Klare Kommunikation: Missverständnisse in der Kommunikation vermeiden

Wo Menschen aufeinandertreffen, kommunizieren sie miteinander – verbal und nonverbal. Was jemand sagt, kommt bei einer anderen Person aber nicht immer genau so an, wie es gemeint ist. In Gesprächen mit dem Partner, Freunden und Kollegen ergeben sich deshalb immer wieder Missverständnisse in der Kommunikation. Klare Kommunikation kann helfen, das zu verhindern. Wie kann man klare Kommunikation lernen? Hier findest du Tipps.

Klar kommunizieren: Was bedeutet das und warum ist es wichtig?

Kommunikation ist der Austausch von Informationen zwischen zwei (oder mehr) Personen. Sie kann nicht nur verbal, also mit Worten, geschehen, sondern auch auf einer nonverbalen Ebene ablaufen. Dabei geben Gestik und Mimik einer Person den Ausschlag darüber, wie eine Botschaft interpretiert wird oder wie Menschen auf andere wirken, wenn sie gar nichts sagen.

Kommunikation findet im Alltag ständig statt. Wir kommunizieren mit unserem Partner oder Mitbewohner, mit dem Chef und den Kollegen, Geschäftskontakten, Kunden, Bekannten, dem Kassierer im Supermarkt oder der Bedienung beim Bäcker. Nicht immer laufen diese Interaktionen reibungslos ab. Wie etwas, das verbal oder nonverbal ausgedrückt wird, bei anderen ankommen, hängt sowohl vom Sender als auch vom Empfänger ab. Kommunikation ist eine hochkomplexe Angelegenheit, und so verwundert es wenig, dass es immer wieder zu Missverständnissen in der Kommunikation kommt.

Eine Person versteht dann etwas anders, als es eine andere Person gemeint hat. Sie glaubt zum Beispiel, dass ein Kommentar böse gemeint war, obwohl das gar nicht zutrifft. Oder dass es reicht, wenn Aufgabe X zu einem späteren Zeitpunkt erledigt ist, als es sich die andere Person in Wahrheit vorstellt.

Welche Folgen eine unklare Kommunikation haben kann

Missverständnisse in der Kommunikation hängen häufig mit einer unklaren Kommunikation zusammen. Die Beteiligten drücken sich schwammig oder missverständlich aus, oder sie kommunizieren nicht ausreichend. Vielleicht trauen sie sich nicht, ihre ehrliche Meinung zu sagen, oder behalten bestimmte Informationen für sich.

Unklare Kommunikation kann verschiedene negative Auswirkungen haben, die über Missverständnisse hinausgehen. Sie kann auch Frust auslösen, Fehler wahrscheinlicher machen oder dafür sorgen, dass andere sich vor den Kopf gestoßen fühlen. In einem beruflichen Kontext ist es besonders problematisch, wenn der Chef oder die Chefin nicht klar kommuniziert. Dann wissen die Mitarbeiter oft nicht genau, was von ihnen erwartet wird und wie sie bestimmte Aufgaben erledigen sollen. Die Folge: Der Vorgesetzte ist womöglich unzufrieden und die Beschäftigten sind demotiviert. Ihre Arbeit kann auch anstrengender werden, weil nicht klar ist, was sie wie machen sollen.

Klare Kommunikation hilft, solche negativen Auswirkungen zu vermeiden. Dadurch kommt es seltener zu Missverständnissen, Interaktionen laufen reibungsloser und effizienter ab und Kontakte werden häufig als angenehmer empfunden. Klare Kommunikation kann auch nützlich sein, um Konflikte zu verhindern oder zu lösen, und sie kann zu einer besseren Zusammenarbeit führen. Zugleich hat sie das Potenzial, Beziehungen zu verbessern.

Die Grundprinzipien von klarer Kommunikation

Klare Kommunikation ist wichtig – aber wie macht man es richtig? Klar zu kommunizieren ist leichter, wenn du bestimmte Grundprinzipien beherzigst und ganz bewusst kommunizierst. Dabei sind die folgenden Aspekte besonders wichtig.

Klare und prägnante Formulierungen

Missverständnisse in der Kommunikation werden unwahrscheinlicher, wenn du deine Gedanken klar und prägnant formulierst. Je deutlicher du dich ausdrückst, desto eher wird dich dein Gesprächspartner so verstehen, wie es von dir gemeint ist. Komme also auf den Punkt, statt dich schwammig oder vage auszudrücken.

