Wer geschäftlich verreist, hat Kosten: Die Fahrt muss ebenso bezahlt werden wie eine Unterkunft, außerdem muss man sich unterwegs verpflegen, von Parkgebühren, Eintrittspreisen und dergleichen ganz zu schweigen. Diese Kosten kannst du dir über eine Reisekostenabrechnung wieder zurückholen – entweder vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung. Was du erstattet bekommen kannst und wie du eine Reisekostenabrechnung machst, erfährst du hier.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
In vielen Jobs gehören Dienstreisen zum Berufsalltag dazu. Ob für eine Besprechung mit Kollegen aus einer anderen Niederlassung oder einen Termin mit Geschäftskunden im Ausland – es gibt viele Anlässe, dienstlich zu verreisen. Als Dienstreise gelten nicht nur mehrtägige oder gar mehrwöchige Reisen ins In- und Ausland, sondern auch Montagetätigkeiten, Außentermine, der Besuch von Messen, Seminaren und Ähnlichem. Reisekosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer solchen dienstlichen Reise anfallen.
Wie der Umgang mit Reisekosten gehandhabt wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen anders. Manche Firmen zahlen von vornherein bestimmte Posten wie die Übernachtung in einem Hotel oder ein Ticket für die Bahn, so dass Mitarbeitern hierfür gar keine Kosten entstehen. In anderen Fällen gehen die Mitarbeiter in Vorleistung und holen sich das ausgegebene Geld später über eine Reisekostenabrechnung zurück. Sie wird dem Arbeitgeber vorgelegt, der sie prüft und anschließend die Reisekosten an den Beschäftigten zurückzahlt. Für eine Reisekostenabrechnung können in Absprache mit dem Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten geltend gemacht oder Reisekostenpauschalen genutzt werden.
Eine Alternative zur Reisekostenabrechnung über den Arbeitgeber ist die Angabe von Reisekosten als Teil der Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung. Auch hier ist es in vielen Fällen sowohl möglich, die exakten Kosten anzugeben, als auch Pauschalen geltend zu machen.
Welche Posten zählen zu den Reisekosten?
Was gehört überhaupt zu den Reisekosten, die man sich vom Arbeitgeber erstatten oder steuerlich geltend machen kann? Grundsätzlich lassen sich vier Gruppen von Reisekosten unterscheiden:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Reisenebenkosten
Fahrtkosten entstehen zum Beispiel durch die Fahrt mit dem eigenen Auto oder einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn. Für eine Dienstreise kann auch ein Flugzeug genutzt oder ein Mietwagen angemietet werden. Auch die Fahrt mit Taxis kann erstattet werden, aber Vorsicht: Kläre am besten vorab mit deinem Arbeitgeber, ob Taxifahrten zurückgezahlt werden können. Viele Unternehmen machen das nicht, weil Taxifahrten deutlich teurer sind als Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Übernachtungskosten entstehen bei mehrtägigen Reisen. Arbeitnehmer können sich zum Beispiel ein Hotelzimmer mieten, sich in einem Hostel einquartieren oder über AirBnb und ähnliche Plattformen ein Zimmer oder eine Wohnung buchen.
Auf einer Dienstreise müssen Beschäftigte sich verpflegen. Verpflegungskosten betreffen die täglichen Mahlzeiten sowie Snacks und Getränke.
Unter den Posten der Reisenebenkosten fallen weitere Kostenpunkte, die Arbeitnehmer sich im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise oft erstatten lassen können. Das kann zum Beispiel Kosten für Telefon und Internet, Trinkgeld, Kreditkartengebühren, Parktickets, Mautgebühren, Eintrittspreise und Tickets, Reiseversicherungen oder Kosten für nötige Impfungen betreffen.
Wer erstattet Reisekosten?
Von wem bekommt man überhaupt Reisekosten zurück? Es kommt darauf an. Einerseits besteht in vielen Fällen die Möglichkeit, eine firmeninterne Reisekostenabrechnung beziehungsweise Spesenabrechnung einzureichen. Viele Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitern sämtliche Ausgaben zurück, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Allerdings: Verpflichtet sind Arbeitgeber dazu nicht.
Trägt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, ist das für Beschäftigte ärgerlich – schließlich müssen sie die Kosten dann selbst übernehmen. Allerdings besteht die Möglichkeit, eine Reisekostenabrechnung für die Steuererklärung zu machen. Reisekosten gehören zu den Werbungskosten und können somit steuerlich geltend gemacht werden. Die Steuerlast mindert sich entsprechend, weshalb Arbeitnehmer zwar nicht die unmittelbaren Reisekosten zurückbekommen, aber immerhin weniger Steuern zahlen müssen.
