Qualitätsmanagement hat in Unternehmen einen hohen Stellenwert – es ist essenziell, um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben, Kunden zufriedenzustellen und möglichst wirtschaftlich zu arbeiten. Die Kaizen-Methode ist dabei ein Modell, auf das viele Unternehmen setzen. Mit kleinen Schritten soll dabei eine stete Verbesserung erreicht werden. Wie funktioniert das genau? Welche Kaizen-Methoden gibt es? Und wie setzt man Kaizen richtig ein?

Kaizen-Definition: Was bedeutet Kaizen?

Kaizen – gehört hast du davon womöglich schon einmal, aber was hat Kaizen für eine Bedeutung? Dahinter steckt eine Philosophie, bei der es um stete Verbesserung geht. Ihren Ursprung hat die Kaizen-Philosophie in Japan und bezog sich ursprünglich in erster Linie auf die Optimierung von Verfahren in der Fertigungstechnik, kann aber auch auf alle anderen Unternehmensbereiche und Tätigkeiten angewendet werden. In Europa und den USA ist das Kaizen-Prinzip in vielen Unternehmen fest verankert.

Das Kaizen-Prinzip gibt es in Japan schon lange. Im Jahr 1986 hat der japanische Organisationstheoretiker und Managementberater Masaaki Imai dem Konzept mit seinem Buch „Kaizen: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner im Wettbewerb“ auch in westlichen Ländern mehr Aufmerksamkeit verschafft. Imai hat die Kaizen-Methode nicht erfunden, wollte sie aber mit seiner Kaizen Institute Consulting Group westlichen Unternehmen näherbringen.

Kai steht dabei für „Veränderung“, zen für „zum Besseren“. Bei Kaizen geht es um Verbesserung, und zwar durch alle Beteiligten, jederzeit und in jedem Bereich. Prozesse und Abläufe in Unternehmen sollen durch die Kaizen-Methode kontinuierlich optimiert werden. Das gelingt durch Vereinfachung, Verschlankung und die Ausmerzung von Fehlern und Problemen durch ein kleinschrittiges Vorgehen.

Angelehnt an Kaizen spricht man auch vom Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, kurz KVP. Richtig angewendet kann Kaizen die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens kurz- und langfristig stärken. Was ist mit Kaizen vs. Innovation – ist beides nicht ein- und dasselbe? Nicht ganz. Kaizen setzt auf Innovation, ist aber zielgerichteter und steht für eine bestimmte Methodik, während Innovation lediglich ein Oberbegriff für Erneuerungen ist – unabhängig davon, wie sie zustande gekommen sind.

Vorteile und Ziele von Kaizen im Qualitätsmanagement

Kaizen-Management ist mit bestimmten Zielen verknüpft. Die Kaizen-Methode soll Unternehmen dabei helfen

• die Qualität stetig zu verbessern, ohne dafür viel Geld ausgeben zu müssen
• schnelle Lösungen zu finden bei hoher Qualität von Anfang an
• Vorgänge im Unternehmen zu standardisieren
• nach Perfektion zu streben, Schwachstellen zu erkennen und auszumerzen
• suboptimale Vorgehensweisen zu optimieren, um eine Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden
• alle Mitarbeiter in den Prozess zu involvieren

Wenn Kaizen sinnvoll umgesetzt wird, bietet es Unternehmen viele Vorteile: sie können Prozesse und Abläufe effektiver gestalten, produktiver und wirtschaftlicher Arbeiten. Doppelte Arbeit kann vermieden werden und die Qualität kann erhöht werden. Fehler werden unwahrscheinlicher, und wenn sie doch geschehen, werden sie schnell erkannt und führen zu einem Umdenken. Indem die Mitarbeiter in der Planung und Umsetzung von Kaizen involviert werden, können sie zu eigenverantwortlichem Arbeiten und einer engagierten Mitarbeit angeregt werden.

