In der beruflichen Kommunikation sind E-Mails oft das Mittel der Wahl. Im Vergleich zu Telefonaten bieten sie allerdings mehr Raum für Missverständnisse. Umso wichtiger ist es, E-Mails zu verfassen, die unmissverständlich und klar formuliert sind. Ebenso entscheidend sind eine stringente Struktur und ein höflicher Umgangston. Wie schreibt man E-Mails richtig? Hier findest du Tipps.
E-Mails sinnvoll strukturieren
Damit der Empfänger einer E-Mail den Inhalt schnell erfassen kann und die E-Mail leicht lesbar ist, braucht sie eine sinnvolle Struktur und Formatierung. Es fängt schon beim Betreff an: Er sollte so prägnant wie möglich formuliert sein. Im besten Fall weiß der Empfänger schon, worum es geht, bevor er die E-Mail geöffnet hat. Der Betreff sollte außerdem möglichst kurz sein.
Die eigentliche E-Mail beginnt mit der Anrede des Empfängers. Welche Anrede angemessen oder denkbar ist, hängt von der Beziehung zwischen Absender und Adressat ab. Es kommt ebenso auf den Anlass der Korrespondenz an. Ist der Empfänger nicht persönlich bekannt oder ist das Verhältnis bestenfalls flüchtig, bietet sich das höfliche „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“ an. Ist man hingegen mit dem Empfänger per Du, kommen eher „Hallo XY“ oder „Liebe/r XY“ infrage.
Entscheidend ist außerdem die Branche. Je konservativer das Feld, in dem sich der Empfänger der E-Mail bewegt, desto mehr spricht für eine möglichst höfliche, förmliche Anrede. Sind in der Branche hingegen informellere Umgangsformen üblich, ist ein simples „Hallo“ oft die bessere Lösung – auch für Empfänger, die man siezt. Im Zweifel ist es sinnvoll, sich daran zu orientieren, welche Anrede der Empfänger gewählt hat, falls er schon eine E-Mail geschickt hat.
E-Mails in Absätze untergliedern
Nach der Anrede geht es an den Kern der E-Mail: Der Verfasser formuliert sein Anliegen. Dabei sollte er auf den Punkt kommen und es nicht unnötig kompliziert machen. Bei längeren E-Mails, die über wenige Sätze hinausgehen, kann sich eine Untergliederung in mehrere Absätze anbieten, wenn das für mehr Übersichtlichkeit und eine bessere Lesbarkeit sorgt. Dabei sollten auch Leerzeilen genutzt werden.
Wichtig ist auch die Wahl der Schriftart und Schriftgröße. Es ist ratsam, etwas zu wählen, das den üblichen Gepflogenheiten entspricht. Experimentelle oder sehr verspielte Schriftarten sind zumindest für die professionelle Korrespondenz keine gute Wahl, weil sie unseriös wirken können. Besser geeignet sind gängige, schnörkellose Schriftarten wie Verdana, Arial oder Calibri. Die passende Schriftgröße hängt von der Schriftart ab; meist liegt sie zwischen 11 und 12 pt.
Häufig müssen Dateianhänge mitgeschickt werden. Das sollte aber nur Anhänge betreffen, die für den Empfänger tatsächlich relevant sind. Wichtig ist, dass die Dateien eine klare Bezeichnung haben und die Anhänge nicht zu groß sind. Anhänge sollten außerdem ein gängiges Format haben – der Empfänger muss sie auch öffnen können.
E-Mail schreiben: Tipps für Inhalt und Umgangston
Wenn es darum geht, die perfekte E-Mail zu schreiben, kommt es auf den Inhalt an. Hierbei spielt die Wortwahl eine essenzielle Rolle. E-Mails sollten so klar und verständlich wie möglich formuliert sein, damit sich keine Missverständnisse ergeben. Der Adressat der E-Mail muss dann nicht extra nachfragen (oder fragt nicht nach und versteht etwas falsch). Zur besseren Verständlichkeit sollten so wenig Fachbegriffe und Fremdwörter wie möglich benutzt werden. Es kommt dabei jedoch auch darauf an, welche Expertise der Empfänger der E-Mail hat und welches Wissen ihm unterstellt werden kann.
Bei E-Mails im beruflichen Kontext kommt es auch auf den Umgangston an. Er sollte immer höflich und respektvoll sein. Eine zu informelle Formulierung oder Ansprache kann als respektlos aufgefasst werden und ist deshalb riskant. Je oberflächlicher die Beziehung, desto höflicher sollte die E-Mail sicherheitshalber formuliert werden. Auch bei Meinungsverschiedenheiten sollten E-Mails möglichst freundlich klingen. Das hilft, Konflikte zu vermeiden, und kommt guten Beziehungen zugute.