Allerdings: Wirklich spüren tut man die Angabe von Reisekosten in der Steuererklärung nur, wenn die Werbungskosten insgesamt 1.230 Euro für einen Veranlagungszeitraum überschreiten. Schließlich setzt das Finanzamt ohnehin eine Werbungskostenpauschale in dieser Höhe an – egal, ob diese Kosten im Einzelfall tatsächlich entstanden sind oder nicht.
Wichtig ist zudem, dass nur eine Variante möglich ist. Wenn dir dein Arbeitgeber die Reisekosten erstattet, kannst du Ausgaben für Dienstreisen nicht noch zusätzlich in der Steuererklärung angeben. Du hast diese Kosten schließlich gar nicht selbst getragen.
Reisekostenabrechnung machen: So geht’s
Wenn du deine Reisekostenabrechnung machst, hast du grundsätzlich zwei Optionen: Du kannst versuchen, die Reisekosten in tatsächlicher Höhe erstatten zu lassen, oder du kannst – in vielen Fällen – Pauschalen nutzen. Das gilt insbesondere für die Reisekostenabrechnung im Rahmen der Einkommenssteuererklärung. Bei einer internen Reisekostenabrechnung kommt es darauf an, welche Modalitäten im Unternehmen gängig herrschen. Falls du nicht sicher bist, wie die Erstattung von Reisekosten gehandhabt wird, erkundige dich deshalb direkt bei deinem Vorgesetzten danach.
Ob eine Abrechnung der Reisekosten über Pauschalen oder in tatsächlicher Höhe günstiger ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt auf deine Kosten an – und darauf, was du dir erstatten lassen kannst. Eine exakte Abrechnung ist meist deutlich aufwendiger. Du musst für jeden Kostenpunkt Nachweise in Form von Belegen, Quittungen, Tickets und Ähnlichem haben. Überschlage am besten, welche Variante sich in deinem Fall mehr lohnen könnte.
Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung geltend machen
Für eine Dienstreise fallen immer Fahrtkosten an. Das betrifft Fahrten zum Zielort und zurück nach Hause, etwa mit Bus, Bahn, Flugzeug, einem Mietwagen oder dem eigenen Auto. Hier gilt in Bezug auf die Steuererklärung: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Flugzeug und Mietwagen kannst du dir in exakter Höhe erstatten lassen, wenn du die entsprechenden Nachweise erbringst. Die einzige Voraussetzung: Die Kosten müssen verhältnismäßig sein.
Etwas komplizierter wird es, wenn du mit deinem eigenen Auto unterwegs bist. Hier hast du die Wahl, ob du die tatsächlichen Kosten in der Reisekostenabrechnung angibst oder die Kilometerpauschale nutzt. Die Angabe tatsächlicher Kosten hat den Vorteil, dass du neben den Kosten für Sprit auch sämtliche weitere Kosten geltend machen kannst, die für dein Auto anfallen – zum Beispiel die Kfz-Steuer und deine Versicherung, Abschreibungen, Leasinggebühren, mögliche Reparaturen oder eine Stellplatzmiete.
Um den Betrag zu ermitteln, den du in der Steuererklärung angeben kannst, musst du all diese Kosten aufs Jahr hochrechnen. Im nächsten Schritt setzt du diesen Betrag mit deiner jährlichen Fahrleistung gleich. Nun kannst du diese Summe auf die Kilometer herunterrechnen, die du im Rahmen deiner Geschäftsreise zurückgelegt hast.
Kilometerpauschale als Alternative zu einer detaillierten Abrechnung
Wichtig: Diese Variante kommt nur infrage, wenn du ein lückenloses Fahrtenbuch geführt hast. Es muss Aufschluss darüber geben, wann du deinen Wagen privat beziehungsweise beruflich genutzt hast. Wenn du geschäftliche Fahrten machst, musst du im Fahrtenbuch mindestens das Datum, die Uhrzeiten, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, die Route und den Zweck der Fahrt angeben.
Wenn du regelmäßig Dienstreisen machst, kann sich diese aufwendigere Variante trotzdem lohnen. Zum einen kannst du oft mehr zurückbekommen, eben weil alle Kosten berücksichtigt werden. Andererseits hast du im Folgejahr die Möglichkeit, die schon errechneten Kosten noch einmal als Berechnungsgrundlage für deine Fahrtkosten zu nutzen. Das geht, solange sich die Kosten für dein Auto nicht wesentlich verändert haben. Ein Fahrtenbuch führen musst du aber trotzdem.