Kaizen als Qualitätsmanagement kann nicht nur ganzheitlich in Unternehmen gewinnbringend genutzt werden. Auch im Kleinen kann die Kaizen-Methode angewendet werden: Arbeitnehmer können ihre Arbeit nach dem Kaizen-Prinzip gestalten, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber das im Großen auch tut. Dadurch können Beschäftigte ihre Arbeit angenehmer gestalten, sich besser fokussieren, weniger ablenken lassen und mehr schaffen.

Wie funktioniert die Kaizen-Methode?

Bei Kaizen geht es darum, Prozesse in Unternehmen möglichst optimal zu gestalten, um dadurch die besten Ergebnisse zu erzielen. Probleme sollen schnell erkannt und behoben werden. Durch eine umsichtige Planung kann Problemen jedoch auch vorgebeugt werden. Ein wichtiges Merkmal des Kaizen-Prinzips ist, dass alle Mitarbeiter auf allen Ebenen beteiligt werden. Die Mitarbeiter sollen selbst darauf achten, wo noch etwas verbessert werden könnte – und sich nicht scheuen, Vorgehensweisen zu kritisieren, die suboptimal sind. Kritik ist bei Kaizen ausdrücklich erwünscht.

Wie können Unternehmen mit Kaizen beginnen? Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, dass es ein Problem und damit Bedarf zur Optimierung gibt. Das kann mit Kaizen gelingen, aber nur, wenn das Kaizen-Prinzip Teil der Unternehmenskultur wird: Alle Mitarbeiter inklusive der Führungskräfte und des Managements müssen sich darüber im Klaren sein, wie wichtig die Verbesserung in kleinen Schritten ist.

Bei Kaizen trägt jeder Einzelne dazu bei, die Verbesserung herbeizuführen. Es werden also nicht nur von oben Dinge diktiert, die Mitarbeiter stur umsetzen sollen, egal, ob sie sie als hilfreich und sinnvoll empfinden oder nicht. Die Meinung der Mitarbeiter ist im Kaizen wichtig, denn sie wissen oft am besten, wo noch Verbesserungspotenzial ist. Kaizen erfordert damit eine kooperative statt einer streng hierarchischen Führung.

In der Umsetzung muss Kaizen als fortwährender Prozess begriffen werden. Die Kaizen-Methode ist nichts, was einmal angewendet und nach einigen Monaten oder Jahren abgeschlossen wird. Es gibt fortwährend Möglichkeiten zur Verbesserung, weshalb jeder Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit bestrebt sein sollte, Abläufe noch weiter zu optimieren.

Fünf Elemente von Kaizen

Die Kaizen-Methode basiert auf fünf Elementen: Qualitätsorientierung, Kundenorientierung, Prozessorientierung, Standardisierung und Kritikorientierung. Schauen wir uns die verschiedenen Bestandteile von Kaizen in Unternehmen genauer an.

Qualitätsorientierung

Unternehmen legen Qualitätsstandards für Tätigkeiten und Prozesse fest. Qualitätskontrollen nehmen einen hohen Stellenwert ein.

Kundenorientierung

Die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden sind der Ausgangspunkt aller Überlegungen im Unternehmen und werden als entscheidend für den Wettbewerbserfolg angesehen. Als Kunden werden nicht nur externe Kunden im klassischen Sinn verstanden, sondern auch alle Mitarbeiter, die als Kunden ihrer Kollegen angesehen werden. Diese arbeiten ihnen zu, so dass die Arbeit der Beschäftigten ineinandergreift. Bei Kaizen geht es also auch darum, dass sich die Mitarbeiter bestmöglich aufeinander einstellen, um möglichst gut zusammenzuarbeiten. Für die Mitarbeiter bedeutet das, ihre Leistungen und Vorgehensweisen selbstkritisch zu analysieren und, falls möglich, zu verbessern.

