Damit ein Projekt so gut wie möglich durchgeführt werden kann, bedarf es einer umsichtigen Projektplanung. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Projekte ins Stocken geraten oder sogar scheitern. Welche Gründe das haben kann, wie man Projektkrisen vorbeugen kann und wie Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können – hier erfährst du es.
Wenn Projekte nicht so laufen wie geplant
Projekte zu planen und durchzuführen gehört zur Tätigkeitsbeschreibung vieler Jobs. Dabei handelt es sich um zeitlich begrenzte Aufgaben und Vorhaben, die einen bestimmten Zweck erfüllen sollen. Manche Projekte sind aufwendig und langwierig, während andere wenig Arbeit erfordern und in kurzer Zeit abgehakt werden können.
Im besten Fall läuft ein Projekt so, wie es soll: Die Beteiligten sind im Zeitplan, die Dinge entwickeln sich wie gewünscht und auch das Ergebnis entspricht den Erwartungen von Beschäftigten, Arbeitgeber und gegebenenfalls Kunden. In der Realität verläuft es jedoch nicht immer so problemlos. Manche Projekte geraten ins Stocken, weil sich unerwartete Hindernisse ergeben. Es kann zum Beispiel sein, dass wichtige Ressourcen fehlen, oder dass das Budget überschritten werden müsste, um dem Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu verhelfen.
Eine Projektkrise kann, muss aber nicht dazu führen, dass das Projekt scheitert. Manchmal liegt in einer Projektkrise eine Chance: Wer Probleme rechtzeitig erkennt und beseitigen kann, kann womöglich ein noch besseres Ergebnis realisieren. In anderen Fällen gerät das Projekt immer tiefer in die Krise, bis sich die Beteiligten eingestehen müssen, dass das Projekt gescheitert ist. Wann dieser Zeitpunkt gekommen ist, kann ganz unterschiedlich sein. Ein Projekt kann als gescheitert angesehen werden, wenn es gar nicht abgeschlossen werden kann. Ebenso kann es sein, dass das Projekt zwar erfolgreich beendet wurde, aber die damit verbundenen Ziele nicht oder nicht in ausreichendem Umfang erreicht wurden.
Wenn ein Projekt suboptimal verläuft, ist das für alle Beteiligten ärgerlich. Kunden sind womöglich sauer, der Chef oder die Chefin ist unzufrieden, vielleicht leidet auch der Ruf des Unternehmens unter dem Ergebnis. Umso wichtiger ist es, Probleme bei Projekten rechtzeitig zu erkennen und mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern.
Daran erkennst du, dass ein Projekt gefährdet ist
Eine Projektkrise muss nicht der Anfang vom Ende sein. Entscheidend ist, dass Probleme rechtzeitig erkannt und passende Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt aus der Krise zu ziehen. Dafür ist es hilfreich, wenn eine Projektkrise so früh wie möglich erkannt wird. Verschiedene Anzeichen können darauf hindeuten, dass der Erfolg des Projekts in Gefahr ist:
- Das Projekt hinkt dem Zeitplan hinterher: Die bisherigen Ergebnisse machen es unwahrscheinlich, dass das Projekt rechtzeitig fertiggestellt werden kann
- Die Beschäftigten sind nicht motiviert: Ob die Mitarbeiter engagiert bei der Sache sind oder nicht, macht für den Erfolg von Projekten einen großen Unterschied. Wenn die Beschäftigten sich kaum für ihre Aufgaben im Rahmen des Projekts aufraffen können, ist das ein Warnzeichen, das auf tiefergehende Probleme hindeuten kann
- Die Mitarbeiter wissen nicht genau, wer wofür verantwortlich ist: Klare Absprachen sind das A und O bei der Projektplanung und -umsetzung. Ist die Kommunikation gestört, sind Probleme meist vorprogrammiert. Wenn die Mitarbeiter nicht genau wissen, was eigentlich ihre Aufgabe ist, schöpfen sie ihr volles Potenzial wahrscheinlich nicht aus
- Es treten unvorhergesehene Hindernisse auf: Das Projekt läuft nicht so, wie die Beteiligten erwartet haben. Stattdessen stehen sie vor einem Hindernis und wissen nicht, wie sie es aus dem Weg räumen können
- Das Budget reicht nicht aus: Eine mangelnde oder falsche Budgetplanung kann ein Grund dafür sein, warum Projekte unerwartet teuer werden. Gibt es keine zusätzlichen Ressourcen, kann das Projekt scheitern
- Es gibt zwischenmenschliche Probleme: Ein Projekt kann auch scheitern, weil es auf persönlicher Ebene Probleme gibt. Vielleicht gibt es Konflikte zwischen den beteiligten Mitarbeitern oder mit dem Projektmanager
- Die Mitarbeiter weisen auf Probleme hin: Ein deutlicher Warnhinweis sind explizite Hinweise von den beteiligten Mitarbeitern. Sie können am besten einschätzen, ob das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Zweifeln sie daran, sollten Verantwortliche das ernstnehmen statt zu hoffen, dass schon alles klappen wird
Warum scheitern Projekte?
