Die Aufgabe ist erledigt, das Projekt beendet – Zeit, zur nächsten Tätigkeit überzugehen? Nicht unbedingt. Aus einem Debriefing lassen sich wertvolle Erkenntnisse ziehen, die für die Zukunft hilfreich sind und die Beteiligten voranbringen. Was genau ein Debriefing ist, welchen Zweck es hat und was für eine erfolgreiche Nachbesprechung wichtig ist – hier erfährst du es.
Debriefing: Was ist das und welchen Zweck hat es?
Von einem Briefing hast du sicherlich schon gehört: Es markiert den Startschuss für eine wichtige Aufgabe oder ein Projekt. Dabei informiert eine Person, zum Beispiel der Vorgesetzte, die übrigen Beteiligten, damit alle auf demselben Stand sind. Die Vorgehensweise kann besprochen und offene Fragen können geklärt werden. Das Debriefing findet sich am anderen Ende einer Aufgabe oder eines Projekts und markiert somit den Abschluss einer Tätigkeit. Der englische Begriff heißt auf Deutsch so viel wie Nachbesprechung oder auch Einsatzbesprechung.
Üblich sind Debriefings in vielen medizinischen Bereichen und bei Einsatzkräften in Notfällen. Auch nach schweren Unfällen und Naturkatastrophen werden Debriefings häufig eingesetzt, wobei in solchen Fällen meist Psychologen die Gespräche führen und den Betroffenen dabei helfen, das Erlebte zu verarbeiten. Entstanden ist das Debriefing übrigens im militärischen Kontext. Dort sind Debriefings nach Einsätzen nach wie vor üblich.
Debriefings beziehen sich aber nicht nur auf Notfälle oder Ausnahmesituationen. Sie werden auch in vielen Firmen in einem alltäglichen Kontext genutzt – zum Beispiel, um nach einem längeren Projekt darüber zu sprechen, wie es gelaufen ist. An einer solchen Nachbesprechung nehmen dann in der Regel die beteiligten Mitarbeiter und mindestens eine Führungskraft teil.
Worum geht es in einem Debriefing?
In einem Debriefing geht es darum, Resümee zu ziehen und ein Projekt oder eine längere Aufgabe sinnvoll zum Abschluss zu bringen. Indem man gemeinsam darüber spricht und sich darüber austauscht, was gut lief und was noch besser hätte laufen können, können die Beteiligten etwas für die Zukunft mitnehmen. Möglicherweise gibt es auch noch Redebedarf oder Dinge müssen noch geklärt werden – auch dafür bildet ein Debriefing den richtigen Rahmen.
Grundsätzlich können Debriefings bei allen möglichen Gelegenheiten im Job eingesetzt werden. Meist wird dieses Instrument zum Abschluss von Tätigkeiten verwendet, die längerfristig liefen und/oder besonders wichtig waren. Mit einem Debriefing kann allerdings auch die Übergabe des Jobs an einen Nachfolger gemeint sein. In diesem Fall gibt der Vorgänger seinem Nachfolger alles Wichtige mit auf den Weg, damit dieser reibungslos loslegen und seinen Job möglichst gut machen kann.
Wie läuft ein Debriefing ab?
Ein Debriefing kann zum Abschluss eines Projekts ein nützliches Instrument sein. Die Nachbesprechung kann je nach Projekt und Redebedarf der Beteiligten einige Minuten oder auch eine Stunde und länger dauern. Typischerweise gliedert sich eine solche Nachbereitung in mehrere Phasen:
- Rückschau und Bestandsaufnahme: Was ist geschehen?
- Einordnung und Interpretation: Welche Schlüsse lassen sich daraus ziehen?
- Transfer: Was kann man für die Zukunft mitnehmen?
In der ersten Phase, der Bestandsaufnahme, geht es darum, zusammenzutragen, was passiert ist und wie etwas gelaufen ist. Sind die Projektziele erreicht worden? Konnte die Aufgabe zufriedenstellend abgeschlossen werden? Gibt es etwas, das nicht oder nur unzureichend erledigt wurde? Entscheidend in dieser Phase der Nachbereitung ist es, möglichst neutral den Sachstand zu erörtern. Es geht nicht darum, eigene Wertungen einzubringen oder Schuldzuweisungen auszusprechen. Das Ziel ist vielmehr, dass sich alle Beteiligten wieder an alles Wichtige erinnern – auch an Dinge, die vielleicht schon längere Zeit zurückliegen. Die Erfahrungen der Teilnehmer werden gesammelt, um sie in der nächsten Phase des Debriefings zu nutzen.
In der Einordnung der Geschehnisse werden die Erkenntnisse der Bestandsaufnahme interpretiert: Warum sind die Dinge so gelaufen, wie sie gelaufen sind? Welche Schlüsse lassen sich aus den Erfahrungen ziehen? Zuletzt geht es um den Transfer dieser Erkenntnisse: Was kann man aus dem Erlebten für die Zukunft lernen? Was nehmen die Beteiligten mit und bedenken es bei ihren künftigen Aufgaben? Was kann man in Zukunft anders machen? Was muss noch erledigt werden? Sind bestimmte Maßnahmen jetzt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt wichtig? Falls neue Aufgaben geplant werden, sollte auch eindeutig festgelegt werden, wer wofür zuständig ist und bis wann was erledigt sein sollte.