Prozessorientierung

Verbesserung wird in der Kaizen-Philosophie als fortlaufender Prozess verstanden, der niemals beendet ist. Dabei werden die Prozesse im Unternehmen so optimiert, dass sie die beste Qualität und die besten Ergebnisse zutage befördern können. Sind die Ergebnisse nicht optimal, ist wiederum eine Verbesserung nötig. Dadurch kann eine höhere Wertschöpfung erreicht und die Fehlerrate kann gesenkt werden.

Standardisierung

Prozesse werden bei Kaizen ständig geprüft, und zwar in einem PDCA-Zyklus. Die Abkürzung steht für plan, do, check und act, also planen, tun, prüfen und handeln. Wenn sich Verbesserungsvorschläge bewähren, werden sie als neue Standards festgelegt und laufende Prozesse entsprechend angepasst. Vom PDCA-Zyklus gelangen Unternehmen so zum SDCA-Zyklus, was für standardize, do, check und act steht – auf Deutsch also standardisieren, tun, prüfen und handeln.

Kritikorientierung

Kritik wird bei der Kaizen-Philosophie als etwas Positives wahrgenommen – sie ist explizit erwünscht. Kritik hilft dabei, Probleme zu erkennen und Abläufe zu verbessern. Wichtig ist, dass die Unternehmensführung alle Mitarbeiter dazu ermuntert, Verbesserungsvorschläge zu entwickeln und zu äußern. Das Management sollte diese Aspekte aufgreifen, prüfen und gegebenenfalls etwas verändern.

Kaizen-Methode: Die „5S“

Die Grundlage aller Verbesserungen in Unternehmen stellt 5S dar. 5S ist der Schlüssel zu kontinuierlicher Optimierung und der Vereinfachung von Prozessen. Ein 5S-Programm eignet sich grundsätzlich für alle Bereiche der Wirtschaft und jede Abteilung. Die fünf S sind dabei die wesentlichen Instrumente, um Kaizen in Unternehmen umzusetzen. Sie stehen für:

• Seiri: Ordnung schaffen – alle unnötigen Dinge aus dem Arbeitsbereich entfernen
• Seiton: Ordnungsliebe – alle verbleibenden Gegenstände sinnvoll ordnen, damit sie jederzeit griffbereit sind und sofort gefunden werden können
• Seiso: Sauberkeit – der Arbeitsplatz sollte immer sauber gehalten werden, was auch für Maschinen und Werkzeuge gilt
• Seiketsu: Persönlicher Ordnungssinn – jedem Mitarbeiter sollte es ein persönliches Anliegen sein, Ordnung und Sauberkeit zu wahren, und es sollte ein fester Bestandteil seines Arbeitstages sein
• Shitsuke: Disziplin – Jegliche Standards und Kaizen-Regeln sind jederzeit einzuhalten, damit die Kaizen-Methode funktionieren kann

Kaizen Beispiele: So kann Kaizen praktisch aussehen

Das Kaizen-Prinzip ist grundsätzlich auf alle Wirtschaftsbereiche, Abteilungen und Jobs anwendbar – überall ist eine Verbesserung in kleinen Schritten nötig. Wie könnte Kaizen praktisch aussehen? Hier ein paar Beispiele für Möglichkeiten in der Umsetzung der Kaizen-Methode:

