Arbeitszeitkonto: Möglichkeiten, Vorteile und Rahmenbedingungen

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Ein Mann mit Laptop und Kalender

Jeden Tag stur nach Plan seine Stunden machen, egal, wie viel Arbeit tatsächlich anfällt – das ist die Realität für viele Arbeitnehmer. Sinnvoll sind die fixen Arbeitszeiten jedoch nicht immer. Mit einem Arbeitszeitkonto lässt sich die Arbeitszeit flexibler steuern. Ist viel zu tun, bleiben Mitarbeiter länger – und erhalten einen Bonus auf ihrem Arbeitszeitkonto. Ist weniger zu tun, können sie dafür auch mal früher gehen. Ein Überblick über die Ausgestaltung von Arbeitszeitkonten, Vor- und Nachteile sowie Höchstgrenzen bei Überstunden und Minusstunden.

Arbeitszeitkonto: Was ist das und welche Modelle gibt es?

Lange sah die Realität in den meisten Firmen so aus: Arbeitnehmer erschienen zum immer gleichen Zeitpunkt am Arbeitsplatz und gingen nach Hause, wenn das festgelegte Ende ihrer Arbeitszeit erreicht war. Inzwischen weichen viele Arbeitgeber von derart starren Modellen ab. Flexible Arbeitszeiten lautet bei vielen die Devise – eine Möglichkeit hierfür stellen Arbeitszeitkonten dar.

Arbeitszeitkonten können Schwankungen im anfallenden Arbeitsvolumen ausgleichen. Ist mehr zu tun und machen die Mitarbeiter Überstunden, sammeln sie dadurch wie auf einem Girokonto ein Guthaben an. So können Überstunden über einen gewissen Zeitraum angespart werden. Bei Bedarf können sie wieder abgebaut werden – weil wenig zu tun ist oder der Mitarbeiter Geburtstag hat und nur einen halben Tag arbeiten möchte. Bleiben die Mitarbeiter unter der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit, entstehen Minusstunden. Diese Stunden müssen die Betroffenen nachholen.

Ist die festgelegte Höchstzahl an Überstunden in einem bestimmten Zeitraum erreicht, werden diese in der Regel durch weniger Stunden und/oder freie Tage abgebaut. Ist das nicht möglich, kann das Zeitguthaben jedoch auch ausbezahlt werden.

Wie können Arbeitszeitkonten ausgestaltet werden?

In der Ausgestaltung des Arbeitszeitkontos sind Arbeitgeber flexibel, sofern sie die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit prinzipiell einhalten. Manche Arbeitgeber führen das Arbeitszeitkonto über viele Jahre. Ein Ansparkonto für Lebensarbeitszeit erlaubt es Arbeitnehmern, so viele Überstunden anzusammeln, dass sie etwa ein Sabbatical machen oder früher in den Ruhestand gehen können. Arbeitszeitkonten können jedoch auch auf einen kürzeren Zeitraum begrenzt sein – etwa auf ein Jahr, einen Monat oder eine Woche. Unterschieden wird dabei zwischen Kurzzeitkonten und Langzeitarbeitskonten.

Wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter gespeichert wird, ist nicht vorgegeben. Eine Stechuhr kann ebenso genutzt werden wie eine Excel-Tabelle. Genauso ist es denkbar, die Arbeitszeiten händisch auf einem Blatt Papier zu notieren oder eine App oder Software hierfür zu nutzen.

Die Vorteile und Nachteile von Arbeitszeitkonten

Arbeitszeitkonten sind beliebt – und das sowohl bei Arbeitnehmern als auch bei Arbeitgebern. Für beide Seiten bieten sie verschiedene Vorteile. Sie können jedoch auch mit Nachteilen einhergehen.

Der aus Sicht vieler Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtigste Vorteil eines Arbeitszeitkontos besteht in der Flexibilität, die es ermöglicht. Arbeitgeber können auf saisonale Schwankungen oder anderweitige Schwankungen in der Auftragslage reagieren. Ihre Mitarbeiter sitzen zudem nicht einfach die Zeit ab, ganz egal, wie viel tatsächlich zu tun ist.

