Viele Arbeitnehmer fiebern dem Urlaub entgegen. Endlich für ein, zwei, drei Wochen alles hinter sich lassen und entspannen! Aber Moment, war da nicht noch was? Wer übernimmt eigentlich die eigenen Aufgaben, wenn man nicht da ist? Eine Urlaubsvertretung ist nicht nur sinnvoll, sondern oft auch zwingend erforderlich, damit Kunden und Kontakte weiterhin einen Ansprechpartner haben. Wer muss sich darum kümmern? Wie findet man eine passende Urlaubsvertretung? Und was sollte bei der Planung bedacht werden?
Warum die Urlaubsvertretung so wichtig ist
Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Das führt dazu, dass Mitarbeiter mehrere Wochen pro Jahr nicht am Arbeitsplatz sind. Das urlaubsbedingte Fehlen kann für den Betrieb zum Problem werden, schließlich gibt es weiterhin Arbeit zu erledigen. Mit einer Urlaubsvertretung kann der Wegfall einer Arbeitskraft aufgefangen werden. Für die Planung einer Urlaubsvertretung ist der Arbeitgeber verantwortlich. Zwar klären viele Arbeitnehmer die Angelegenheit selbst, das müssten sie jedoch nicht. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass während des Urlaubs von Mitarbeitern alles geregelt ist.
Dass eine andere Person im Urlaubsfall als Vertretung einspringt, ist in vielen Jobs zwingend erforderlich. Das liegt schon daran, dass Kunden, Geschäftspartner und andere weiterhin einen Ansprechpartner haben müssen. Erreichen sie niemanden und klären sich Fragen über Wochen nicht, kann das ansonsten einen schlechten Eindruck hinterlassen und negativ auf das Unternehmen zurückfallen. Außerdem gibt es womöglich Aufgaben, die nicht warten können, bis der Beschäftigte aus dem Urlaub zurück ist. Um sie muss sich zwischenzeitlich jemand kümmern. Das kann auch bestimmte Projekte betreffen; womöglich müssen Deadlines eingehalten werden.
Auch für die abwesenden Personen ist eine Urlaubsvertretung sinnvoll
Eine Urlaubsvertretung kann abwesende Mitarbeiter auch in Meetings vertreten und Notizen darüber anfertigen, was besprochen worden ist, falls es kein Protokoll gibt. Möglicherweise fallen während des Urlaubs auch organisatorische Aufgaben an, die entweder nicht warten können oder wo es nachteilig sein könnte, sich erst später darum zu kümmern.
Ohne Urlaubsvertretung bedeutet der Urlaub eines Mitarbeiters meist mehr Arbeit für die Kollegen. Das kann dazu führen, dass sie nicht mehr genügend Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben finden. Auch für die Betroffenen selbst ist eine Urlaubsvertretung eine Erleichterung. Sie haben während ihres Urlaubs die Gewissheit, dass sich jemand um ihre Aufgaben kümmert. Stapeln sich hingegen die Aufgaben, ist die Rückkehr an die Arbeit umso stressiger. Der Gedanke daran kann dazu führen, dass man sich im Urlaub nicht richtig entspannen kann.
Urlaubsvertretung: Wer kommt dafür infrage?
Ob es eine Urlaubsvertretung geben muss, kommt auf den Job an. In manchen Fällen ist eine direkte Urlaubsvertretung nicht nötig, weil alle Aufgaben abgearbeitet sind oder die Arbeit ohne Weiteres liegenbleiben kann. Dann reicht es oft aus, dass jemand ans Telefon geht und als Ansprechpartner für Kontakte fungiert.
In anderen Fällen ist es hingegen gut, wenn es eine Person gibt, die mit der Urlaubsvertretung betraut ist. Wer kommt dafür infrage? Die beste Wahl sind oft direkte Kollegen. Wer im selben Büro sitzt, tauscht sich aus, so dass direkte Kollegen oft relativ gut wissen, was der nun abwesende Mitarbeiter macht. Das kann sich auch durch gemeinsame Aufgabenbereiche ergeben. Sie kennen sich deshalb oft so gut aus mit dem Aufgabengebiet des fehlenden Mitarbeiters, dass sie diesen sehr gut ersetzen können. Oft können solche Kollegen regelmäßig die Urlaubsvertretung füreinander übernehmen.
