Sonderzahlungen: Was gilt für Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld & Co?

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Mann erhält Geldscheine in die Hand

Mit Sonderzahlungen wollen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zusätzlich motivieren oder für gute Leistungen belohnen. Aber gibt es einen Anspruch auf den Bezug von Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Gratifikationen? Müssen Sonderzahlungen im Fall einer Kündigung zurückgezahlt werden? Und wie sieht es mit der Steuer aus? Das sollten Arbeitnehmer zum Thema Sonderzahlungen wissen.

Welche Sonderzahlungen gibt es?

Nicht immer ist das Gehalt die einzige Zahlung, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber erhalten. Sonderzahlungen werden zusätzlich zum Lohn gezahlt. Sie sollen die Beschäftigten motivieren, dienen als Belohnung für gute Leistungen und können dafür sorgen, dass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern.

Sonderzahlungen können unterschiedliche Formen haben. Zu den Sonderzahlungen zählen etwa Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, Gratifikationen, Gewinnbeteiligungen und Umsatzbeteiligungen. Auch Urlaubsabgeltungen und Tantiemen können vom Arbeitgeber gezahlt werden. Zu den möglichen Sonderzahlungen zählen auch Fahrtkostenzuschüsse oder Abonnements für den öffentlichen Nahverkehr.

Gibt es einen Anspruch auf Sonderzahlungen?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer keinen Anspruch auf den Bezug von Sonderzahlungen. Vielmehr ist dies eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die sich insbesondere aus den Vereinbarungen des Arbeitsvertrags oder einem Tarifvertrag ergeben kann. Auch Betriebsvereinbarungen können Regelungen zu Sonderzahlungen enthalten.

Wenn die Zahlung von Urlaubs- oder Weihnachtsgeld im Arbeitsvertrag geregelt ist, geschieht dies meist unter einem Freiwilligkeitsvorbehalt. Damit behält der Arbeitgeber sich das Recht vor, die Zahlungen einzustellen – etwa, weil die wirtschaftliche Lage schlecht ist. Gründe muss er jedoch nicht nennen, wenn er die Sonderzahlung künftig nicht mehr gewährt. Geht der Anspruch auf eine Sonderzahlung aus einem Tarifvertrag hervor, sind die entsprechenden Zulagen in der Regel ohne Vorbehalt zu zahlen.

Ergibt sich durch regelmäßige Sonderzahlungen ein Anspruch auf einen weiteren Bezug?

Sonderzahlungen sind für den Arbeitgeber freiwillig, einen Anspruch hierauf gibt es prinzipiell nicht. Allerdings kann ein Anspruch entstehen, wenn der Arbeitgeber in den vergangenen drei Jahren bestimmte Sonderzahlungen regelmäßig geleistet hat. Arbeitnehmer können dann davon ausgehen, dass die Sonderzahlung im Betrieb üblich ist. Das ist jedoch nur der Fall, wenn die bisherigen Zahlungen stets in gleicher Höhe erfolgt sind.

Aus der betrieblichen Übung kann sich somit gegebenenfalls ein Anspruch auf den Erhalt von Sonderzahlungen ergeben, der im Einzelfall auch juristisch durchgesetzt werden kann. Allerdings greift auch hier ein möglicher Freiwilligkeitsvorbehalt. Findet sich eine solche Klausel in deinem Arbeitsvertrag oder erklärt der Arbeitgeber die Freiwilligkeit der Leistung mündlich oder schriftlich, besteht nicht automatisch ein Anspruch auf Sonderzahlungen – auch dann nicht, wenn der Arbeitgeber sie bisher überwiesen hat.

Wie hoch müssen Sonderzahlungen ausfallen?

Sonderzahlungen stellen für Arbeitnehmer oft einen lukrativen Bonus dar, mit dem viele rechnen. Aber wie hoch müssen Sonderzahlungen eigentlich sein? Hierzu gibt es keine allgemeinen Regelungen. Das ergibt sich schon aus der Freiwilligkeit dieser Leistungen des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber kann somit bestimmen, wie hoch die Sonderzahlung ausfällt. Dabei muss er den Gleichbehandlungsgrundsatz berücksichtigen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur dann unterschiedlich hohe Sonderzahlungen bekommen sollten, wenn dies etwa durch eine lange Betriebszugehörigkeit oder besondere Leistungen gerechtfertigt ist.

Die Höhe von Sonderzahlungen kann sich auch außerdem Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben. Auch im Arbeitsvertrag kann der Arbeitgeber dazu Angaben machen. Gibt es entsprechende Vorgaben, muss sich der Arbeitgeber daran halten, wenn er Sonderzahlungen gewährt.