Für Arbeitnehmer liegt der Reiz eines Arbeitszeitkontos auf der Hand: Sie können angesammelte Überstunden abbauen und sich so an manchen Tagen mehr Freizeit schaffen. Ein Freizeitausgleich ist vielen Arbeitnehmern bei Überstunden lieber als eine finanzielle Kompensation. Durch ein Arbeitszeitkonto wird es leichter, einen Arztbesuch und andere Erledigungen, aber auch private Angelegenheiten zu realisieren. Dass sie nicht jeden Tag zwangsläufig bis zu einer bestimmten Uhrzeit an der Arbeit sein müssen, wirkt zudem für viele Arbeitnehmer motivierend. Leerlauf entfällt – wer schneller fertig ist, kann auch früher gehen. So kommen Arbeitszeitkonten auch der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zugute.

Arbeitszeitkonten geben Arbeitnehmern in finanzieller Hinsicht Planungssicherheit, denn an ihrem Lohn ändert sich nichts – selbst dann nicht, wenn sie Minusstunden machen. Auch für Arbeitgeber gibt es in Hinblick auf die Bezahlung Vorteile: Bei einem Arbeitszeitkonto ist ein Freizeitausgleich für angesammelte Überstunden vorgesehen. Überstunden-Zuschläge sind damit im Regelfall nicht notwendig.

Mögliche Nachteile des Arbeitszeitkontos

Viele Arbeitgeber und -nehmer wissen Arbeitszeitkonten zu schätzen. Trotzdem können daraus auch Nachteile entstehen. Viele Arbeitnehmer bevorzugen zwar den Freizeitausgleich bei Überstunden. Wer auf Überstundenzuschläge hofft, geht in Firmen mit einem Arbeitszeitkonto jedoch häufig leer aus. Zudem müssen Beschäftigte akzeptieren, dass es Phasen gibt, in denen mehr oder weniger zu tun ist – auch dann, wenn sie eigentlich keine Überstunden oder Minusstunden machen möchten.

Für Arbeitgeber bergen Arbeitszeitkonten die Gefahr, dass Mitarbeiter Überstunden ansammeln, die eigentlich nicht notwendig sind. So kann es vorkommen, dass ein Angestellter jeden Tag eine halbe Stunde länger im Büro bleibt, obwohl sein Arbeitsumfang das nicht rechtfertigt, weil er gleichzeitig schon auf einen freien Tag schielt. Gleichzeitig geht mit einem Arbeitszeitkonto ein gewisser Verwaltungsaufwand einher, der im Vergleich zu starren Arbeitszeiten höher ist. Dieser Aufwand relativiert sich jedoch, wenn man bedenkt, dass Überstunden ohnehin dokumentiert werden müssen.

Wie viele Überstunden sind erlaubt und wie viele Minusstunden sind zulässig?

Ob ein Arbeitszeitkonto eingeführt wird, hängt von der Präferenz des Arbeitgebers ab. Er hat das Direktionsrecht, ein solches System in seiner Firma zu etablieren. Die Vereinbarung über die Nutzung eines Arbeitszeitkontos wird häufig in Arbeitsverträgen festgehalten. Damit die Spielregeln für alle Beteiligten klar sind, ist es sinnvoll, die Mitarbeiter mit einem Aushang oder einem Informationsblatt über die Rahmenbedingungen zu informieren. So können Missverständnisse vermieden werden.

Die meisten Arbeitgeber, die ein Arbeitszeitkonto eingeführt haben, haben die Zahl der möglichen Überstunden und Minusstunden begrenzt. Es ist zudem sinnvoll, einen Zeitraum festzulegen, in dem die jeweiligen Überstunden oder Minusstunden ausgeglichen werden müssen. Oft liegt der Zeitraum bei einem Jahr. Das hängt auch mit dem Arbeitszeitgesetz zusammen. Es legt fest, wie viele Überstunden gesetzlich erlaubt sind.

Arbeitszeitkonto: Überstunden nur im gesetzlichen Rahmen möglich

Generell darf die Arbeitszeit pro Werktag regulär nicht mehr als acht Stunden umfassen. Arbeitszeiten von bis zu zehn Stunden pro Tag sind zeitweise möglich; die daraus resultierenden Überstunden müssen jedoch innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden. Die wöchentliche Arbeitszeit darf maximal bei 48 Stunden liegen. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden. Die gesetzliche Ruhezeit liegt im Regelfall bei elf Stunden.

