Willkommensgruß für neue Kollegen: Gebührend begrüßen und einarbeiten

Wenn neue Kollegen ins Team kommen, ist das für alle eine aufregende Zeit. Die neuen Mitarbeiter wissen noch nicht, was sie im Job erwartet. Die alten Kollegen sind gespannt, wie der neue Kollege oder die neue Kollegin sein wird. Für eine rasche Eingewöhnung ist es hilfreich, neue Kollegen gebührend zu begrüßen und einzuarbeiten. Das können Kollegen und Arbeitgeber dafür tun, damit sich neue Mitarbeiter wohlfühlen.

Neuer Job: So können Arbeitgeber und Kollegen neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern

Keine Frage: Es ist aufregend, einen neuen Job anzutreten. Man kennt die Abläufe noch nicht und weiß noch nicht, was inhaltlich genau auf einen zukommt. Wird man die neuen Aufgaben gut bewältigen können? Außerdem kennt man die neuen Kollegen nicht – auch das macht das Ganze spannend und oft auch nervenaufreibend. Wird man sich gut mit ihnen verstehen? Wie ist das Betriebsklima? Und wie gut kommt man mit dem Chef aus? All diese Aspekte wirken sich entscheidend darauf aus, wie zufrieden man mit dem neuen Job sein wird.

Die „alten Hasen“ in der Firma können einiges dafür tun, neuen Mitarbeitern und Kollegen den Einstieg zu erleichtern. Dazu gehört es nicht nur, neue Kollegen einzuarbeiten, sondern auch, der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen einen Willkommensgruß zukommen zu lassen. Wenn sich der oder die Neue von Anfang an im Unternehmen wohlfühlt, kann er oder sie sich schnell ins Team einfinden. Es kann womöglich darüber hinaus verhindert werden, dass neue Mitarbeiter einen negativen Eindruck bekommen und das Unternehmen schon in der Probezeit wieder verlassen. Eine schnelle Eigenkündigung von neuen Mitarbeitern verursacht für den Arbeitgeber Aufwand und Kosten. Besonders problematisch ist sie für Firmen, die ohnehin Probleme damit haben, genügend qualifiziertes Personal zu finden.

Ein Willkommensgruß als Zeichen der Wertschätzung

Es sollte für Arbeitgeber selbstverständlich sein, neue Mitarbeiter gebührend zu begrüßen und ihnen deutlich zu machen, dass sich die Verantwortlichen in der Firma über ihre Mitarbeit freuen. Ein Willkommensgruß sollte vom unmittelbaren Vorgesetzten, einem höherrangigen Vorgesetzten oder dem Geschäftsführer kommen. Je höher der Rang der Person, die den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin willkommen heißt, desto deutlicher wird die Wertschätzung des Arbeitgebers.

Für die Begrüßung von neuen Mitarbeitern ist zwar in erster Linie der Arbeitgeber verantwortlich. Wenn sich auch die Kollegen um den oder die Neue bemühen, ist das aber eine nette Geste. Mit einem freundlichen Willkommensgruß für eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen nimmt man der Person ihre Nervosität. Man macht deutlich, dass hier nette Kollegen sind, die dem neuen Mitarbeiter zur Seite stehen. So kann man den Grundstein für ein harmonisches und produktives Miteinander im Team legen.

Willkommensgruß neue Kollegin oder neuer Kollege: Welche Möglichkeiten gibt es?

Wenn ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin ins Team kommt, ist es wichtig, ihm oder ihr den Einstieg in der Firma zu erleichtern. Je stärker sich der Arbeitgeber und die Kollegen um den oder die Neue bemühen, desto eher beginnt die Zusammenarbeit unter guten Voraussetzungen. Das macht es wahrscheinlicher, dass sich im Team alle gut verstehen und dass dem neuen Mitarbeiter sein Job gut gefällt. Was können Arbeitgeber und Kollegen tun, um neue Kolleginnen und Kollegen willkommen zu heißen? Die folgenden Tipps zeigen dir, welche Möglichkeiten es gibt. Was sich eignet, hängt davon ab, was in der Firma üblich ist, welches Budget es gibt und was im Einzelfall passend erscheint.