Alternativ kannst du die Kilometerpauschale für deine Reisekostenabrechnung nutzen. Dabei spielen nur die gefahrenen Kilometer eine Rolle. Gegenwärtig bekommst du pro gefahrenem Kilometer 30 Cent, wenn du mit dem Auto unterwegs warst. Das gilt allerdings nur bis zum 20. Kilometer. Ab dem 21. Kilometer sind es derzeit 38 Cent pro Kilometer. Diese Regelung gilt bis 2026. 20 Cent pro Kilometer sind es für Fahrten mit Motorrad, Moped und Co. Fahrten mit dem Fahrrad kannst du steuerlich nicht geltend machen.
Wenn du deine Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichst, gilt wiederum: Erkundige dich, wie die Erstattung der Fahrtkosten erfolgt und welche Nachweise du dafür erbringen musst.
Übernachtungskosten als Reisekosten abrechnen
Ein weiterer teurer Posten auf der Reisekostenabrechnung sind Übernachtungskosten. Im Rahmen der Steuererklärung kannst du nicht nur die unmittelbaren Kosten für das Hotel oder eine andere Unterkunft geltend machen, sondern auch damit verbundene Kosten wie eine Kurtaxe oder Kulturabgabe. Das Finanzamt akzeptiert solche Reisekosten jedoch nur mit Einzelnachweisen. Du brauchst also Belege.
Wichtig: Falls das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen war, musst du diese Kosten bei der Angabe der Übernachtungskosten in der Steuererklärung abziehen. Sie zählen zum Verpflegungsmehraufwand und sind damit ein anderer Posten. Falls der exakte Betrag, den das Frühstück gekostet hat, nicht ermittelt werden kann, kannst du pauschal 20 Prozent der maximalen Verpflegungskosten pro Tag angeben. Das entspricht gegenwärtig 5,60 Euro für ein Frühstück bei Dienstreisen im Inland. Im Ausland sind es ebenfalls 20 Prozent, allerdings gemessen am Tagessatz für das jeweilige Land.
Bei eine Reisekostenabrechnung für den Arbeitgeber sind detaillierte Nachweise oft nicht erforderlich. Der Arbeitgeber kann Übernachtungskosten in Form von Pauschalbeträgen steuerfrei ersetzen. Wichtig ist dabei, ob du im Ausland oder im Inland unterwegs warst. Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands gibt es nur 20 Euro pro Nacht, was in der Regel wesentlich weniger ist, als man tatsächlich bezahlen musste. Im Ausland sind die Sätze oft viel höher. Für jedes Land – und teilweise auch für verschiedene Städte – gibt es unterschiedlich viel zurück.
So beträgt die Pauschale für eine Nacht im Ausland gegenwärtig (Stand 2024):
- 185 Euro in Peking
- 159 Euro in Paris
- 190 Euro in Israel
- 285 Euro in Tokio
- 149 Euro in Katar
- 139 Euro in Norwegen
- 97 Euro in Serbien
- 85 Euro in Ungarn
Verpflegungskosten erstatten lassen
Wer auf Geschäftsreise ist, muss sich unterwegs verpflegen. Arbeitgeber können Verpflegungskosten über Pauschalen bis zu einer gewissen Höhe steuerfrei erstatten. Auch bei der Steuererklärung kannst du eine Pauschale – die Verpflegungspauschale – nutzen.
Bei den Pauschalen wird die kleine und die große Verpflegungspauschale unterschieden. Welche du nutzen kannst, hängt davon ab, wie lange du an einem bestimmten Tag beruflich auf Reisen warst. Die kleine Pauschale beträgt 14 Euro für einen dienstlichen Aufenthalt von mindestens acht Stunden. Sie kann auch für An- und Abreisetage genutzt werden, und zwar ungeachtet der Länge der dienstlichen Tätigkeiten. Wer 24 Stunden und damit ganztägig beruflich unterwegs war, kann die große Verpflegungspauschale ansetzen. Sie liegt gegenwärtig bei 28 Euro.
Bei der Angabe solcher Reisekosten im Rahmen der Steuererklärung ist wichtig, dass du Kosten herausrechnest, die der Arbeitgeber bereits erstattet hat. Wenn der Arbeitgeber etwa dein Frühstück gezahlt hat, musst du diesen Betrag von den Verpflegungskosten bei der Steuererklärung wieder abziehen. Dafür setzt du die Pauschale von 20 Prozent des Tagessatzes an. Falls die Firma dein Mittagessen oder Abendessen gezahlt hat, rechnest du das mit einem Satz von 40 Prozent aus den Gesamtkosten heraus.
Reisenebenkosten geltend machen
Bei den Reisenebenkosten gibt es keine Reisekostenpauschalen, die du nutzen kannst. Du musst also die jeweiligen Posten separat angeben und Nachweise für diese Kosten erbringen. Das gilt für die Steuererklärung ebenso wie für die Spesenabrechnung in deiner Firma.
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