Einfache Sprache nutzen

Je komplexer die Sprache, desto eher ergeben sich Probleme bei der Kommunikation. Das gilt vor allem, wenn die Sprachkompetenzen der Gesprächspartner sehr unterschiedlich sind. Es ist deshalb grundsätzlich hilfreich, sich so simpel und verständlich wie möglich auszudrücken. Nutze einfache, geläufige Wörter statt Fachbegriffe. Formuliere in kurzen Hauptsätzen, statt deine Gedanken in umständliche Schachtelsätze zu pressen, denen kaum jemand folgen kann.

Gedanken strukturieren

Es ist leichter, deinen Ausführungen zu folgen, wenn sie strukturiert erfolgen. Manche Menschen beginnen schon mit dem Reden, bevor sie genau wissen, was sie eigentlich sagen möchten. Dann ist es wahrscheinlich, dass sie von einem Gedanken zum nächsten springen und Sätze nicht vollenden. Beides macht es schwer, ihnen zu folgen. Überlege dir deshalb, was du ausdrücken möchtest und wie du deine Gedanken am besten strukturieren kannst, damit andere dich richtig verstehen.

Aufmerksam zuhören

Kommunikation ist keine Einbahnstraße, selbst wenn du gerade redest. Es gibt auch einen Gesprächspartner (oder mehrere), der ebenso involviert ist in das Gespräch wie die Person, die spricht. Um Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden, ist es wichtig, anderen aufmerksam zuzuhören und sie genau zu beobachten. Nonverbale Signale wie zum Beispiel ein Stirnrunzeln oder verschränkte Arme können ein Hinweis darauf sein, dass jemand etwas nicht nachvollziehen kann oder verstanden hat. Wenn du anderen aufmerksam zuhörst, kannst du dich besser auf sie einstellen und ihre Bedürfnisse im Gesprächsverlauf stärker berücksichtigen. Das hilft dir dabei, Interaktionen angenehm und reibungslos zu gestalten.

Auf die Körpersprache achten

Kommunikation findet nicht nur auf einer verbalen Ebene statt. Körpersprache ist mindestens ebenso aufschlussreich wie das, was jemand sagt. Achte deshalb auf die Körpersprache anderer und darauf, wie du selbst dich in Mimik und Gestik gibst. Deine Körpersprache kann dir dabei helfen, deine Botschaft zu unterstreichen. Du kannst zum Beispiel deinen Worten Nachdruck verleihen oder über deine Körpersprache Kompromissbereitschaft signalisieren. Wenn du nicht sicher bist, wie du anhand deiner Körpersprache auf andere wirkst, frage am besten nahestehende Personen nach einer ehrlichen Einschätzung. Du kannst dich auch filmen und die Feinheiten deiner nonverbalen Kommunikation im Detail analysieren.

Klare Kommunikation lernen: Nützliche Ansätze & Techniken

Um klar zu kommunizieren, kannst du bestimmte Techniken und Ansätze nutzen. Was sich anbietet und am besten eignet, hängt von der Situation und deinem Gesprächspartner ab. Um Missverständnisse zu vermeiden ist es zum Beispiel hilfreich, Rückfragen zu stellen. Fasse zusammen, wie du die andere Person verstehst, und frage, ob das so korrekt ist. Ebenso nützlich ist es, deinerseits Dinge abschließend auf den Punkt zu bringen. Das gilt in informellen Unterhaltungen mit Freunden oder Kollegen ebenso wie in Meetings und Präsentationen.

Wenn du Fragen stellst, kannst du sie mithilfe von W-Fragen aufbauen. Die 7 Ws, wie sie auch im Journalismus geläufig sind, sind wer, was, wann, wo, wie, warum und woher/welche Quelle. Mit W-Fragen kannst du dich auch Sachverhalten nähern. Du kannst darüber gezielt Informationen in Erfahrung bringen, die dir weiterhelfen. Umgekehrt kannst du deine eigenen Aussagen präzisieren, indem du anhand von W-Fragen strukturierst. Du gibst dann Antworten auf diese Fragen, ohne dass dein Gegenüber sie explizit stellen müsste. So bleibt weniger im Unklaren.

Wie dir Feedback beim effektiven Kommunizieren helfen kann

Kommunikation findet nicht nur in Form von Gesprächen statt. Sie kann auch während eines Meetings erfolgen oder im Rahmen einer Präsentation oder von einem Kundengespräch. In solchen Situationen können Hilfsmittel nützlich sein, um deine Gedanken und Ausführungen zu verdeutlichen. Du kannst zur Visualisierung zum Beispiel Bilder, Diagramme, Tabellen oder Flipcharts einsetzen. Das hat den Vorteil, dass auch komplexe Informationen einfacher dargestellt werden können. Außerdem sprichst du gleich mehrere Kommunikationsebenen an: die auditive und die visuelle. Das hilft deinen Gesprächspartnern dabei, den Inhalt leichter zu erfassen.

