Sozialversicherungsausweis beantragen: Das musst du wissen

Wenn Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, brauchen sie deren Sozialversicherungsnummer, um sie korrekt anmelden zu können. Diese Nummer steht im Sozialversicherungsausweis. Was genau ist der Sozialversicherungsausweis? Woher bekommt man ihn? Und was ist, wenn man seinen Sozialversicherungsausweis verloren hat? Hier erfährst du alles, was zum Thema wichtig ist.

Was steht im Sozialversicherungsausweis?

Der Sozialversicherungsausweis (auch SV-Ausweis) ist ein wichtiges Dokument, das die Deutsche Rentenversicherung ausstellt. Genau genommen ist die Bezeichnung veraltet; seit Anfang des Jahres 2023 heißt der Sozialversicherungsausweis Versicherungsnummernachweis. Die bisherige Bezeichnung ist aber nach wie vor geläufig. Inhalt und Zweck des Dokuments haben sich durch den neuen Namen nicht geändert: Es enthält wichtige Informationen über die Versicherung der betreffenden Person. Das betrifft konkret die folgenden Angaben:

• Vor- und Nachname
• gegebenenfalls Geburtsname
• Versicherungsnummer
• Ausstellungsdatum
• Seriennummer/QR-Code

Rechtlich ist der Sozialversicherungsausweis beziehungsweise Versicherungsnummernachweis in § 18h Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. Demnach dient das Dokument der Kontrolle der Rentenversicherungsnummer. Wenn Unternehmen neue Mitarbeiter einstellen, können sie anhand des Sozialversicherungsausweises deren Versicherungsnummer überprüfen. Die Versicherungsnummer dient dabei als eindeutiger Nachweis der Identität. Zudem sollen mit dem Sozialversicherungsausweis Schwarzarbeit und ein Missbrauch von Sozialleistungen verhindert werden.

Wofür braucht man den Sozialversicherungsausweis?

Für jede erwerbstätige Person ist der Sozialversicherungsausweis beziehungsweise Versicherungsnummernachweis ein wichtiges Dokument. Man braucht ihn zum Beispiel, wenn man einen neuen Job antritt, wobei die Vorlage beim neuen Arbeitgeber seit 1. Januar 2023 nicht mehr zwingend ist. Den Sozialversicherungsausweis braucht man auch, wenn man Sozialleistungen wie zum Beispiel Arbeitslosengeld beantragen möchte.

Seit Anfang 2023 können Arbeitgeber die Versicherungsnummer eines neuen Beschäftigten der Rückmeldung der Datenstelle des zuständigen Rentenversicherungsträgers entnehmen. Gibt es hierbei jedoch Probleme, muss der Mitarbeiter den Sozialversicherungsausweis vorlegen. Falls es noch keine Versicherungsnummer gibt, beantragt der Arbeitgeber deren Vergabe.

Muss man den Sozialversicherungsausweis bei der Arbeit dabeihaben, um ihn bei Kontrollen vorlegen zu können? Nein. Das war zwar früher in manchen Branchen tatsächlich Vorschrift; beim Sozialversicherungsausweis bestand eine Mitführungspflicht. Diese Pflicht gibt es aber inzwischen nicht mehr. Wer in bestimmten Tätigkeitsfeldern arbeitet, muss sich allerdings bei Kontrollen ausweisen können. Behörden der Zollverwaltung können unangemeldet am Arbeitsplatz erscheinen und die Papiere der dort tätigen Personen überprüfen.

Das betrifft unter anderem Beschäftigte im Baugewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe oder dem Speditions-, Transport- und damit verbundenem Logistikgewerbe. In betroffenen Bereichen müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie Ausweispapiere mit sich führen und auf Verlangen vorlegen müssen.

Wer stellt den Sozialversicherungsausweis aus?

Menschen, die erwerbstätig oder zumindest im erwerbstätigen Alter sind, brauchen also einen Sozialversicherungsausweis – woher bekommt man ihn? Für die Ausstellung des Sozialversicherungsausweises (Versicherungsnummernachweises) ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Sie stellt den Sozialversicherungsausweis aus, wenn jemand seinen ersten Job antritt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um einen Nebenjob, Minijob, Teil- oder Vollzeitjob oder eine Ausbildung handelt. Der zuständige Rentenversicherungsträger schickt den Nachweis dann unaufgefordert zu. Es ist also nicht nötig, den Sozialversicherungsausweis zu beantragen.

Der Arbeitgeber kümmert sich dabei um alles, was zur Beantragung des SV-Ausweises nötig ist, sofern für einen neuen Mitarbeiter in der Vergangenheit noch kein Versicherungsausweis beantragt wurde. Um den SV-Ausweis beantragen zu können, braucht der Arbeitgeber bestimmte Angaben vom Beschäftigten, etwa den vollständigen Namen, das Geschlecht, das Geburtsdatum und den Geburtsort. Beschäftigte müssen den Sozialversicherungsausweis höchstens dann selbst beantragen, wenn sie ihren Sozialversicherungsausweis verloren haben – mehr dazu erfährst du weiter unten.