• Kaizen in der Produktion und Fertigung: Mit Kaizen können Abläufe optimiert werden, damit die Produktion möglichst rasch, reibungslos und fehlerfrei vonstatten gehen kann. Die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter sind dabei zweckmäßig ausgestattet, so dass sie immer Zugriff auf wichtige Utensilien haben, aber nichts herumliegt, was nicht gebraucht wird und im Zweifelsfall stört.
• Kaizen am Arbeitsplatz: Der Arbeitsplatz ist ordentlich und sauber. Es steht nichts Unnötiges herum; alle Utensilien, Unterlagen oder Werkzeuge sind ordentlich an einem Ort verstaut, auf den man leicht zugreifen kann und wo man sie jederzeit findet. Das macht ein fokussiertes, produktives Arbeiten einfacher.
• Kaizen am Computer: Auch auf den PC lässt sich das Kaizen-Prinzip übertragen. Der Desktop ist nicht vollgestopft, sondern minimalistisch gehalten – hier finden sich nur Verknüpfungen zu den wichtigsten Ordnern und Dateien. Außerdem gibt es eine durchdachte Ordnerstruktur und die Dateien sind aussagekräftig benannt. Es wird mit Favoriten gearbeitet und was nicht mehr benötigt wird, wandert in den Papierkorb.
• Mit dem Ansatz Poka Yoke können Fehler in der Fertigung vermieden werden. Dabei werden Werkstücke und Werkzeuge so hergestellt, dass die Mitarbeiter in der Zusammensetzung kaum etwas falsch machen können. Das kann über farbliche Markierungen oder eine bestimmte Form funktionieren, wenn zum Beispiel etwas ineinandergesteckt werden soll.
• Handbücher für die Mitarbeiter sind so verfasst und gestaltet, dass sie wirklich hilfreich sind. Sie sind nutzerfreundlich geschrieben und die Navigation ist einfach – so können die Mitarbeiter alle gewünschten Informationen möglichst rasch finden und werden bei ihrer Arbeit nicht unnötig aufgehalten.
• Werkzeuge und Maschinen werden regelmäßig gereinigt und gewartet. Dadurch kann ihre Lebensdauer verlängert werden, außerdem werden Defekte und plötzliche Ausfälle unwahrscheinlicher – die Arbeit kann also reibungsloser vonstatten gehen.
• Mitarbeiter, die mit mehreren Dokumenten, Programmen oder Internetseiten gleichzeitig arbeiten müssen, können zwei Bildschirme nutzen. Dadurch können sie zügiger und auch angenehmer arbeiten.
• Besprechungsräume sind stets aufgeräumt und werden so hinterlassen, wie man sie vorgefunden hat. Dadurch verlieren die Mitarbeiter keine Zeit und werden auch nicht durch unnötige Gegenstände vom Wesentlichen abgelenkt.

So kannst du Kaizen im Job nutzen

Ungeachtet dessen, ob dein Arbeitgeber auf Kaizen setzt oder nicht, steht es dir frei, das Kaizen-Prinzip auf deine Arbeit anzuwenden. Du kannst es dir zur Angewohnheit machen, regelmäßig zu reflektieren, was gut läuft und was nicht. Wo kannst du schon effektiv arbeiten, wo verlierst du vielleicht unnötig Zeit? Welche Tätigkeiten oder Vorgehensweisen sind komplizierter, als sie sein müssten? Scheue dich nicht, Dinge zu verändern oder deinem Chef entsprechende Vorschläge zu unterbreiten – er freut sich wahrscheinlich, dass du mitdenkst und dich einbringst.

Auch die 5S-Methode ist hilfreich und kann von jedem Einzelnen genutzt werden, um den Arbeitsplatz optimal zu gestalten. Der erste Schritt besteht darin, Ordnung zu schaffen und Dinge auszusortieren, die du bei der Arbeit nicht brauchst. Du kannst zum Beispiel leere Ordner, für die du gerade keine Verwendung hast, ins Sekretariat (oder an einen anderen Lagerort) zurückbringen.

Im zweiten Schritt gibst du den verbleibenden Gegenständen einen sinnvollen Platz. Dinge, die du ständig brauchst, solltest du dabei in unmittelbarer Reichweite haben, also etwa in oberen Schubladen. Was seltener gebraucht wird, kann etwas weiter weg wandern. Sorge dafür, dass du Gegenstände schnell finden kannst, zum Beispiel mit einer aussagekräftigen Beschriftung von Ordnern und Akten.