Gibt es keine direkten Kollegen, die die Aufgaben des abwesenden Arbeitnehmers gut kennen, kommen auch andere Kollegen aus derselben Abteilung infrage. Sie brauchen wahrscheinlich eine detailliertere Übergabe, können sich aber meist schnell einarbeiten.
Externe Urlaubsvertretung bei längerer Abwesenheit
Kann die Urlaubsvertretung aus bestimmten Gründen nicht auf Kollegen übertragen werden, kommen unter Umständen auch Auszubildende dafür in Betracht. Dafür müssen sie allerdings genügend Kenntnisse haben und brauchen eine Person, an die sie sich bei Fragen wenden können. Es ist sinnvoll, nur Azubis in höheren Lehrjahren mit einer Urlaubsvertretung zu betrauen. Sie haben sich schon an die Abläufe gewohnt und kennen sich grundsätzlich besser aus. Dabei muss bedacht werden, dass Auszubildende Berufsschule haben und nicht immer im Unternehmen sein können.
Findet sich intern kein Ersatz für den Mitarbeiter im Urlaub, kann sich eine externe Lösung anbieten. So können Aushilfen oder Mitarbeiter einer Zeitarbeitsfirma eingestellt werden. Wegen des damit verbundenen Aufwands bietet sich das aber nur an, wenn ein Arbeitnehmer lange Zeit fehlen wird. Bei einem normalen Urlaub lohnt es sich in der Regel nicht, eine externe Urlaubsvertretung einzustellen.
Urlaubsvertretung richtig planen: So klappt alles
Eine gute Urlaubsplanung ist wichtig, damit während der Abwesenheit des betreffenden Mitarbeiters alles reibungslos läuft. Davon profitiert das Unternehmen, aber auch der fehlende Mitarbeiter selbst. Wer die Gewissheit hat, dass die Urlaubsvertretung in guten Händen ist, kann beruhigt in den Urlaub fahren – und eher der Versuchung widerstehen, zwischendurch berufliche Mails zu checken.
Die Urlaubsvertretung sollte möglichst frühzeitig geplant werden. Die Person, die die Urlaubsvertretung übernehmen soll, muss rechtzeitig Bescheid wissen, um sich darauf einstellen zu können. Sie muss womöglich eigene Aufgaben anders planen und sich in die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters einarbeiten. Eine Erinnerung an die anstehende Urlaubsvertretung etwa zwei Wochen vorher ist zudem sinnvoll, damit es keine Missverständnisse gibt.
Wer in den Urlaub fährt, sollte vor dem Urlaub überlegen, um was sich die Urlaubsvertretung kümmern sollte und was warten kann. Es ist sinnvoll, anspruchsvolle oder besonders wichtige Aufgaben vorher selbst zu erledigen. Die Urlaubsvertretung ist womöglich nicht tief genug in den jeweiligen Themen, um solche Aufgaben zufriedenstellend erledigen zu können. In jedem Fall sollte der Urlaubsvertretung kein Berg an Aufgaben hinterlassen werden.
Ein schriftlicher Überblick kann der Urlaubsvertretung helfen
Eine kurze Einarbeitung kann vor der Urlaubsvertretung nötig sein, damit die betreffende Person alle nötigen Informationen hat. Sie braucht möglicherweise auch bestimmte Unterlagen oder Zugang zu bestimmten Dateien. Auch das muss im Vorfeld eines Urlaubs geklärt werden. Es ist auch sinnvoll, der Urlaubsvertretung weitere Ansprechpartner zu nennen, an die sie sich bei Fragen wenden kann. Oft ist es hilfreich, wenn die Urlaubsvertretung eine Checkliste oder einen anderweitigen schriftlichen Überblick über alles Wichtige hat.