Mitarbeiter über neue Kollegin informieren

Bevor ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin seinen oder ihren Job antritt, sollten die übrigen Kollegen möglichst frühzeitig über den Neuzugang informiert werden. Der Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter darüber aufklären, dass es einen neuen Kollegen gibt und wo genau dieser arbeiten wird. In kleinen Firmen kann man den Mitarbeitern in persönlicher Runde – zum Beispiel bei einem größeren Meeting – sagen, dass es eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen geben wird. Die persönliche Bekanntmachung ist ungeachtet von der Unternehmensgröße auch wichtig bei Personen, die mit dem oder der Neuen eng zusammenarbeiten werden. Mitarbeiter, die von der Neueinstellung weniger berührt werden, können auch per Rundmail informiert werden.

Begrüßungsmail an neue Mitarbeiter verschicken

Es ist eine nette Geste, dem neuen Mitarbeiter zur Begrüßung eine freundliche E-Mail zu schicken. Darin können noch einmal alle wichtigen Informationen für einen guten Start zusammengefasst werden. Ebenso kann die Mail Abläufe beschreiben, auf Ansprechpartner eingehen oder Besonderheiten erklären. Arbeitgeber können neuen Mitarbeitern Tipps mit auf den Weg geben und wichtige Dokumente anhängen, zum Beispiel Sicherheits- oder Datenschutzhinweise, Lagepläne oder ein Organigramm der Abteilung.

Nicht zuletzt dient eine Begrüßungsmail an neue Mitarbeiter auch dazu, den neuen Beschäftigten deutlich zu machen, dass man sich über ihre Mitarbeit freut. Der Arbeitgeber kann ihnen in seiner Nachricht einen guten Start wünschen. Verschickt werden sollte so eine Nachricht am besten schon einige Tage vor dem ersten Arbeitstag. Wie förmlich oder informell die E-Mail klingen sollte, hängt von den Umständen im Einzelfall ab. Wenn es im Unternehmen üblich ist, dass alle per Du sind, kann das schon mit der Begrüßungsmail deutlich gemacht werden. Ein eher lockerer Ton kann neuen Mitarbeitern zudem die Aufregung nehmen.

Eine Begrüßungsmail an neue Mitarbeiter könnte zum Beispiel so klingen:

Liebe Sandra,

wir freuen uns sehr, dass du ab XX.XX. an Bord bist! Die Kollegen sind natürlich informiert und freuen sich darauf, dich kennenzulernen. Finde dich bitte wie telefonisch besprochen am Montag um 8.30 Uhr im Foyer ein, dort holen wir dich ab und zeigen dir alles, was du für den Anfang wissen musst. Dabei steht dir deine Kollegin Lena Meier als Ansprechpartnerin jederzeit zur Seite. Sie wird sich um deine Einarbeitung kümmern und für einen reibungslosen Einstieg sorgen.

Zur Orientierung findest du im Anhang noch einen Lageplan und ein Organigramm der Abteilung. Solltest du Fragen haben, zögere nicht, dich mit uns in Verbindung zu setzen. Ansonsten bis zum Montag.

Beste Grüße

Frank Muster

Den neuen Kollegen empfangen

Wenn ein neuer Kollege ins Team stößt, sollte er gebührend in Empfang genommen werden. Am besten macht das der Chef oder die Chefin. Wenn der Vorgesetzte verhindert ist, kann auch ein Kollege mit der Begrüßung des neuen Mitarbeiters beauftragt werden. In diesem Fall sollte der Chef oder auch der Geschäftsführer das Kennenlernen möglichst rasch nachholen – eine persönliche Begrüßung macht deutlich, dass die neue Mitarbeiterin wichtig ist und wertgeschätzt wird.

Neuer Kollege: Willkommensgruß bereitstellen

Es ist eine nette Idee, einem neuen Kollegen oder einer neuen Kollegin ein kleines Willkommenspaket zusammenzustellen. Darum kann sich der Vorgesetzte kümmern oder die Idee kann im Team umgesetzt werden. Eine Variante ist ein liebevoll gestalteter Korb mit Snacks, Pralinen, Kaffee und einer kleinen Grußkarte. Auch kleine Extras wie Stifte oder Notizblöcke sind denkbar. Oder wie wäre es mit einem kleinen Pflänzchen für den Schreibtisch? Ebenso möglich: Gutscheine für Restaurants in der Umgebung, Einkaufsgutscheine oder ein Strauß Blumen als Willkommensgruß für neue Kolleginnen und Kollegen.

