tagesbericht, der Wochenbericht, der Monatsbericht und der Abteilungsbericht. Auch hier gilt: Einige dich mit dem Ausbildungsbetrieb darauf, wie häufig du dein Berichtsheft aktualisierst.

Beim Tagesbericht schreibst du jeden Tag auf, was du gemacht und gelernt hast. In manchen technischen Berufen ist der Tagesbericht in der Ausbildung vorgeschrieben.

Beim Wochenbericht reicht es, wenn du einmal die Woche aufschreibst, womit du dich in der Ausbildung befasst hast. Hierbei musst du weniger detailliert vorgehen. Für viele Azubis ist der Wochenbericht das Mittel der Wahl. Auch eine Kombination aus Tages- und Wochenbericht ist möglich.

Ein Monatsbericht ist vergleichsweise ungenau. Es kann für den Azubi schwer sein, sich an alles zu erinnern, was er gelernt und getan hat. Der Monatsbericht scheidet oft auch deshalb aus, weil der Ausbildungsbetrieb das Berichtsheft öfter sehen möchte.

Der Abteilungsbericht ersetzt nicht eine der genannten Varianten des Berichtshefts, sondern ergänzt sie. Abteilungsberichte werden oft genutzt, wenn Auszubildende in ihrer Ausbildung verschiedene Abteilungen kennenlernen.

Das Berichtsheft richtig führen: Darauf solltest du achten

Vielen Auszubildenden fällt es schwer, das Berichtsheft zu führen. Oft wissen sie nicht genau, wie sie den Ausbildungsnachweis korrekt schreiben und worauf es dabei ankommt. Hier findest du einige Tipps, die dir dabei helfen können, dein Berichtsheft in der Ausbildung richtig zu führen. Aufschlussreich sind diesbezüglich auch Berichtsheft-Vorlagen, die du vielfach im Internet findest.

Stichpunkte oder Fließtext?

Ob du deine Berichte in Form von Stichpunkten aufschreibst oder einen Fließtext verfasst, ist dir überlassen. Vielen Azubis fällt es leichter, Stichpunkte zu formulieren – und das ist auch völlig in Ordnung. Natürlich ist auch eine Kombination aus Stichpunkten und Fließtext erlaubt.

Welche Inhalte sind typisch für einen Eintrag im Berichtsheft in der Ausbildung?

Was soll ich bloß schreiben? Das fragen sich viele Azubis, wenn es um ihr Berichtsheft geht – besonders, wenn sie scheinbar immer dieselben Inhalte wiederholen. Du kannst im Berichtsheft alles aufschreiben, womit du dich im Rahmen deiner Ausbildung beschäftigt hast. Denk zum Beispiel an das, was dir im Betrieb gezeigt wurde und was du selbst ausprobieren konntest. Auch die Inhalte der Berufsschule, von Schulungen und Exkursionen sind relevant für den Ausbildungsnachweis. Es ist nicht schlimm, wenn sich manche Angaben wiederholen, denn es ist ganz natürlich, dass du dich mit bestimmten Dingen immer wieder beschäftigst.

Du solltest ergänzen, wie lange die verschiedenen Aufgaben oder Unterweisungen jeweils gedauert haben. Bei einem Tagesbericht ist diese Angabe genauer als beim Wochen- oder Monatsbericht. Übrigens: Du kannst auch Skizzen oder Fotos anfertigen und in dein Berichtsheft aufnehmen, wenn dir das sinnvoll erscheint. In manchen Ausbildungen ist das sogar ausdrücklich erwünscht. Auf jeder Seite deines Berichtshefts sollte vermerkt sein, um welchen Zeitraum es sich handelt und in welchem Ausbildungsjahr du dich befindest. Auch dein Name sollte auf jedem Blatt stehen. Für ein besseres Verständnis für den Inhalt von einem Berichtsheft für die Ausbildung sind Vorlagen hilfreich.

Wie lang sollte ein Eintrag im Berichtsheft sein?

Auszubildende sorgen sich häufig um die Länge der Einträge in ihrem Berichtsheft. Du musst jedoch keine Romane schreiben. Die IHK empfiehlt etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche oder Monat.

Der richtige Zeitpunkt, um das Berichtsheft zu führen

Es ist sinnvoll, das Berichtsheft möglichst häufig zu führen. Die Inhalte deiner Ausbildung sind dann einfach eher präsent und es fällt dir wahrscheinlich leichter, etwas zu Papier zu bringen, als wenn du dich nur einmal alle paar Wochen damit befasst. Wenn du nicht täglich Berichte verfasst, empfiehlt es sich, dir trotzdem jeden Tag ein paar Notizen zu machen, etwa auf dem Handy. Das erleichtert es dir später, deinen Bericht zu schreiben.

Um dein Berichtsheft musst du dich nicht in deiner Freizeit kümmern. Es gehört zur Ausbildung dazu, weshalb du kein schlechtes Gewissen haben musst, wenn du dich während deiner Zeit im Betrieb damit beschäftigst.

Welche Unterlagen sollten dem Berichtsheft beigelegt werden?

Neben deinen Berichten gehören noch weitere Unterlagen in ein Berichtsheft für die Ausbildung. Es ist erst vollständig, wenn es auch ein Deckblatt hat. Wie du das Deckblatt gestaltest, ist dir überlassen. Zudem solltest du eine Kopie der Ausbildungsordnung beifügen. Wenn du möchtest, kannst du die einzelnen Ausbildungsjahre durch Zwischenseiten voneinander trennen.

Welche Informationen nicht ins Berichtsheft gehören

In deine Berichte kannst du zwar ruhig viele Details aufnehmen. Du kannst zum Beispiel beschreiben, wie Maschinen funktionieren oder welche Bestandteile ein Lager hat. Eines solltest du jedoch nicht tun: interne Informationen preisgeben. Du könntest versehentlich Betriebsgeheimnisse nach außen tragen. Vergewissere dich also, dass das, was du schreibst, keine sensiblen Informationen beinhaltet.

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