Feedbackregeln: Essenzielle Regeln für gutes Feedback

Feedback ist wichtig, um sich weiterzuentwickeln und aus Fehlern zu lernen. Feedback konstruktiv herüberzubringen ist aber gar nicht so einfach, schließlich soll sich niemand vor den Kopf gestoßen fühlen. Worauf du achten und welche Feedbackregeln du beherzigen solltest, damit deine Rückmeldung optimal transportiert wird – hier erfährst du es.

Darum ist Feedback so wichtig

Im Job gibt es viele Anlässe, Mitarbeitern Feedback zu geben. Der Klassiker ist das Jahresgespräch oder auch Mitarbeitergespräch, bei dem die Leistung eines Beschäftigten beurteilt wird. Aber auch nach einem Event, einem Vortrag, dem Abschluss eines Projekts oder einer wichtigen Aufgabe kann es sinnvoll sein, den beteiligten Mitarbeitern eine Einschätzung zu geben, wie es gelaufen ist.

Regelmäßiges Feedback ist wichtig, damit die Betroffenen sich weiterentwickeln können. Wenn Feedback konstruktiv geäußert wird, wissen die Arbeitnehmer anschließend, was sie gut gemacht haben und wo sie somit künftig anknüpfen können. Außerdem haben sie ein besseres Gefühl dafür, was möglicherweise nicht optimal gelaufen ist und wo sie nächstes Mal etwas anders machen können, damit das Ergebnis (noch) besser ist.

Feedback birgt damit ein großes Potenzial, wenn es darum geht, individuelle Mitarbeiter gezielt zu fördern. Es kann ihre Leistungen verbessern und nützt damit auch dem Unternehmen insgesamt. Bleibt die Rückmeldung hingegen aus, wissen die Betroffenen oft nicht, wie ihre Arbeit bei anderen wahrgenommen wurde. Sie haben nur ihre eigene Einschätzung, die aber nicht immer objektiv zutreffend oder vollständig ist.

Feedback geben: Diese Fehler solltest du vermeiden

Welchen Effekt Feedback hat, hängt maßgeblich davon ab, wie positive und negative Kritik geäußert wird. In vielen Firmen läuft es diesbezüglich nicht optimal. Dabei bietet eine gute Feedbackkultur für Unternehmen viele Chancen. Sie wirkt sich als Teil der Unternehmenskultur auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit auch auf den Erfolg der Firma aus. Umso wichtiger ist es, dass du die folgenden Fehler vermeidest, wenn du Mitarbeitern Feedback gibst.

• Kritik wird oft zum falschen Zeitpunkt geäußert. Mitten im Eifer des Gefechts ist nicht die richtige Gelegenheit, um sachlich über bestimmte Dinge zu reden. Warte lieber, bis sich die Gemüter beruhigt haben und alle Beteiligten in der Lage sind, höflich und konstruktiv miteinander zu sprechen.
• Es wäre auf der anderen Seite auch suboptimal, mit Kritik so lange zu warten, bis sich die Beteiligten kaum noch an den Sachverhalt erinnern können.
• Viele Vorgesetzte werden unsachlich und persönlich, wenn sie einen Mitarbeiter kritisieren. Dadurch kann sich der Betroffene angegriffen und frustriert fühlen. Womöglich kommt der Kern der Botschaft gar nicht bei ihm an, weil er sich so vor den Kopf gestoßen fühlt. Manche Mitarbeiter lassen sich verunsichern, wenn Feedback auf eine solche Art und Weise geäußert wird – das kann ihre Leistungsfähigkeit verringern.
• Ein häufiger Fehler, der bei Feedback immer wieder gemacht wird, ist eine zu allgemein geäußerte Kritik. Wenn die Rückmeldung wenig konkret ist, kann der Mitarbeiter daraus sehr wahrscheinlich nichts lernen. Die Kritik ist dann womöglich für den Beschäftigten nicht nachvollziehbar, so dass ihm gar nicht bewusst ist, was er beim nächsten Mal anders machen könnte.
• Feedback zu geben sollte nicht bedeuten, dass eine Person redet und die andere schweigt. Betrachte Feedback immer als Gespräch auf Augenhöhe, bei dem sich die Beteiligten offen austauschen. Bekommt die kritisierte Person nicht die Gelegenheit, ihre Sichtweise darzustellen, ist das frustrierend. Außerdem solltest du in der Gesprächsführung ebenfalls offen für kritische Rückmeldungen sein – und nicht beleidigt reagieren, wenn eine entsprechende Anmerkung geäußert wird.
• So manches Feedback wird zwischen Tür und Angel gegeben. Das ist keine gute Idee: Als Überbringer der Kritik kannst du dich nicht darauf vorbereiten, was du sagen möchtest und wie du das am besten tun kannst. Das macht es unwahrscheinlicher, dass das Feedback gut ankommt und die Botschaft richtig verstanden wird.
• Es bringt auch nichts, einem Mitarbeiter wieder und wieder deutlich zu machen, wie falsch er sich verhalten hat. Dein Fokus beim Führen eines Feedbackgesprächs sollte darauf liegen, wie es künftig gut laufen kann. Es bringt nichts, breitzutreten, was alles falsch gelaufen ist. Wenn der Mitarbeiter sich nicht gerade absichtlich falsch verhalten hat, wird er durch übermäßige Kritik womöglich stark verunsichert.
• Ein weiterer Fehler besteht darin, zu selten Feedback zu geben. In vielen Unternehmen finden Feedbackgespräche nur einmal im Jahr statt. Auch aus Angst davor, dass die Kritik falsch verstanden werden könnte, geben viele Vorgesetzte zu anderen Zeiten keine Rückmeldung, obwohl es hilfreich für die Mitarbeiter wäre.