Damit eine E-Mail einen positiven Eindruck hinterlässt, ist es außerdem wichtig, dass sie fehlerfrei ist. Vermieden werden sollten Rechtschreibfehler und grammatikalische Fehler, aber auch inhaltliche Fehler oder falsch geschriebene Namen.
Effektiv und respektvoll kommunizieren in E-Mails
Im Vergleich zu einem persönlichen Austausch oder einem Telefonat ist die Kommunikation in E-Mails erschwert. Dem Empfänger der Nachricht fehlen wichtige körpersprachliche und situative Signale, die dabei helfen, das Gesagte beziehungsweise Geschriebene einzuordnen. Dadurch können sich eher Missverständnisse ergeben. Formulierungen können auch negativer aufgefasst werden, als sie gemeint sind. Umso wichtiger ist es, in E-Mails besonders auf die Wortwahl zu achten.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, dass du dein Anliegen klar und unmissverständlich formulierst. Das gelingt am besten in kurzen, aktiven Sätzen. Lange Schachtelsätze oder vage Aussagen solltest du vermeiden – sie könnten für Verwirrung sorgen. Auch auf Ironie und Sarkasmus solltest du verzichten. In einer E-Mail kann es schwer sein, humorvolle Spitzen so herüberzubringen, dass der andere sie versteht. Das Risiko, dass sie falsch verstanden werden, ist besonders groß, wenn der Empfänger deiner E-Mail dich nicht gut kennt.
Es ist wichtig, E-Mails sorgfältig zu lesen, bevor du sie beantwortest oder anderweitig darauf reagierst. Wenn du eine Antwort formulierst, solltest du auf sämtliche Anliegen und mögliche Fragen deines Gesprächspartners eingehen. Es wäre unhöflich, Fragen unbeantwortet oder wichtige Inhalte unkommentiert zu lassen. Das könnte auch eine längere E-Mail-Schleife zur Folge haben, wenn der Empfänger deiner E-Mails immer wieder nachfragen muss, bis bestimmte Dinge klar sind.
Manchmal ist es sinnvoll, direkt nachzufragen, ob du etwas richtig verstanden hast. Das bietet sich dann an, wenn die Formulierungen deines Gesprächspartners schwammig sind, aber viel davon abhängt, dass du nichts falsch verstehst. Wenn du bei deinen eigenen Formulierungen unsicher bist, ob sie nachvollziehbar sind, kannst du auch deinerseits nachfragen, ob alles klar ist oder noch Fragen offen sind.
Besondere Anlässe für E-Mails: Von der Bewerbung bis zur Kündigung
In E-Mails kann es um ganz unterschiedliche Anliegen gehen. Manchmal ist das Ziel eine Absprache mit Kollegen oder Kunden. In anderen Fällen geht es um etwas Spezielleres, was nicht ganz so alltäglich ist. Was in bestimmten Situationen wichtig ist, erfährst du hier.
Bewerbung per E-Mail
Bewerbungen per E-Mail sind in vielen Unternehmen längst Standard; die postalische Bewerbung hat vielerorts ausgedient. Wenn Bewerbungen in einer E-Mail verschickt werden, sollten die Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst werden. Die einzelnen Bestandteile der Bewerbungen werden so angeordnet wie in gedruckten Bewerbungen auch, also zum Beispiel Anschreiben, Lebenslauf und Anhänge. Wichtig ist, dass die Bewerbungs-Datei einen eindeutigen Namen hat – zum Beispiel „Bewerbung_Buchhaltung_SMueller“. So kann der Empfänger sie korrekt zuordnen – auch dann noch, wenn sie von der E-Mail abgekoppelt ist.
Was schreibt man in die eigentliche E-Mail, wenn man eine Bewerbung verschickt? Hier braucht es keinen langen Text. Weise einfach mit zwei, drei Sätzen darauf hin, was du schickst – deine Bewerbung für den Job XY –, und drücke aus, dass du dich auf eine Rückmeldung freust. Wichtig ist, dass du im Ton höflich und professionell bist. Verschicke Bewerbungen unbedingt von seriös klingenden E-Mail-Adressen, um keinen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Per E-Mail kündigen
Wer seine Kündigung nicht persönlich einreicht, kann sie per E-Mail an die zuständige(n) Person(en) im Unternehmen verschicken. Die Kündigung sollte in einem separaten Dokument als Anhang geschickt werden. Sie wird also nicht direkt in das Textfeld der E-Mail geschrieben, sondern am besten als PDF mitgeschickt.
Wie bei einer Bewerbung per E-Mail gilt auch bei Kündigungen per E-Mail: Im Textfeld der E-Mail reichen wenige Sätze. Mache den Empfänger darauf aufmerksam, worum es sich handelt. In die E-Mail schreibst du zum Beispiel: „Sehr geehrter Herr Beispiel, bitte nehmen Sie die angehängte Kündigung zur Kenntnis.“ Die Kündigungsdatei sollte einen prägnanten Dateinamen haben, etwa „Kündigung_StefanSchmidt“.
