Dienstreise = Arbeitszeit? Diese Regeln gibt es

Bei vielen Berufen gehört Reisen dazu – ganz egal, ob es sich um regelmäßige oder nur gelegentliche Dienstreisen handelt. Der Besuch von Messen, das Wahrnehmen von wichtigen Meetings oder ein Besuch an einem anderen Standort der Firma können eine Dienstreise erforderlich machen. Wer häufig beruflich reisen muss, verbringt entsprechend viel Zeit in Bahnen oder Flugzeugen. Ob dies jedoch auch als Arbeitszeit zu werten ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab – diese wirken sich auch auf den Anspruch auf Vergütung aus.

Pauschale Regelungen gibt es nicht

Häufig kann die Zeit, die bei Dienstreisen für die Reise an sich anfällt, privat genutzt werden. Viele Arbeitnehmer können während einer Bahnfahrt etwa ein Buch lesen, dösen oder telefonieren. Wirklich entspannend sind vor allem längere Fahrten jedoch für die Reisenden in der Regel nicht, denn schließlich kann diese Zeit nicht frei genutzt werden oder alternativ für andere Freizeitaktivitäten genutzt werden.

Für Betroffene stellt sich deshalb die Frage: Handelt es sich bei meiner Reise um Arbeitszeit, die entsprechend auch vergütet werden muss? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Welche Rechte Arbeitnehmer haben, hängt vom Einzelfall ab.

Keine klaren gesetzlichen Vorgaben für Dienstreisen

Eine klare rechtliche Grundlage für den Umgang mit Dienstreisen gibt es nach wie vor nicht. Im Arbeitsschutzgesetz ist dies nicht eindeutig geregelt, dort werden nur Gesichtspunkte des Arbeitsschutzes im Generellen behandelt. Im Steuerrecht gibt es weder Dienstreisen noch Geschäftsreisen, sondern lediglich allgemein „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten“. Ob dem Arbeitnehmer Ausgleich oder Vergütung zustehen, ist somit abhängig vom Einzelfall; pauschale Vorgaben gibt es nicht. Tarifliche und betriebliche Regelungen können den Umgang mit Dienstreisen ebenso präzisieren wie die Bestimmungen des Arbeitsvertrags.

Wann aber handelt es sich überhaupt um eine Dienstreise? Die Dienstreise muss von anderen Begriffen abgegrenzt werden. Angestellte auf Dienstreise sind grundsätzlich im Auftrag ihres Arbeitgebers unterwegs und bewegen sich dabei einen gewissen Mindestradius von ihrer eigentlichen Betriebsstätte fort. Es handelt sich also nicht um eine Dienstreise, wenn der Arbeitnehmer einen Termin an einem Ort wahrnimmt, der sich nur ein paar Straßen vom Büro entfernt befindet. Hierbei würde es sich stattdessen um einen sogenannten Dienstgang handeln.

Auch die Fahrt von und zur Arbeit ist keine Dienstreise, sondern wird als Wegezeit bezeichnet. Hierunter fallen auch längere Pendelstrecken. Diese Zeit wird grundsätzlich nicht vergütet. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Zielort nicht der Betrieb ist, sondern der Arbeitnehmer etwa für einen Termin weiter fahren muss als sonst. Hier kann es sich auch um Arbeitszeit handeln. Während der Wegezeit sind Arbeitnehmer, obwohl es sich nicht um Dienstzeiten im eigentlichen Sinne handelt, über ihren Arbeitgeber unfallversichert.

Dienstreise = Arbeitszeit? Darauf kommt es an

Bei der Entscheidung, ob es sich bei einer Dienstreise um Arbeitszeit handelt, kommt es in erster Linie darauf an, was der Arbeitnehmer während der Reisezeit tut. Ist er vom Chef angehalten, sich um dienstliche Dinge zu kümmern – etwa Telefonate, sich auf ein Meeting vorbereiten oder E-Mails beantworten –, handelt es sich um Arbeitszeit, die entsprechend vergütet werden muss. Der Vorgesetzte muss diese Arbeit jedoch ausdrücklich verlangt haben. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Gibt es solche Vorgaben von Seiten des Chefs jedoch nicht, steht es dem Angestellten frei, mit seiner Zeit zu verfahren, wie er möchte. Er kann etwa während einer Zugfahrt einen Film schauen oder schlafen. Diese Zeit gilt, obwohl sie zur Dienstreise zählt, als Zeit, die dem Mitarbeiter zur freien Verfügung steht. Entscheidet sich der Angestellte freiwillig dazu, in der Reisezeit zu arbeiten, kann er dafür keine Vergütung verlangen – schließlich, so die Auslegung laut bisheriger Rechtsprechung, könnte er auch entspannen.

Unproblematisch im Sinne des Arbeitnehmers ist es, wenn die Zeit der Dienstreise innerhalb der regulären Arbeitszeit liegt. Diese ist dann wie gehabt voll vergütet – selbst, wenn der Mitarbeiter etwas früher zurück ist als sonst. Die Entscheidung, den Angestellten dann nicht noch zu weiterer Arbeitstätigkeit heranzuziehen, liegt beim Arbeitgeber. Verlangt dieser dies nicht, steht dem Mitarbeiter das volle Gehalt zu.