Wenn ein Projekt nicht so läuft wie geplant oder sogar scheitert, kann das verschiedene Gründe haben. Oft sind die Probleme hausgemacht; es gab dann zum Beispiel Mängel und Versäumnisse bei der Projektplanung oder die Umsetzung verlief suboptimal. Nachfolgend erfährst du mehr über die Gründe, warum Projekte scheitern können.
Mängel in der Projektplanung
Ein erfolgreiches Projekt ist in aller Regel ein Projekt, das sorgfältig und umsichtig geplant wurde. Gibt es in diesem Bereich Mängel, bringt der größte Einsatz der Mitarbeiter oft wenig. Es kann zum Beispiel sein, dass Ziele schwammig formuliert, Fristen unrealistisch berechnet oder zu geringe finanzielle Mittel zugewiesen wurden. Für die Beschäftigten ist es besonders problematisch, wenn die Projektplanung vage bleibt – und es im Zweifel ihrer Interpretation überlassen ist, wie etwas gemeint ist. Zwar gibt es durchaus kleinere Aufgaben, die auch ohne nennenswerte Planung auskommen. Bei umfangreicheren Vorhaben ist eine detaillierte Projektplanung jedoch unerlässlich.
Es ist unklar, wie das Ergebnis aussehen soll
Es kann auch sein, dass die Ziele unklar sind. Alle Beteiligten müssen genau wissen, worauf sie hinarbeiten. Ziele sollten so konkret wie möglich sein, damit sie greifbar werden. Je messbarer sie sind, desto eher kann der Erfolg des Projekts überprüft werden. Bei einer schwammigen Zielsetzung ist es hingegen wenig verwunderlich, wenn ein Projekt hinter seinem Potenzial zurückbleibt.
Überlastete Mitarbeiter
Ein Projekt kann nur dann Erfolg haben, wenn die beteiligten Mitarbeiter die nötigen mentalen und zeitlichen Kapazitäten dafür haben. Sind sie hingegen durch ihren Arbeitsalltag überlastet oder ständig im Stress, stehen die Vorzeichen für eine erfolgreiche Umsetzung denkbar schlecht.
Mängel bei der Kommunikation
Gerade bei umfangreicheren Projekten sind meist mehrere Mitarbeiter beteiligt. Wenn die Absprache zwischen ihnen mangelhaft ist, kann das zu einer Projektkrise oder dem Scheitern eines Projekts führen. Es muss zum Beispiel allen Beteiligten klar sein, wer wofür verantwortlich ist und was die anderen von ihm erwarten. Dasselbe gilt für die Kommunikation zwischen den Beteiligten und dem Projektleiter und gegebenenfalls Kunden.
Aufwand unterschätzt
Zu den Gründen, warum Projekte scheitern, gehört auch eine unerwartet große Fülle an Aufgaben. Dieser Aspekt hängt häufig mit einer unzureichenden Projektplanung zusammen. Es ist im Vorfeld nicht klar, was alles erledigt werden muss und wie lange diese Aufgaben jeweils dauern. In der Praxis zeigt sich dann oft schnell, dass es so nicht funktionieren kann. Wird jetzt nicht schnell gegengesteuert, kann das Projekt in eine ernsthafte Krise geraten.
Die Mitarbeiter sind nicht ausreichend qualifiziert
Ob ein Projekt erfolgreich ist oder nicht, hängt in hohem Maße davon ab, welche Mitarbeiter damit befasst sind. Hier kommt es auf die Verantwortlichen im Unternehmen an, die Beteiligten sorgfältig auszuwählen. Sie müssen für ihre Aufgaben im Rahmen des Projekts ausreichend qualifiziert sein und sollten die nötige Erfahrung mitbringen. Ansonsten kann es sein, dass die Beteiligten überfordert sind und die nötigen Leistungen nicht erbringen können.
Unrealistische Erwartungen
Auch unrealistische Erwartungen können eine Rolle spielen, wenn es darum geht, warum Projekte scheitern. Die Verantwortlichen im Unternehmen haben womöglich hohe Erwartungen, die die Beteiligten aber gar nicht erfüllen können – zum Beispiel, weil sie nicht die nötigen Kapazitäten haben, ihnen wichtige Ressourcen oder die nötigen Finanzen vorenthalten werden.
Projektkrisen vorbeugen: Tipps zur Prävention
Nicht jede Projektkrise lässt sich im Vorfeld absehen und damit vermeiden. Dennoch hängt es in vielen Fällen mit einer mangelhaften Planung zusammen, wenn ein Projekt ins Stocken gerät oder scheitert. Hier sind Projektleiter und andere Verantwortliche gefragt, durch eine umsichtige Projektplanung vorzubeugen. Es fängt schon mit der Zielsetzung an: Jedes Projekt sollte ein klares Ziel haben. Nur dann wissen die beteiligten Mitarbeiter genau, worauf sie hinarbeiten.