Die Vorteile von Debriefings
Debriefings haben im Joballtag viele Vorteile. Einer der größten Pluspunkte einer solchen Nachbereitung: Projekte werden nicht nur (hoffentlich) erfolgreich über die Bühne gebracht, sondern die Erfahrungen werden auch aufbereitet, um daraus zu lernen. Besonders viele längerfristige Aufgaben sind aufwendig; die Beteiligten setzen sich oft über einen längeren Zeitraum ein und geben sich Mühe, ein gutes Ergebnis zu erzielen. Dann ist das Projekt irgendwann beendet, aber anstatt das Ganze einfach abzuhaken, schafft ein Debriefing einen zusätzlichen Mehrwert. Man lernt aus dem, was geschehen ist, und nimmt im besten Fall aus der Erfahrung wertvolle Lektionen für die Zukunft mit.
Natürlich wirst du auch sonst deine Schlüsse aus Projekten und Aufgaben ziehen, aber das würde wahrscheinlicher weniger systematisch ablaufen. In diesem Fall wäre die Gefahr größer, dass dir bestimmte Schlüsse entgehen würden. Ein Debriefing kann dir deshalb dabei helfen, dich weiter zu verbessern, aber auch bestimmte Fehler künftig zu vermeiden.
Die Nachbereitung im Team ist zusätzlich ein Pluspunkt: Indem man zusammen darüber spricht, sind alle auf demselben Stand. Die Resümees, die einzelne Beteiligte ziehen, teilen sie mit der Gruppe, so dass die Erkenntnisse allen zugutekommen. So lassen sich auch Fehleinschätzungen und -interpretationen eher vermeiden. Die gesammelten Erfahrungen der Gruppe helfen den Einzelnen, nicht nur eigene Fehler zu bemerken und künftig zu vermeiden, sondern auch aus den Fehlern anderer zu lernen. Somit findet durch Debriefings ein kollektives Lernen anhand von Fakten anstatt von subjektiven Empfindungen statt.
Nicht zuletzt kann ein Debriefing den Zusammenhalt im Team stärken und sich positiv auf die Kommunikation in der Gruppe auswirken. Dadurch können die Beteiligten für weitere Aufgaben motiviert werden und künftig noch besser und effektiver zusammenarbeiten. Das ist eine wichtige Basis für die Leistungsfähigkeit der Gruppe. Auch das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern kann von einer Nachbesprechung profitieren: Die Mitarbeiter erhalten unmittelbar eine Rückmeldung, was künftige Missverständnisse verhindert und ihnen aufzeigt, wo sie stehen. Indem der Chef offen mit seinen Mitarbeitern spricht, sorgt er außerdem für einen transparenten Umgang miteinander, der von den Beschäftigten wahrscheinlich positiv aufgefasst wird.
Tipps: So setzt du ein Debriefing gewinnbringend ein
Ein Debriefing kann nur dann den bestmöglichen Effekt haben, wenn das Instrument mit Bedacht eingesetzt wird. Was ist wichtig, wenn man eine Nachbesprechung zum Abschluss eines Projekts oder einer Aufgabe nutzen möchte? Zunächst einmal sollte zwischen dem Ende des Projekts und dem Debriefing nicht zu viel Zeit liegen, damit sich die Beteiligten noch gut an alles erinnern können.
Im Vorfeld eines Debriefings kann es sinnvoll sein, wenn der Chef (oder die verantwortliche Person) die Erfahrungen der einzelnen Beteiligten abfragt, zum Beispiel anhand einer schriftlichen Rückmeldung oder mithilfe eines Fragebogens. So kommt jeder zu Wort und die Erkenntnisse liegen schon vor dem Debriefing vor. Dadurch kann man sich in der Nachbesprechung noch stärker auf die Interpretation der Geschehnisse und den Transfer-Teil konzentrieren, was den Nutzen des Debriefings erhöhen kann. Ebenso kann es hilfreich sein, vorab eine Agenda für die Nachbereitung zu erstellen und diese im Vorfeld an die Teilnehmer zu verschicken, damit alle wissen, was sie erwartet, und sich darauf einstellen können.
Für das Debriefing sollte es einen klaren Zeitrahmen geben, der allen Beteiligten bekannt ist. So wird das Meeting eingegrenzt und die Teilnehmer werden dazu angeregt, sich in der vorhandenen Zeit auf das Wesentliche zu fokussieren. Das Gespräch sollte unbedingt in einer positiven Arbeitsatmosphäre stattfinden. Es geht nicht um Schuldzuweisungen und darum, nur nach hinten zu blicken. Im Vordergrund sollte immer die Frage stehen, was man aus der Erfahrung lernen kann. Dazu sollte sich jeder Beteiligte wohl damit fühlen, sowohl positive als auch negative Rückmeldungen zu äußern, die ihn selbst oder andere betreffen.
Debriefing-Regeln können den Rahmen für ein positives Gespräch schaffen
Um diesen positiven Rahmen zu schaffen, können gemeinsame Regeln für das Debriefing nützlich sein. Es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Beiträge konstruktiv sein müssen, dass Rückmeldungen lösungsorientiert statt vorwurfsvoll sein sollten, dass Kritik nicht persönlich gemeint ist und dass die Teilnehmer einander aufmerksam und unvoreingenommen zuhören sollten.
Der Lerneffekt eines Debriefings kann durch ein Protokoll maximiert werden. Deshalb sollte am besten einer der Teilnehmer die Nachbereitung protokollieren und die Erkenntnisse aus der Nachbesprechung im Anschluss an alle Teilnehmer verschicken. Falls es noch Dinge zu tun gibt und im Debriefing Zuständigkeiten geklärt und Termine festgelegt wurden, sollte das aus dem Protokoll ebenfalls hervorgehen.
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