Wenn dein Arbeitsplatz auf diese Weise geordnet ist, solltest du es dir zur Angewohnheit machen, diese Ordnung beizubehalten. Lege alles nach der Verwendung wieder an seinen designierten Ort zurück, damit das Chaos keine Chance hat. Halte deinen Arbeitsplatz und seine Gegenstände so sauber wie möglich. Es kann auch sinnvoll sein, dir deine eigenen Kaizen-Regeln zu überlegen und dich immer daran zu halten, wenn das Unternehmen keine Vorgaben macht.

Wenn Kaizen scheitert: Diese Fehler können dafür sorgen, dass Kaizen misslingt

Grundsätzlich kann das Kaizen-Prinzip in praktisch allen Bereichen für eine Verbesserung sorgen. Wenn die Kaizen-Methode Nachteile hat, dann liegt das meist daran, dass es bei der Umsetzung Probleme gibt. Die folgenden Aspekte können einer erfolgreichen Anwendung der Kaizen-Methode im Weg stehen.

Die Kaizen-Regeln werden nicht konsequent umgesetzt

In manchen Unternehmen herrscht in Bezug auf Kaizen Aktionismus: Man entwirft einen ausgeklügelten Plan, um auf Verbesserungen hinzuwirken – nur, um die eigenen Kaizen-Regeln dann im Arbeitsalltag außer Acht zu lassen. Dann ist es natürlich nicht verwunderlich, wenn die Kaizen-Methode nicht die gewünschten Ergebnisse bringt.

Fokus auf das, was schiefgelaufen ist

Problematisch kann es auch sein, wenn der Fokus zu sehr auf die Vergangenheit gerichtet wird. Führungskräfte analysieren dann zum Beispiel akribisch, was falsch gelaufen ist und wer daran schuld ist. Mitarbeiter verwenden ihre Energie womöglich darauf, zu erklären, warum sie sich so verhalten haben oder dass sie eigentlich gar nicht die Schuldigen sind. Das bringt aber niemanden weiter – entscheidend ist der Blick in die Zukunft. Wie man es künftig besser machen kann ist wichtiger als darüber zu diskutieren, wer wofür die Verantwortung trägt.

Kaizen ist nicht Teil der Unternehmenskultur

Damit Kaizen funktionieren kann, muss das Konzept in den Köpfen der Mitarbeiter angekommen sein – und zwar auf allen Ebenen, vom Management bis zu den untersten Ebenen im Unternehmen. Nur, wenn alle die Bedeutung von Kaizen verinnerlicht haben, können sie auch das Nötige tun. Ebenso wichtig ist es, dass auch Führungskräfte selbstkritisch sind, statt nur zu schauen, was ihre Mitarbeiter besser machen könnten.

Die Mitarbeiter werden nicht ausreichend involviert

Ein weiterer Fehler bei der Umsetzung von Kaizen in Unternehmen kann darin bestehen, dass die Mitarbeiter nicht ausreichend beteiligt werden. Sie werden vielleicht gar nicht umfangreich darin geschult, was Kaizen bedeutet und worin ihre Rolle diesbezüglich besteht. Vielleicht vermitteln Führungskräfte ihren Mitarbeitern auch, dass Kritik unerwünscht ist. Dann scheuen sich die Mitarbeiter womöglich davor, Verbesserungsvorschläge einzubringen, die negativ auf sie zurückfallen könnten.

Kritik wird nicht ernstgenommen

Es kann auch sein, dass trotz Kaizen Kritik und Verbesserungsvorschläge verpuffen, weil sie nicht ernstgenommen werden. Vielleicht denken Führungskräfte, dass sie selbst besser wissen, was wie zu tun ist als ihre Mitarbeiter. Oder sie finden die Anregungen der Beschäftigten nicht so wichtig, weil sie denken, dass alles gut läuft. Das kann dazu führen, dass Verbesserungspotenzial nicht genutzt wird – und die Mitarbeiter aufhören, Verbesserungsvorschläge einzubringen, weil sich ohnehin nichts tut.

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