Bevor sie sich in den Urlaub verabschieden, sollten Arbeitnehmer ihren Schreibtisch aufräumen. Wenn die Urlaubsvertretung sich erst durch das Chaos wühlen muss, um nach Unterlagen zu suchen, ist das für sie ärgerlich und kostet unnötig Zeit. Besser ist es, wenn auf dem Schreibtisch nur Sachen liegen, die während des Urlaubs wichtig sind oder sein könnten. Außerdem sollte das Telefon umgestellt werden, wenn die Vertretung nicht am Arbeitsplatz des fehlenden Mitarbeiters sein wird. An eine informative Abwesenheitsnotiz muss ebenfalls gedacht werden, bevor der Urlaub beginnen kann.
Diese Fehler sollten bei der Planung der Urlaubsvertretung vermieden werden
Damit ein abwesender Mitarbeiter während seines Urlaubs gut vertreten ist, sollten bestimmte Fehler bei der Planung der Urlaubsvertretung vermieden werden. Der wohl größte Fehler: eine Urlaubsvertretung wird überhaupt nicht geplant, obwohl sie nötig ist. Die Wahrscheinlichkeit ist dann groß, dass es durch das Fehlen des Mitarbeiters Probleme gibt oder Aufgaben suboptimal erledigt werden.
Ebenso riskant ist es, nicht eine verantwortliche Urlaubsvertretung zu bestimmen, sondern die Arbeit auf die übrigen Kollegen zu verteilen. Das kann zwar funktionieren, wenn die durch den abwesenden Mitarbeiter anfallenden Aufgaben überschaubar sind. Werden allerdings keine Verantwortlichkeiten festgelegt, besteht die Gefahr, dass sich niemand zuständig fühlt.
Urlaubsvertretung nicht in letzter Minute planen
Vermieden werden sollte auch eine Planung der Urlaubsvertretung in letzter Minute. Arbeitnehmern, die sich während des Urlaubs eines Kollegen um alles kümmern, sollten sich rechtzeitig darauf einstellen können – auch, um ihre eigenen Aufgaben entsprechend planen zu können.
Auch bei der Wahl der Urlaubsvertretung können falsche Entscheidungen getroffen werden. Wird dafür ein Kollege gewählt, der sich mit dem Aufgabenbereich des fehlenden Mitarbeiters nicht auskennt, kann er diesen wahrscheinlich nur sehr schwer adäquat vertreten. Werden Auszubildende oder Aushilfen für die Urlaubsvertretung herangezogen, besteht das Risiko, diese zu überfordern.
Ein weiterer Fehler bei einer Urlaubsvertretung wäre es, die Vertretung nicht ausreichend zu informieren. Wenn sie nicht über alle wichtigen Themen und Vorgänge im Bilde ist, gibt es womöglich Schwierigkeiten. Eine enge Absprache zwischen der Person, die in den Urlaub fahren wird, und ihrer Vertretung ist deshalb wichtig.
Muss man selbst eine Urlaubsvertretung übernehmen, wenn der Chef fragt?
Wenn der Urlaub eines Kollegen bevorsteht, kann es sein, dass man sich mit der Bitte des Chefs konfrontiert sieht, die Urlaubsvertretung zu übernehmen. Das löst bei vielen Arbeitnehmern keine Freude aus, schließlich bedeutet eine Urlaubsvertretung mehr Arbeit. Die eigenen Aufgaben müssen ja auch erledigt werden. Deshalb kommt oft die Frage auf, ob man eine Urlaubsvertretung übernehmen muss oder nicht.
Die kurze Antwort: ja, man muss. Eine Urlaubsvertretung zu bestimmen ist vom Weisungsrecht des Arbeitgebers gedeckt, weshalb der Anweisung grundsätzlich Folge geleistet werden muss. Das ist selbst dann der Fall, wenn durch die Urlaubsvertretung mehr Arbeit entsteht, die auch mit Überstunden verbunden sein kann.
Bei Überstunden kommt es jedoch auf die jeweilige Regelung im Arbeitsvertrag an. Ohne entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag müssen Arbeitnehmer nur dann Überstunden machen, wenn es dringende betriebliche Gründe dafür gibt. In jedem Fall dürfen die Arbeitszeiten während der Urlaubsvertretung nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen. Auch gesetzliche Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen müssen eingehalten werden.
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