Für eine klare Kommunikation ist auch Feedback sehr nützlich. Du kannst es anderen geben und deinerseits erbitten. Wenn du deinen Gesprächspartnern bei passenden Gelegenheiten konstruktive Rückmeldungen gibst, können diese daraus wertvolle Schlüsse ziehen. Auch du selbst kannst deine Kommunikation verbessern, wenn du andere darum bittest, dir ihre Eindrücke zu schildern. Nimm das Gesagte nicht persönlich, auch wenn es sich um kritische Anmerkungen handeln sollte. Betrachte es lieber als wertvolle Hilfestellung, um klare Kommunikation zu lernen. 

Tipps, um in verschiedenen Situationen klar zu kommunizieren

Wie du am besten kommunizierst, hängt auch von der Situation ab, in der du dich gerade befindest. Manche Situationen erfordern andere Ansätze und Herangehensweisen als andere. Hier findest du Tipps für die Kommunikation in Meetings, Konfliktgesprächen und Feedbackgesprächen.

Klar kommunizieren in Meetings

Der Arbeitsalltag vieler Arbeitnehmer ist vollgepackt mit Meetings. Mal handelt es sich um eine kleinere Gesprächsrunde im Team, in anderen Fällen geht es um wichtige Gespräche mit Kunden.

Unabhängig vom Rahmen ist es wichtig, in Meetings möglichst klar und unmissverständlich zu kommunizieren. Das hilft nicht nur dabei, Missverständnisse oder Unstimmigkeiten zu vermeiden. Es sorgt auch dafür, dass die Zeit effektiv genutzt wird und sich Meetings nicht unnötig in die Länge ziehen, weil die Beteiligten ausschweifend reden oder sich unklar ausdrücken. Überlege dir, wie du Informationen so formulieren und strukturieren kannst, dass andere dich auf Anhieb richtig verstehen. Besonders wichtig ist das bei Präsentationen – wenn du klar kommunizierst, bleibt bei deinen Zuhörern mehr hängen. 

Konfliktgespräche mit klarer Kommunikation meistern

Konfliktgespräche lassen sich nicht immer vermeiden, und oft wäre das auch gar nicht sinnvoll, weil sie sehr hilfreich sein können. Solche Situationen sind jedoch auch besonders heikel und sorgen für eine Herausforderung in der Kommunikation. Ein falsches Wort, ein zweideutiger Blick – vermeintliche Kleinigkeiten können dafür sorgen, dass sich ein Konflikt verfestigt oder eine Situation sogar eskaliert. Bereite dich auf solche Gespräche deshalb möglichst gründlich vor. Überlege dir im Vorfeld, wie du einerseits klar ausdrücken kannst, was dir wichtig ist, dabei aber zugleich höflich und respektvoll bleibst.

Berücksichtige auch die Bedürfnisse deiner Gesprächspartner: Je besser du dich auf sie einstellst, desto eher ist es möglich, im Einvernehmen eine Lösung zu finden. Wenn ein Konfliktgespräch aus dem Ruder zu laufen droht, weil zum Beispiel Emotionen hochkochen, ist es oft besser, es zu unterbrechen. Der Gesprächsfaden kann dann später wieder aufgenommen werden, wenn sich die Gemüter beruhigt haben.

In Feedbackgesprächen klar kommunizieren

Anderen Feedback zu geben oder selbst Feedback zu erhalten kann sehr nützlich sein. Es hilft einem dabei, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Dazu muss es sich aber um konstruktives Feedback handeln, das in der richtigen Art und Weise transportiert wird. Eine klare Kommunikation ist dafür unabdingbar. 

Wenn du anderen Feedback geben möchtest oder musst, überlege dir, wie du es am besten formulierst. Vor allem negative Kritik solltest du mit Fingerspitzengefühl überbringen, darfst es aber dennoch nicht an der nötigen Deutlichkeit vermissen lassen. Wie deutlich du sein musst und wann subtilere Hinweise reichen, hängt von deinem Gesprächspartner ab.

Wenn du selbst Rückmeldungen von anderen erhältst, betrachte sie nicht als etwas Negatives, mit dem andere dich angreifen oder dir schaden wollen. Sei offen für Feedback, schließlich kann es dir helfen, dich zu verbessern. Je aufmerksamer du anderen zuhörst, wenn sie dir eine Rückmeldung geben, desto mehr kannst du daraus ziehen.

Klare Kommunikation in E-Mails und Textnachrichten

Egal, ob im Job oder im Privatleben: Ein großer Teil der Kommunikation mit anderen läuft heute über digitale Kanäle ab. Viele Beschäftigte kommunizieren mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern bevorzugt über E-Mails. Die Mitglieder von Teams sprechen sich nicht selten in Chats ab, und im Privaten kommunizieren viele über WhatsApp oder andere Nachrichten-Tools.