Sozialversicherungsausweis beantragen: Ablauf, Kosten & Bearbeitungsdauer

Du als Beschäftigter musst dich normalerweise nicht selbst darum kümmern, den Sozialversicherungsweis zu beantragen. Du bekommst ihn automatisch bei der Aufnahme deiner ersten Beschäftigung vom zuständigen Rentenversicherungsträger ausgestellt. Das leitet der Arbeitgeber in die Wege. Es kann allerdings sein, dass du den Sozialversicherungsausweis neu beantragen musst, weil du ihn verloren hast.

In diesem Fall kannst du den Sozialversicherungsausweis beantragen, was online bei der Deutschen Rentenversicherung möglich ist. Alternativ kannst du den Sozialversicherungsausweis auch über die Krankenkasse anfordern. Zur Beantragung musst du einige persönliche Angaben machen und deine Versicherungsnummer nennen. Die Deutsche Rentenversicherung bearbeitet deinen Antrag anschließend und schickt dir deinen Sozialversicherungsausweis zu. Meist gibt es dabei keine längere Bearbeitungszeit; in der Regel ist der neue Sozialversicherungsausweis innerhalb von einer Woche da. Einen Sozialversicherungsausweis zu beantragen ist nicht mit Kosten verbunden, es werden keine Gebühren fällig.

Sozialversicherungsausweis verloren: Was jetzt?

Es kann passieren, dass man den Sozialversicherungsausweis nicht mehr findet. Vielleicht ist er auch in einem schlechten Zustand, so dass die Angaben nicht mehr gut lesbar sind. Was dann? Meist stellt das kein größeres Problem dar, weil ein neuer Arbeitgeber den Versicherungsnummernachweis nicht mehr unbedingt braucht. Die Verantwortlichen können die zuständigen Informationen auch direkt abfragen. Dennoch solltest du dich zeitnah um Ersatz kümmern, wenn du deinen Sozialversicherungsausweis verloren hast.

Hierbei gilt für die Beantragung des Sozialversicherungsausweises das, was wir im vorigen Abschnitt beschrieben haben: Du wendest dich an die Deutsche Rentenversicherung oder deine Krankenkasse, um einen neuen Sozialversicherungsausweis zu beantragen. In vielen Fällen geht das unkompliziert online. Du musst einige Angaben zu deiner Person machen, anschließend stellt dir die Rentenversicherung einen neuen Sozialversicherungsausweis aus und schickt ihn dir zu. Auch in diesem Fall gilt: Ein neuer Sozialversicherungsausweis ist kostenfrei. 

Namensänderung: Muss man den Sozialversicherungsausweis neu beantragen?

Durch Heirat oder Scheidung kann sich eine Namensänderung ergeben. Was gilt in diesem Fall – muss man einen neuen Sozialversicherungsausweis beantragen? Normalerweise nicht. Sobald die Deutsche Rentenversicherung erfährt, dass sich dein Name geändert hat, stellt sie dir einen neuen Versicherungsausweis aus. Es reicht also, die Namensänderung dem Arbeitgeber beziehungsweise der Krankenkasse mitzuteilen. Der zuständige Rentenversicherungsträger schickt dir das Dokument nach der Bearbeitung automatisch zu, ohne dass du dies gesondert beantragen müsstest.

Müssen ausländische Beschäftigte einen Sozialversicherungsausweis vorweisen können?

Wie sieht es bei Beschäftigten aus, die keine deutschen Staatsbürger sind – brauchen sie auch einen Sozialversicherungsausweis? Es kommt auf die Umstände und die Art der Beschäftigung an. Grundsätzlich muss jede Person, die in Deutschland arbeiten möchte, einen Sozialversicherungsausweis haben. Es macht rechtlich keinen Unterschied, ob jemand Deutscher oder Ausländer ist.

Bei dieser Regelung gibt es allerdings Ausnahmen. Zum Beispiel für Beschäftigte, die nur vorübergehend in Deutschland tätig sind. Sie müssen keinen Sozialversicherungsausweis haben, dafür aber ihren Aufenthaltstitel oder eine Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften mit sich führen. Zudem gelten für bestimmte Personengruppen Ausnahmen, etwa für Selbstständige, Beschäftigte aus dem Nicht-EU-Ausland oder Personen, die auch in anderen Ländern einer Erwerbstätigkeit nachgehen.

Wenn ein ausländischer Beschäftigter in Deutschland arbeiten möchte und deshalb einen Sozialversicherungsausweis braucht, kümmert sich der Arbeitgeber um alles Weitere. Für Rückfragen zu den geltenden Vorschriften und Abläufen ist das Ausländeramt der richtige Ansprechpartner.

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