Danke sagen per E-Mail
Es gibt viele Anlässe, Danke zu sagen. Vielleicht möchtest du dich bei einem Kollegen bedanken, der dich in letzter Zeit tatkräftig unterstützt hat. Oder dein Dank geht an einen Geschäftspartner, mit dem du ein Projekt erfolgreich auf die Beine gestellt hast. Eine E-Mail kann ein guter Weg sein, Danke zu sagen und die eigene Wertschätzung auszudrücken.
Wie du das am besten formulierst, hängt von den konkreten Umständen ab. Manchmal reichen ein, zwei Sätze, in anderen Fällen bietet sich eine etwas längere E-Mail an. Wie emotional und informell das klingen kann, ist abhängig davon, wie gut du den Empfänger deiner E-Mail kennst.
Hier ein Beispiel, wie man sich für tatkräftige Unterstützung bei einer Kollegin bedanken könnte: „Liebe Lisa, ganz, ganz herzlichen Dank für deine Hilfe bei XY! Du hast einen gut bei mir. Liebe Grüße, Sabine“.
Eine Beschwerde schreiben
Du möchtest dich über etwas beschweren, zum Beispiel über eine Lieferung. Auch das geht per E-Mail. Wichtig ist, dass du deine Nachricht an den richtigen Ansprechpartner richtest. Im Inhalt solltest du so präzise wie möglich sein – konstruktive, nachvollziehbare Kritik hilft dem Empfänger dabei, sich zu verbessern. Sei zugleich im Ton höflich. Es gibt keinen Grund, jemand anderem feindselig zu begegnen, vor allem nicht Personen, die gar nicht für das verantwortlich sind, was du anprangerst.
Wenn es dir sinnvoll erscheint, kannst du in deiner Beschwerde-Mail Lösungsvorschläge machen. Das hilft der Gegenseite dabei, dein Anliegen zu deiner Zufriedenheit zu lösen.
E-Mail schreiben: Rechtliche Aspekte
Beim Versand von E-Mails spielen auch rechtliche Aspekte eine Rolle. Das betrifft zum Beispiel den Datenschutz. E-Mails enthalten unweigerlich personenbezogene Daten. Darunter fallen auch E-Mail-Adressen – selbst dann, wenn keine Klarnamen verwendet werden. Wer E-Mails verschickt, sollte deshalb verantwortungsbewusst damit umgehen. Es kann zum Beispiel problematisch sein, E-Mails von anderen weiterzuleiten. Bevor du eine E-Mail weiterleitest, solltest du überlegen, ob das aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklich ist. Im Zweifel kann es sinnvoll sein, den Absender der E-Mail vor einer Weiterleitung um Erlaubnis zu bitten.
Ein Problem für den Datenschutz kann sich auch bei E-Mails ergeben, die an mehrere Empfänger gehen. Die E-Mail-Adressen der anderen Adressaten sind häufig für alle Empfänger einsehbar, wenn nicht andere Einstellungen vorgenommen werden.
Wie gut Daten in E-Mails geschützt sind, hängt außerdem von den Sicherheitsvorkehrungen des Providers ab. Hierbei kann es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede geben. Es kommt auch darauf an, wo die Daten gespeichert sind – in Deutschland, der EU oder im weiteren Ausland.
Rechtliche Aspekte beim Umgang mit E-Mails können auch das Urheberrecht betreffen. Das Urheberrecht könnte zum Beispiel verletzt werden, wenn E-Mails veröffentlicht werden. Das gilt auch für die Veröffentlichung von Fotos oder Grafiken. Vorsicht ist zudem geboten, wenn digitale Kopien von zahlungspflichtigen Artikeln Personen zugänglich gemacht werden, die darauf eigentlich keinen Zugriff hätten, weil sie kein Abonnement haben.
Fazit: E-Mails professionell schreiben – aber richtig
- E-Mails sind aus der beruflichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken – zur Absprache mit Kollegen, Vorgesetzten, Geschäftspartnern oder Kunden.
- Es lohnt sich, sich darüber Gedanken zu machen, wie E-Mails formuliert werden. So sollte der Inhalt möglichst leicht zu erfassen sein. Wichtig ist auch eine gute Lesbarkeit, die durch Absätze gefördert werden kann.
- Bei der E-Mail-Kommunikation können sich leichter Missverständnisse ergeben als bei anderen Kommunikationsformen. Umso wichtiger ist es, sich unmissverständlich auszudrücken und auf ironische Bemerkungen zu verzichten.
- Höflichkeit und ein respektvoller Umgang in E-Mails bilden den Grundstein für gute Beziehungen zu beruflichen Kontakten.
- Beachtet werden sollten beim Versand von E-Mails auch rechtliche Aspekte, zum Beispiel in Bezug auf den Datenschutz.
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