Sind Sonderzahlungen steuerfrei?

Immer wieder kommt die Frage auf, ob Sonderzahlungen steuerfrei sind. Das ist jedoch in den meisten Fällen nicht der Fall. Sie müssen grundsätzlich regulär versteuert werden. Weil sie das Bruttoeinkommen des Beschäftigten erhöhen, steigt die Steuerlast. Durch hohe Sonderzahlungen kann sich auch ein anderer Steuersatz ergeben. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen auf Sonderzahlungen an. Vom Bruttobetrag der Sonderzahlung gehen neben der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen auch der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer ab.

Manche Sonderzahlungen und Sachleistungen sind in einem gewissen Rahmen steuerfrei. Das betrifft etwa Sonderzahlungen, mit denen sich Arbeitgeber an den Kosten für die Kinderbetreuung ihrer Mitarbeiter beteiligen. Auch Zahlungen und Leistungen, die der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen, müssen bis zu einer Höhe von 500 Euro nicht besteuert werden. Sachleistungen in geringer Höhe, etwa Tankgutscheine, ÖPNV-Tickets, Restaurant-Schecks oder Gutscheine, können ebenfalls steuerfrei sein.

Einen Sonderfall stellt die gegenwärtige Corona-Krise dar. Sonderzahlungen, die zwischen dem 1. März und dem 31. Dezember 2020 gezahlt wurden beziehungsweise werden, sind steuerfrei – allerdings nur bis zu einer Höhe von 1500 Euro. Die Sonderzahlungen können in diesem Rahmen auch in Form von Sachleistungen steuerfrei gewährt werden. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Zeitraum nicht an.

Kann der Arbeitgeber geleistete Sonderzahlungen zurückfordern?

Eine einmal gewährte Sonderzahlung kann in der Regel nicht zurückgefordert werden. Der Arbeitnehmer kann die Summe also behalten – oft selbst dann, wenn er seinen Job gekündigt hat. Anders verhält es sich, wenn eine Rückzahlungsklausel vertraglich vereinbart wurde. Solche Klauseln beziehen sich oft auf den Fall, dass der Mitarbeiter die Kündigung einreicht. Eine Pflicht zur (Teil-)Rückzahlung ist jedoch auch denkbar, wenn der Arbeitgeber dem Beschäftigten gekündigt hat. In der Praxis kommt es dann auf den Kündigungsgrund an – und die Frage, ob der Mitarbeiter die zugegangene Kündigung selbst verschuldet hat, etwa durch vertragswidriges Verhalten.

Gibt es eine solche Rückzahlungsklausel, kann eine Kündigung für den Arbeitnehmer problematisch sein. Das bedeutet jedoch nicht, dass er nicht nach einer gewissen Zeit kündigen kann, ohne eine Rückforderung der Sonderzahlung(en) fürchten zu müssen. Meist ergibt sich der Zeitraum, in dem vom Mitarbeiter erwartet wird, dass er weiter für den Arbeitgeber tätig ist, aus der Höhe der Sonderzahlung. Beträgt die Sonderzahlung weniger als ein Monatsgehalt, muss der Arbeitnehmer üblicherweise noch mindestens drei Monate im Unternehmen verbleiben, um eine mögliche Rückzahlungsforderung zu vermeiden. Entspricht die Sonderzahlung einem Monatsgehalt oder mehr, liegt dieser Zeitraum bei einem halben Jahr.

Der Grund für die Sonderzahlung bestimmt darüber, ob sie zurückgezahlt werden muss

Ob eine erhaltene Sonderzahlung im Kündigungsfall zurückgezahlt werden muss, hängt maßgeblich davon ab, ob es sich dabei um eine Belohnung für erbrachte Leistungen handelt oder der Bonus eine Motivation für die Zukunft darstellen soll. War die Zahlung als Belohnung gedacht, kann sie üblicherweise nicht zurückgefordert werden.

Abhängig von der Ausgangslage ist neben einer kompletten Rückzahlung auch denkbar, dass eine Sonderzahlung anteilig an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden muss. Für jeden weiteren Monat der Betriebszugehörigkeit verringert sich der Rückzahlungsbetrag. Wer also theoretisch noch sechs Monate im Unternehmen hätte bleiben müssen, aber eine Woche vorher seinen letzten Arbeitstag hat, der darf nicht dazu aufgefordert werden, Sonderzahlungen in voller Höhe zurückzuzahlen.

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