Diese Feedbackregeln solltest du beherzigen

Feedback zu geben ist ein wichtiges Instrument in der Mitarbeiterführung. Wie positive und negative Kritik bei der betroffenen Person ankommt, hängt aber entscheidend davon ab, wie die Kritik herübergebracht wird. Die folgenden Feedbackregeln helfen dir dabei, konstruktive Rückmeldungen zu geben.

Feedback geben: Das richtige Setting

Äußere Feedback nicht einfach irgendwann, sondern überlege dir, wann und wo die beste Gelegenheit dafür ist. Vor versammelter Mannschaft im Teammeeting kannst du Mitarbeiter zwar ruhig loben; negative Kritik solltest du aber in einem privateren Setting äußern. Sonst fühlt sich der Mitarbeiter wahrscheinlich vor den Kopf gestoßen. Das kann nicht nur euer Verhältnis belasten, es kann auch gut sein, dass der Inhalt deiner Kritik unter diesen Umständen gar nicht richtig aufgenommen wird.

Rückmeldungen: Bitte möglichst präzise

„Sie sind in letzter Zeit so unzuverlässig.“ „Der Vortrag hätte aber besser laufen können.“ „Ich habe das Gefühl, dass Sie sich gar keine Mühe mehr geben.“ Das sind Beispiele für Sätze, die du nicht nutzen solltest, wenn du Feedback gibst. Denn solche Sätze sind wenig konkret. Die kritisierte Person weiß dadurch nicht, was genau ihr vorgehalten wird. Wenn du Kritik äußerst, sollte das immer möglichst präzise geschehen. Sage also dem Mitarbeiter, wann und wodurch genau du ihn als unzuverlässig wahrgenommen hast, was beim Vortrag konkret hätte anders laufen sollen oder inwiefern sich der Mitarbeiter anscheinend keine Mühe gibt.

Der richtige Ton beim Feedbackgespräch

Wenn du Feedback gibst, solltest du das immer in einer höflichen, respektvollen Art und Weise tun. Dein Ton hat große Auswirkungen darauf, wie die Kritik bei der anderen Person ankommt. Je unsachlicher die Äußerungen und je angriffslustiger die Stimmung, desto weniger kann das Feedbackgespräch konstruktiv verlaufen und den gewünschten Effekt erzielen.

Beschreiben statt bewerten

Eine wichtige Feedbackregel zielt auf die Formulierungen in einem Feedbackgespräch ab. Wenn du Kritik äußerst, solltest du das möglichst beschreibend statt wertend tun. Soll heißen: Beschreibe die Situation möglichst konkret aus deiner Sicht, damit der anderen Person klar wird, was genau du meinst. Vermeide es dabei, deine Schilderungen mit Wertungen zu versehen. Dadurch würde sich die kritisierte Person wahrscheinlich angegriffen fühlen oder kann demotiviert werden.

Nur ansprechen, worauf die andere Person tatsächlich Einfluss hat

Wenn jemand Feedback gibt, sollte er nur die Dinge ansprechen, die die kritisierte Person tatsächlich beeinflussen kann. Wenn sich ein Mitarbeiter anders hätte verhalten können, kannst du das ruhig thematisieren. Wäre er dazu aber gar nicht in der Lage gewesen, nützt es auch nichts, ihn dafür zu kritisieren. Sei also fair, wenn du Feedback äußerst.

Die Umstände bedenken

Wichtig ist auch, dass du die Umstände berücksichtigst, wenn du jemanden kritisierst. Ist diese Person überhaupt (allein) dafür verantwortlich, wie etwas abgelaufen ist oder welches Ergebnis bei einer Aufgabe herausgekommen ist? Möglicherweise waren weitere Personen beteiligt oder der Fehler liegt im System. Die Umstände bedenken kann auch bedeuten, dass du nach einem Fehler von harter Kritik absiehst, wenn du von einem ansonsten vorbildlichen Mitarbeiter weißt, dass er gerade mitten in der Scheidung steckt.

Handlungsempfehlungen für die Zukunft geben

Schaue nie nur zurück, wenn du Feedback gibst. Wichtiger als Kritik an dem, was geschehen ist, ist der Blick nach vorne. Vermittle dem Mitarbeiter, was er künftig ganz konkret anderes machen könnte oder was er unterlassen müsste, um bestimmte Fehler zu vermeiden. Nur so lernt die kritisierte Person wirklich etwas dazu und es wird wahrscheinlicher, dass es in Zukunft besser läuft.