Fahrten mit dem Auto

Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln kommt es darauf an, ob der Chef Vorgaben darüber gemacht hat, wie der Angestellte seine Reisezeit zu nutzen hat. Kann dieser frei über seine Zeit verfügen, gilt die Reisezeit nicht als Arbeitszeit. Anders kann es sich verhalten, wenn der Angestellte mit dem Auto zu einem Meeting oder der betreffenden Veranstaltung unterwegs ist – unter bestimmten Voraussetzungen ist dies Arbeitszeit.

Nimmt der Mitarbeiter den Dienstwagen für die Dienstreise, gilt dies in der Regel als Arbeitszeit. Schließlich kann er, wenn er das Auto selbst steuert, in dieser Zeit keiner anderen, entspannenden Tätigkeit nachgehen. Damit dies gilt, muss der Vorgesetzte die Fahrt mit dem Wagen jedoch angeordnet haben. Auch, wenn der Zielort mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr viel schwieriger und nur mit einem höheren zeitlichen Aufwand zu erreichen wäre, kann die Nutzung des Dienstwagens als Arbeitszeit gelten.

Für Kollegen, die im selben Auto mitfahren, gilt dies übrigens nicht. Weil sie nicht aktiv mit dem Fahren beschäftigt sind, geht man davon aus, dass sie während der Fahrt entspannen können – theoretisch zumindest.

Dienstreisen an freien Tagen

Es kann vorkommen, dass der Zeitpunkt der Dienstreise auf einen Tag fällt, an dem der Mitarbeiter eigentlich nicht arbeiten müsste – etwa an Wochenendtagen oder einem anderweitig freien Tag. Laut Arbeitszeitgesetz müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei sein. Muss der Mitarbeiter an einem Sonntag arbeiten, steht ihm ein Ersatzruhetag zu, den er innerhalb von zwei Wochen in Anspruch nehmen können muss.

Vor und nach der Dienstreise muss zudem die übliche Ruhezeit von elf Stunden eingehalten werden. Diese kann jedoch auch als eingehalten gelten, wenn der Angestellte mit dem Zug fährt und nicht selbst ein Auto steuert – vorausgesetzt, er kann in dieser Zeit entspannen.

Regelungen im Arbeitsvertrag beachten

Die Details, die im Arbeitsvertrag festgehalten werden, können sich auch auf dem Umgang mit Dienstreisen auswirken. Hierauf sollten Arbeitnehmer vor Antritt eines Jobs achten, insbesondere dann, wenn zu erwarten ist, dass sie viel geschäftlich auf Reisen sein werden. Vorsicht ist bei pauschalen Formulierungen geboten, etwa der, dass Dienstreisen außerhalb der regulären Arbeitszeit mit der normalen Vergütung abgegolten seien. Solche Passagen sind nicht wirksam.

Generell empfiehlt es sich, ein offenes Gespräch mit dem Vorgesetzten zu suchen, wenn der Mitarbeiter regelmäßig Dienstreisen machen muss und sich dafür nicht ausreichend kompensiert fühlt. Oft können auf diesem Weg zusätzliche Vereinbarungen getroffen werden, die dem Arbeitnehmer entgegenkommen.

Reisen gehören bei manchen Jobs dazu

Während dienstliche Reisen bei vielen Jobs eher die Ausnahme denn die Regel darstellen, gilt dies nicht bei allen Berufen. Wer standardmäßig beruflich viel unterwegs ist, ist so gesehen nicht auf Dienstreise. Das gilt etwa für die Tätigkeiten von Monteuren und Handwerkern, Fernfahrern oder Außendienstmitarbeitern. Hier ist die Reisezeit immer auch Arbeitszeit.

Der Umgang mit Bonusmeilen

Wer häufig mit dem Flugzeug im Auftrag seines Arbeitgebers reist, sammelt dabei oft viele Bonusmeilen an. Wie diese genutzt werden dürfen, ist nicht selten ein Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dabei herrscht rechtlich Klarheit; in der Regel stehen die gesammelten Vielfliegerrabatte ausschließlich dem Arbeitgeber zu. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Wer die Bonusmeilen dennoch privat nutzt, riskiert seinen Job.

Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn es im Arbeitsvertrag einen entsprechenden Passus gibt, nach dem von dieser Praxis explizit abgewichen wird. Auch tarifvertragliche oder generelle betriebliche Regelungen können sich auf die private Nutzung der Bonusmeilen auswirken.

Anders sieht es aus, wenn ein geschäftlich genutzter Flug Verspätung hat. Die Fluggastverordnung sieht in solchen Fällen vor, dass die Zahlung dem Fluggast persönlich zusteht. Es kommt jedoch in der Praxis häufiger vor, dass Firmen diese Entschädigungen für sich beanspruchen.