Desk-Sharing: Das steckt hinter der Idee

Facebook, Google, Siemens oder kleinere Start-ups – viele Firmen integrieren das Desk-Sharing in den Arbeitsalltag. Bei dieser Herangehensweise werden feste Arbeitsplätze abgeschafft mit dem Ergebnis, dass Mitarbeiter in der Regel täglich einen Schreibtisch wählen können. Welche Vor- und Nachteile das Desk-Sharing hat und welche Regeln die Einführung erleichtern, verraten wir hier.

Desk-Sharing: Was ist das überhaupt?

Die Idee hinter dem Desk-Sharing ist recht simpel: Im Unternehmen gibt es nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz, sondern nur noch wechselnde. Beim Desk-Sharing arbeiten Mitarbeiter an den Schreibtischen, die gerade zur Verfügung stehen.

Das Konzept klingt neu, ist es aber gar nicht. Denn die grundlegende Überlegung dahinter gibt es schon viele Jahrzehnte – allerdings in einem ganz anderen Kontext. Auf Schiffen teilen sich Matrosen die Kabinen und damit auch die Schlafplätze. Der Grund: Platzmangel. Während der eine Matrose seine Schicht absolviert, nutzt der andere die Kajüte. Kommt ersterer nach getaner Arbeit wieder zurück, wird gewechselt. Diese Methode nennt sich Hot Bunking.

So ähnlich läuft es auch beim Desk-Sharing: Wenn der Kollege ins Meeting oder in die Pause geht, räumt er seinen Schreibtisch. Damit ist der Arbeitsplatz für einen anderen Kollegen frei. Kommt der Mitarbeiter aus der Pause oder aus dem Meeting zurück, macht er sich auf die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz. Das kann manchmal einen Moment dauern und etwas organisatorischen Aufwand mit sich bringen. Aber die Vorteile des Desk-Sharing sollen das wettmachen.

Die Voraussetzungen der Methode

Damit das Desk-Sharing umgesetzt werden kann, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Dazu gehören:

• Die Tätigkeit: Desk-Sharing funktioniert natürlich nur dort, wo sich die Mitarbeiter ohne Probleme die Arbeitsplätze teilen können. In erster Linie sind das Tätigkeiten, die komplett am PC erledigt werden können.
• Die Ausstattung: Jeder Arbeitsplatz, der zum Desk-Sharing zur Verfügung steht, muss die gleiche Ausstattung bieten. Heißt: Das WLAN muss bis in jede Ecke reichen und auch der Telefonempfang sollte überall gegeben sein. Noch dazu sollte es für jeden Mitarbeiter möglich sein, überall und jederzeit auf die Daten zuzugreifen, die er benötigt. Der Arbeitgeber muss also auch für die passende IT-Infrastruktur sorgen.
• Die Container: Damit der Schreibtisch immer aufgeräumt ist und ein anderer Kollege ihn ohne lange Vorbereitung nutzen kann, sollte jeder Mitarbeiter einen Container oder ein anderes Schränkchen haben, in dem persönliche Dinge aufbewahrt werden können. Denn mit dem Desk-Sharing geht auch die sogenannte Clean-Desk-Policy einher. Die besagt: Persönliche Gegenstände oder gar Deko-Artikel haben auf dem Schreibtisch nichts zu suchen, sondern gehören in den Container. So sind Bilder der Familie oder bestimmte Schreibutensilien weiterhin griffbereit, ohne einen Schreibtisch zu blockieren.
• Die Disziplin: Die Methode kann nur funktionieren, wenn alle Beschäftigten mitmachen und sich an die Regeln halten. Wer den Schreibtisch längere Zeit nicht braucht, muss ihn räumen und einem anderen Kollegen die Chance geben, ihn zu nutzen. Außerdem muss der Arbeitsplatz immer sauber und frei von persönlichen Gegenständen übergeben werden.

Die Vor- und Nachteile des Desk-Sharing

Wie bei den meisten Arbeitsmethoden gibt es auch beim Desk-Sharing Vor- und Nachteile, die wir uns nun etwas genauer ansehen möchten.

Die Vorteile des Desk-Sharing

• Gesparte Bürofläche: Studien zufolge sind in vielen Unternehmen rund 30 Prozent der Mitarbeiter regelmäßig nicht im Büro. Sie sind auf Geschäftsreise, arbeiten aus dem Homeoffice, sind im Urlaub oder krank. Das Ergebnis: Viel ungenutzte Bürofläche liegt quasi brach. Die Kosten für diese ungenutzte Fläche der Arbeitgeber sparen, wenn er kleinere Büroräumlichkeiten anmietet und mit dem Desk-Sharing eine flexible Zuteilung der Arbeitsplätze ermöglicht.
• Flache Hierarchie: Beteiligen sich auch die Führungskräfte am Desk-Sharing, kann sich das positiv auf das Arbeitsklima auswirken. Die Führungskraft vermittelt damit den anderen Mitarbeitern, dass sie Teil des Teams ist und eben nicht über den anderen Kollegen steht oder Sonderrechte genießt. Schließlich muss auch die Führungskraft auf die Suche nach einem freien Schreibtisch gehen. Das wiederum kann den Zusammenhalt im Team stärken und die Produktivität ankurbeln.
• Gesteigerte Produktivität: Apropos Produktivität. Mitarbeiter sollen davon profitieren, wenn sie keinen festen Schreibtisch mehr haben. Neue Eindrücke und eine veränderte Umgebung sollen die Konzentration erleichtern, die Kreativität ankurbeln, den fachlichen Austausch zwischen den Mitarbeitern fördern und so die Produktivität steigern.
• Neue Einsichten: Desk-Sharing soll den Austausch der Kollegen untereinander fördern. Wer jeden Tag neben den altbekannten Kollegen sitzt, der hat sich irgendwann an diese Struktur gewöhnt. Neue Ideen werden damit aber auch seltener, denn häufig weiß man schon, was der Tischnachbar von diesen halten wird. Beim Desk-Sharing soll dagegen der Austausch aller Kollegen untereinander gefördert werden, im Idealfall sogar über die Abteilungsgrenzen hinweg. So bekommt der Mitarbeiter aus dem Einkauf vielleicht nützliche Tipps von seinem Kollegen aus der IT-Abteilung.
• Employer Branding: Die Option auf flexibles Arbeiten und wechselnde Tischnachbarn kann für Bewerber interessant sein. Denn Unternehmen, die das Desk-Sharing Konzept ausprobieren, sind vermutlich auch anderen innovativen Ideen gegenüber aufgeschlossen. Das positive Außenbild, das der Arbeitgeber so vermittelt, kann ein Vorteil im Wettstreit um die besten Bewerber sein.