Die Beteiligten selbst sollten sorgfältig ausgewählt werden, und zwar nicht nur nach ihrer Expertise und Erfahrung, sondern auch nach ihrer Kompatibilität untereinander. Eine falsche Zusammensetzung von Teams kann zu Konflikten führen, aber auch dazu, dass die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben im Rahmen des Projekts überfordert sind.
Klare Kommunikation ist wichtig: Die Beteiligten sollten alle relevanten Informationen haben und genau wissen, was von ihnen bis wann erwartet wird. Das kann Missverständnisse und suboptimale Ergebnisse in vielen Fällen verhindern. Jedes aufwendigere Projekt sollte möglichst detailliert geplant sein, wobei Zwischenetappen in vielen Fällen sinnvoll sind. Die Mitarbeiter müssen zudem die nötigen materiellen und finanziellen Ressourcen zur Verfügung haben, um ihren Job gut machen zu können.
Die Bedeutung von gutem Projektmanagement
Von Anfang bis Ende bedarf es eines guten Projektmanagements, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Dazu muss der Status des Projekts kontinuierlich überwacht werden. Wie weit das Projekt fortgeschritten ist oder auch nicht, kann ein früher Hinweis auf drohende Probleme und Komplikationen sein.
Nicht zuletzt kommt es für den Erfolg eines Projekts darauf an, dass die beteiligten Mitarbeiter motiviert und engagiert bei der Arbeit sind. Ob das der Fall ist, hängt nicht nur davon ab, wer für das Projekt ausgewählt wurde. Es kommt auch darauf an, wie zufrieden diese Beschäftigten mit ihrem Job im Allgemeinen und der Abwicklung des Projekts im Speziellen sind – eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit bedeutet meist automatisch eine höhere Motivation und mehr Engagement.
Hierauf haben Arbeitgeber Einfluss: Wenn sie ihren Beschäftigten Wertschätzung entgegenbringen, offen kommunizieren und faire Arbeitsbedingungen bieten, ist eine gute Grundlage für zufriedene Mitarbeiter geschaffen. Die Kultur im Unternehmen wirkt sich ebenso aus wie das Betriebsklima, außerdem kommt es darauf an, ob die Beschäftigten das Gefühl haben, dass das, was sie tun, einen Unterschied macht.
Hilfe, das Projekt steckt in der Krise – was jetzt?
Manchmal ist es für Prävention zu spät, weil das Projekt schon voll in der Krise steckt. Was kann man in solchen Fällen tun? Entscheidend ist, dass die Projektkrise so früh wie möglich bemerkt wird. Anfangs sind die Probleme oft noch klein und Hindernisse lassen sich leichter überwinden, als wenn das Problem sich schon verfestigt hat. Auch ist die Motivation der Mitarbeiter dann wahrscheinlich noch nicht in Mitleidenschaft gezogen. Entsprechend wichtig ist es, nach Anzeichen für eine Projektkrise Ausschau zu halten und wenn nötig rasch einzugreifen.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Verantwortlichen die Augen vor der aufgetretenen Problematik nicht verschließen. Die Krise sollte so früh wie möglich als Krise anerkannt werden, anstatt zu hoffen, dass sich das Problem von selbst in Luft auflöst. Nun ist entscheidend, dass mit geeigneten Maßnahmen gegengesteuert wird. Dazu ist eine Analyse der Situation unerlässlich: Es muss klar sein, warum die Krise aufgetreten ist. Im zweiten Schritt können Lösungsvorschläge erarbeitet werden. Das geschieht am besten im Team – die beteiligten Mitarbeiter haben oft die besten Vorstellungen davon, wie Abhilfe geschaffen werden kann.
Warum es wichtig ist, dass die Mitarbeiter motiviert sind
Wie umfangreich und detailliert die Strategie zur Lösung der Projektkrise sein sollte, hängt davon ab, wie viel auf dem Spiel steht und wie groß das Problem ist. In manchen Fällen bedarf es keines großen Plans – die Mitarbeiter müssen lediglich wissen, was sie tun können, um die Situation zu verbessern. In anderen Fällen ist eine ausgearbeitete Strategie hingegen die beste Lösung. Dabei müssen sämtliche Faktoren berücksichtigt werden: die beteiligten Mitarbeiter, Ressourcen, Zielsetzungen, Komplikationen und veränderte Gegebenheiten. Es kann nötig sein, die Projektziele anzupassen.
Damit die Projektkrise erfolgreich überwunden werden kann, ist es essenziell, dass Verantwortliche die Beteiligten auch in schwierigen Phasen motivieren können. Wenn die Mitarbeiter engagiert am Ball bleiben und alles dafür tun, das Projekt doch noch erfolgreich zu beenden, steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit enorm. Aus diesem Grund sollten möglichst auch keine Entscheidungen über den Kopf der Beteiligten hinweg getroffen werden – stehen diese nicht dahinter oder fühlen sie sich übergangen, sinkt ihre Motivation.
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