Nicht nur auf negative Aspekte fokussieren

Wenn du Feedback gibst, solltest du dich nicht nur auf negative Dinge konzentrieren. Es ist zwar wichtig, zu kommunizieren, wenn etwas nicht optimal läuft. Ebenso wichtig ist für die Moral der Mitarbeiter aber, sie auch ganz bewusst zu loben. Du musst nicht krampfhaft versuchen, Positives zu finden, aber wenn es sich anbietet, solltest du deine Wertschätzung darüber zum Ausdruck bringen.

Was kannst du selbst im Feedbackgespräch lernen?

Gehe nicht mit der Haltung an ein Feedbackgespräch, dass es deine Rolle ist, Kritik zu äußern, und die Rolle deines Gesprächspartners, diese Kritik anzunehmen. Feedback zu geben bedeutet in einen Austausch zu treten. Sei offen für Rückmeldungen der anderen Person. Auch du selbst kannst womöglich Dinge verbessern, wenn man dir Feedback gibt. Mache deinem Gesprächspartner deutlich, dass er ruhig offen kommunizieren kann, wenn du selbst etwas besser machen könntest.

Feedback geben: Beispielsätze

Wie könnte es konkret klingen, wenn man Feedback konstruktiv äußert? Die folgenden Feedback-Beispiele geben dir eine bessere Vorstellung davon, was hilfreich ist und was nicht.

Konstruktives Feedback Beispiele: Dos and Don’ts

• So bitte nicht: „Mir ist aufgefallen, dass Sie es mit den Pausenzeiten nicht so eng sehen.“
• Besser so: „Mir ist aufgefallen, dass Sie am Dienstag und am Donnerstag Ihre Mittagspause um eine Viertelstunde beziehungsweise 20 Minuten überzogen haben.“

• So bitte nicht: „Ihre Präsentation am Freitag hat mir gar nicht gefallen.“
• Besser so: „Bei Ihrer Präsentation am Freitag sind Ihnen einige Fehler unterlaufen. Konkret ging es um…“

• So bitte nicht: „Ihre Leistungen in der letzten Zeit lassen zu wünschen übrig.“
• Besser so: „Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen nicht ganz so engagiert waren wie sonst. Deshalb wollte ich mich bei Ihnen erkundigen, ob es einen bestimmten Grund dafür gibt und ob es etwas gibt, was ich für Sie tun kann.“

• So bitte nicht: „Ich habe Ihren Bericht zum Thema XY gelesen. Also, was Sie da fabriziert haben, liegt unter dem Niveau unseres Unternehmens.“
• Besser so: „Ich habe Ihren Bericht zum Thema XY gelesen. Dabei ist mir aufgefallen, dass Sie viele Flüchtigkeitsfehler gemacht haben und auch so manche Fakten nicht stimmten, zum Beispiel die Zahlen für das Jahr 2019. Hatten Sie viel Stress, als Sie den Bericht geschrieben haben?“

Feedback richtig annehmen: So geht es

Wie gut ein Feedbackgespräch verläuft, hängt zwar maßgeblich davon ab, wie es von der verantwortlichen Person geführt wird. Es kommt aber auch darauf an, wie du als Mitarbeiter auf die Kritik reagierst. Wie geht man professionell mit Feedback um?

In erster Linie ist wichtig, dass du den Schilderungen deines Gesprächspartners aufmerksam zuhörst. Versuche, mögliche Kritik nachzuvollziehen. Du kannst auf Kritik ruhig reagieren, indem du die Situation aus deiner Sicht schilderst. Aber Vorsicht: Du solltest dich am besten nicht allzu sehr rechtfertigen. Das kann wirken, als wolltest du dich aus der Verantwortung ziehen.

Wenn du einen Fehler gemacht hast, gestehe ihn ein und stehe dazu. Falls nötig, kannst du dich dafür entschuldigen – und solltest es natürlich künftig besser machen. Wenn dir jedoch nicht ganz klar ist, was du verändern könntest, damit man mit dir zufrieden ist, frage ruhig direkt nach. Dafür ist das Feedbackgespräch ja da.

Bleib ruhig, wenn du Feedback bekommst

Wichtig ist außerdem, dass du während eines Feedbackgesprächs ruhig und höflich bleibst. Reagiere auf Kritik nicht wütend oder beleidigt – das ist wenig professionell. Falls du das Gefühl hast, nichts sagen zu können, ohne die Fassung zu verlieren, sage lieber nichts. Es ist vollkommen in Ordnung, darum zu bitten, das Geschilderte erst einmal verdauen zu können. Falls es dazu noch etwas zu sagen gibt, kannst du das zu einem späteren Zeitpunkt immer noch tun.

Es zeugt von gutem Stil, sich für das erhaltene Feedback zu bedanken. Das gilt für positives ebenso wie für negatives Feedback. Nutze die Rückmeldungen, um aus ihnen Lehren für dein künftiges Verhalten zu ziehen. Es lohnt sich, sich Feedback zu Herzen zu nehmen – betrachte es deshalb als nützliches Instrument, das dir dabei hilft, deine Leistungen im Job zu steigern.

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