Das sorgt für neue Herausforderungen in der Kommunikation, denn beim virtuellen Austausch bleiben wichtige nonverbale Signale auf der Strecke. Ob jemand etwas mit einem Lächeln sagt, mit einem Augenzwinkern oder einem finsteren Blick, weiß der Gesprächspartner nicht, wenn er eine E-Mail oder Textnachricht liest. Das kann für Missverständnisse und Unklarheiten sorgen. Es kann auch dazu führen, dass Formulierungen negativer aufgefasst werden als sie gemeint sind.

Umso wichtiger ist es, sich über die Formulierung von E-Mails und anderen Textnachrichten Gedanken zu machen. Gerade in einem beruflichen Kontext solltest du deine Nachrichten noch einmal lesen, bevor du sie abschickst. Hast du alles klar und verständlich ausgedrückt? Sind alle wichtigen Informationen enthalten? Könnte man dich missverstehen? Die eigenen Nachrichten vor dem Versenden selbstkritisch zu prüfen hilft dir dabei, effektiv und in einer für alle Beteiligten angenehmen Art und Weise mit anderen zu kommunizieren.

Klar kommunizieren in E-Mails: Beispiele

Hier sind zur Verdeutlichung für klare Kommunikation Beispiele, wie E-Mails klingen könnten und welche Formulierungen sich weniger eignen, weil sie vage oder missverständlich sind:

• Bessernicht: „Hallo Sandra, ich bräuchte den Report bald, danke.“
• Besser so: „Hallo Sandra, ich bräuchte den Report bis Freitag, besser noch Donnerstag. Schaffst du das? Danke.“

• Besser nicht: „Sollen wir uns bald mal zusammensetzen wegen des Projekts XY?“
• Besser so: „Hättest du am Montag gegen 10.30 Uhr kurz Zeit, um über das Projekt XY zu sprechen? Ich denke, 20 Minuten sollten fürs Erste reichen.“

• Besser nicht: „Danke für die Zusendung deiner Präsentation. Ist schon ganz gelungen, aber an einigen Stellen gefällt mir die Struktur nicht so.“
• Besser so: „Danke für die Zusendung deiner Präsentation. Gefällt mir schon ganz gut, aber auf den Folien 3, 6 und 10 könntest du deine Gedanken meiner Empfindung nach etwas klarer strukturieren. Das betrifft zum Beispiel Formulierungen wie…“

Tipps, um deine Kommunikation zu verbessern

Wie kann man eine klare(re) Kommunikation lernen? Es gibt viele Ansätze, um die eigenen Kommunikationsfähigkeiten zu trainieren. Eine Strategie besteht darin, sich selbst genau zu beobachten: Wie kommunizierst du? Fallen dir bestimmte Muster auf, die deine Kommunikation mit anderen prägen? Laufen bestimmte Unterhaltungen suboptimal – und inwiefern könnte das an deiner Kommunikation liegen? Selbstreflexion hilft dir dabei, Verbesserungspotenzial aufzudecken. Es kann dazu auch hilfreich sein, Feedback von anderen einzuholen – zum Beispiel von Freunden, Kollegen oder auch einem Coach.

Wie bei allen Dingen gilt auch für die klare Kommunikation mit anderen: Übung macht den Meister. Trainiere deshalb deine kommunikativen Fähigkeiten in unterschiedlichen Situationen. Je mehr Übung du hast, desto mehr Routine gewinnst du. Du wirst dadurch automatisch deine Kommunikations-Skills verfeinern und es fällt dir eher auf, wenn du nicht optimal kommunizierst. Im Laufe der Zeit kannst du dich immer weiter verbessern.

Wenn du klare Kommunikation lernen willst, kannst du auch Weiterbildungsangebote nutzen. Geeignet sein können zum Beispiel Seminare und Workshops, aber auch Online-Kurse oder individuelle Coachings. Was sich anbietet, hängt von deinen Zielen, Präferenzen und nicht zuletzt deinem Budget ab.

Fazit: Klare Kommunikation als Schlüsselkompetenz in Job und Privatleben

• Klare Kommunikation ist im Job und Privatleben gleichermaßen wichtig für reibungslose Interaktionen mit anderen
• Wer klar kommuniziert, kann Missverständnisse vermeiden, Unterhaltungen effektiv gestalten und Konflikte lösen
• Klare Kommunikation ist auch für die Zusammenarbeit im Team essenziell
• Verschiedene Techniken und Ansätze können sich dazu eignen, die eigenen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern
• In E-Mails und anderen Textnachrichten ist klare Kommunikation besonders wichtig, weil dabei wichtige nonverbale Signale fehlen, die die Bedeutung von Formulierungen verdeutlichen könnten

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