Nachteile des Desk-Sharing

• Sinkende Identifikation mit dem Arbeitgeber: Einige Mitarbeiter können Probleme damit haben, wenn sie jeden Morgen oder nach jedem Meeting einen neuen Arbeitsplatz suchen müssen. Denn manche Angestellte bevorzugen eine konstante, fast schon familiäre Atmosphäre an ihrem Arbeitsplatz. Dazu gehören persönliche Gegenstände wie Bilder oder Zimmerpflanzen. Aber auch ein fester Platz, an den man sich gewöhnt hat, gehört für einige dazu. Das können schon so kleine Dinge wie der gewohnte Blick aus dem Fenster sein. Fehlen diese Konstanten, weil der Arbeitsplatz permanent wechselt, sinkt für einige Mitarbeiter die Identifikation mit dem Arbeitgeber und mit ihr im schlimmsten Fall auch die Loyalität.
• Verminderte Produktivität: Die Sache mit der Produktivität ist ein zweischneidiges Schwert. Während manche Beschäftigten von der sich stetig wechselnden Umgebung profitieren, lähmt genau dieses Wechselspiel andere Arbeitnehmer. Sie sind länger als nötig damit beschäftigt, einen freien Schreibtisch zu suchen und sich dort einzurichten. Bis sie mit der Arbeit loslegen können, vergehen einige Minuten – mindestens. Und das im schlimmsten Fall mehrmals täglich.
• Gesteigerte Unzufriedenheit: Desk-Sharing bedeutet in der Regel, dass es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter im Unternehmen gibt. Das heißt aber auch, dass nur die schnellen Mitarbeiter die begehrten Schreibtische ergattern können. Wer morgens später dran ist oder noch zu einem Meeting muss, muss sich mit dem Arbeitsplatz zufriedengeben, der noch frei ist. Gut möglich, dass man aber gar nicht an diesem Schreibtisch arbeiten will. Vielleicht ist die Beleuchtung schlecht oder der Kollege am Nachbartisch ist nicht gerade der bevorzugte. Das führt dazu, dass man eher unzufrieden ist und schnell wieder den Platz wechseln möchte. Das kann Einfluss auf die Qualität der Arbeit haben, die man in der Zwischenzeit ableistet.

Tipps und Regeln: So kann man das Desk-Sharing erleichtern

Wenn Arbeitgeber Desk-Sharing in ihrem Unternehmen einführen möchten, können sich an einige Empfehlungen halten, um den Ablauf möglichst reibungslos zu gestalten:

1. Mitarbeiter befragen: Bevor ein neues Arbeitsmodell eingeführt wird, sollten sich die Mitarbeiter dazu äußern dürfen. Schließlich sind sie diejenigen, die damit Tag für Tag leben sollen. Bei kleinen Unternehmen können Chefs ihre Mitarbeiter recht zwanglos, vielleicht bei einem gemeinsamen Kaffee in der Kaffeeküche befragen. In größeren Unternehmen bieten sich dagegen professionell durchgeführte, schriftliche Mitarbeiterbefragungen an.
2. Offen kommunizieren: Chefs sollten außerdem offen darüber sprechen, was sie sich von dem neuen Konzept versprechen. Welche Ziele werden damit verfolgt, ist das Desk-Sharing zunächst nur ein Test oder soll es direkt langfristig im Unternehmen implementiert werden?
3. Botschafter ernennen: Unter Umständen finden sich Mitarbeiter, die das Desk-Sharing Konzept in kleiner Runde, zum Beispiel in ihrer Abteilung, ausprobieren möchten. Arbeitgeber sollten diese Mitarbeiter vorab das Konzept testen lassen. Ist es ein Erfolg, können diese Mitarbeiter im nächsten Schritt ihren Kollegen von den Vorzügen des Desk-Sharing berichten und mit etwas Glück im gesamten Unternehmen eine positive Einstellung der Idee gegenüber erzeugen.
4. Selbstorganisation fördern: Desk-Sharing gelingt dann besonders gut, wenn die Mitarbeiter keine lange Vorlaufzeit brauchen, sondern direkt mit der Arbeit starten können. Um das zu erreichen, können Arbeitnehmer Kurse zur Selbstorganisation anbieten. Dort lernen die Beschäftigten, wie sie sich schnell am neuen Schreibtisch einrichten und ohne großen Zeitverlust mit der Arbeit beginnen können.

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