Immer wieder kommt die Frage auf, wie viele Überstunden bei Teilzeit zulässig sind. Ob Überstunden generell möglich sind, hängt von der Ausgestaltung des Arbeitsvertrags, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen oder eines geltenden Tarifvertrags ab. Überstunden sind bei Teilzeit-Arbeitsverhältnissen besonders heikel; schließlich geht es vielen Beschäftigten dabei gerade darum, nicht in Vollzeit arbeitstätig zu sein. Regelmäßige Überstunden würden der Natur von Teilzeitarbeit zuwiderlaufen. Bei regelmäßigen Überstunden kann es zudem sein, dass aus einer Teilzeit-Stelle automatisch eine Vollzeit-Stelle wird. Es kann sich rechtlich eine stillschweigende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter ergeben.

Wie viele Minusstunden sind möglich?

Nicht jeder Arbeitnehmer ist überhaupt dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten. Die Pflicht hierzu entsteht nur durch entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag oder in geltenden Tarifverträgen. Ausnahmen können bestehen, wenn es sich um einen Notfall handelt, der nicht vorhersehbar war. Der Arbeitgeber muss Überstunden anordnen oder sie zumindest billigen. Ist das nicht der Fall, kann es im Streitfall für Arbeitnehmer schwierig werden, für geleistete Überstunden einen Freizeitausgleich oder eine Vergütung durchzusetzen. Sie sind dann in der Beweispflicht und müssen nachweisen, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit angeordnet hat.

Im Rahmen von Arbeitszeitkonten kommt es nicht nur zu Überstunden, sondern auch zu Minusstunden. Dabei handelt es sich um Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat, obwohl er gemäß dem Arbeitsvertrag eigentlich dazu verpflichtet gewesen wäre. Das sind meist Zeiten, in denen Arbeitnehmer früher gehen oder später zu Arbeit erscheinen, weil wenig zu tun ist. Ein krankheitsbedingter Ausfall führt hingegen nicht zu Minusstunden.

Minusstunden sollen zeitnah ausgeglichen werden. Pauschale Regelungen zur Höchstzahl der zulässigen Minusstunden gibt es nicht. Meist enthält der Arbeitsvertrag Bestimmungen darüber, wie mit Minusstunden zu verfahren ist und in welchem Zeitraum die nicht gearbeitete Zeit nachgeholt werden muss. Geschieht dies nicht innerhalb der festlegten Frist, drohen Kürzungen des Gehalts und schlimmstenfalls die Kündigung.

Arbeitszeitkonto im Minijob – geht das?

Grundsätzlich ist ein Arbeitszeitkonto auch bei Arbeitsverhältnissen auf geringfügiger Basis denkbar. Bei 450-Euro-Jobs ist jedoch besonders wichtig, dass mögliche Überstunden rechtzeitig abgebaut werden. Kommt es innerhalb eines Jahres zu mehr Stunden, als für die Verdienstgrenze von 5400 Euro zulässig sind, geht der Minijob automatisch in ein reguläres Beschäftigungsverhältnis über. Der Minijob endet dann, sobald für den Arbeitgeber ersichtlich ist, dass die maximale Stundenzahl überschritten wird.

Um Überstunden in einem Minijob auszugleichen, ist eine Freistellung des Mitarbeiters für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten möglich. Der Mitarbeiter erhält dann weiterhin seinen Lohn; das Arbeitsverhältnis besteht fort. Führt eine Freistellung jedoch dazu, dass der betreffende Mitarbeiter in anderen Zeiträumen in Vollzeit arbeitet, entsteht eine erhebliche Schwankung. Rechtlich handelt es sich dann meist nicht mehr um einen Minijob.

Datenschutz: Wer darf mein Arbeitszeitkonto einsehen?

Die Erfassung von Arbeitszeiten hat eine Bedeutung für den Datenschutz. Wenn Mitarbeiter oder Vorgesetzte notieren, wann ein Mitarbeiter kommt, geht und Pause macht, handelt es sich dabei um Mitarbeiterdaten. Das führt dazu, dass du als Arbeitnehmer einer Zeiterfassung im Vorfeld zustimmen musst. Wenn es in der Firma einen Betriebsrat gibt, ist der Arbeitgeber auf dessen Einverständnis angewiesen.

Daten von Mitarbeitern – wie die Daten des Arbeitszeitkontos – dürfen prinzipiell nur eingesehen werden, wenn es einen Anlass dazu gibt. Diese Vorgabe soll der Überwachung von Arbeitnehmern vorbeugen. Es obliegt dem Arbeitgeber, sicherzustellen, dass nur Personen die Arbeitszeitkonten einsehen können, die eine Berechtigung dazu haben. Zudem müssen die Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

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