Neue Mitarbeiter im Team vorstellen

Der Vorgesetzte oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter führt den neuen Kollegen oder die neue Kollegin am ersten Tag durch die Firma. Der neue Mitarbeiter bekommt alles gezeigt und erklärt, was zum Einstieg wichtig ist. Ebenso wichtig ist das Kennenlernen der neuen Kollegen. Üblicherweise gibt es sowohl ein persönliches Kennenlernen von einzelnen Kollegen als auch eine Vorstellung des neuen Mitarbeiters bei Meetings in größerer Runde. Dabei sollten neue Mitarbeiter darauf vorbereitet sein, ein paar Worte zu sich zu sagen – zum Beispiel, in welchem Gebiet sie sich auskennen und wo sie vorher gearbeitet haben.

Neuen Mitarbeitern einen Ansprechpartner zur Seite stellen

Zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses können sich für neue Mitarbeiter viele Fragen ergeben. Dann ist es hilfreich, wenn sie wissen, an wen sie sich wenden können. Der naheliegende Ansprechpartner ist einerseits der Chef oder die Chefin. Es kann andererseits aber auch sinnvoll sein, einen Kollegen oder eine Kollegin mit dieser Aufgabe zu betrauen. Dadurch muss der neue Mitarbeiter den Vorgesetzten seltener stören, was auch die Hemmschwelle reduzieren kann, Fragen tatsächlich zu stellen. Außerdem hilft ein persönlicher Ansprechpartner dem neuen Mitarbeiter, sich wohlzufühlen. Der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin zeigt dem neuen Kollegen außerdem, wo alles ist, erläutert Abläufe und erklärt, wie Geräte funktionieren.

Neue Kollegen zu gemeinsamen Aktivitäten einladen

Der erste Arbeitstag ist halb rum, die Mittagspause steht an. Dann ist es eine nette Geste, wenn die Kollegen den Neuen oder die Neue zu einem gemeinsamen Mittagessen einladen. Der neue Kollege muss die Pause dann nicht alleine verbringen. Bei einem gemeinsamen Mittagessen haben alle Beteiligten die Gelegenheit, sich besser kennenzulernen. Der neue Mitarbeiter findet womöglich schneller Anschluss, was ihm Aufregung nehmen kann und dafür sorgen kann, dass er sich wohler fühlt. Alternativ zu einem Mittagessen kann auch ein gemeinsames Frühstück im Kollegenkreis eine Option sein, ebenso ein Besuch im Café in einer kurzen Pause am Nachmittag.

Neue Kollegin einarbeiten: Das ist dabei wichtig

Nach einer kurzen Begrüßung und der Vorstellung im Team sind so manche neuen Mitarbeiter auf sich alleine gestellt. Das ist keine gute Idee, denn der oder die Neue weiß zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich nicht genau, was von ihr oder ihm erwartet wird. Zumal bei dieser Vorgehensweise das Risiko besteht, dass es unnötig lange dauert, bis sich der neue Kollege in seinen Job einfindet. Eine Einarbeitung, auch Onboarding genannt, ist deshalb essenziell.

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag mit der Vorbereitung des Onboardings und dauert in der Regel einige Monate an. Dabei läuft das Onboarding typischerweise in mehreren Phasen ab:

• Vorbereitung (Pre-Boarding)
• Orientierung (ab Tag 1 im neuen Job)
• Integration in den laufenden Betrieb (nach einigen Wochen/Monaten)

Der Vorgesetzte ist für die Koordination der Einarbeitung verantwortlich, übernimmt sie aber in der Regel nicht selbst. Am besten ist es, wenn der unmittelbare Vorgänger die neue Kollegin oder den neuen Kollegen einarbeiten kann. Ist diese Person nicht mehr da, kommt auch ein Mitarbeiter für das Onboarding infrage, der sich gut auskennt, zum Beispiel ein direkter Kollege. Hierbei ist es wichtig, dass Vorgesetzte den Mitarbeitern, die die Einarbeitung übernehmen, eine klare Struktur an die Hand geben. So kann die Einarbeitung zielgerichtet erfolgen. Für jede Abteilung sollte es einen detaillierten Einarbeitungsplan geben, damit die Einarbeitung strukturiert ablaufen kann und keine wichtigen Aspekte vergessen werden.

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