Effizienz und Effektivität sind zwei wichtige Zutaten für den Erfolg im Beruf. Was genau bedeutet es, effizient beziehungsweise effektiv zu arbeiten? Wie kann man effizienter in seinem Job werden? Und welche Rolle spielt der Arbeitgeber dabei? Das und mehr erfährst du in diesem Beitrag.
Effizienz und Effektivität: Das ist der Unterschied
Effizienz und Effektivität sind zwei Wörter, die manchmal durcheinandergebracht werden. Oft werden sie auch synonym verwendet, obwohl es sich genau genommen nicht um dasselbe handelt. Bevor es darum geht, wie dir Effizienz und Effektivität im Beruf nützen können, klären wir also, was die Begriffe überhaupt bedeuten:
Wenn etwas effektiv ist, ist es zielführend. Man ergreift also Maßnahmen, mit denen man sein Ziel erreicht. Man spricht synonym auch von Wirksamkeit oder dem Wirkungsgrad.
Effizienz setzt Effektivität voraus. Hierbei geht es darum, Ziele mit einem möglichst geringen Aufwand zu erreichen. Man spricht auch von Wirtschaftlichkeit, wenn es um Effizienz geht.
Zusammengefasst lässt sich sagen:
- Bei Effektivität geht es um die Frage: Was muss ich tun, um Ziel X zu erreichen?
- Bei Effizienz geht es um die Frage: Was muss ich tun, um Ziel X besonders wirtschaftlich zu erreichen (= wie mache ich es am besten?)?
Eine Vorgehensweise kann damit effektiv, aber nicht effizient sein. Umgekehrt muss etwas, das effizient ist, auch effektiv sein – zumindest, wenn es zu dem Ziel führt, das man anvisiert hatte.
Effektiv vs. effizient: Beispiele zur Verdeutlichung
Um den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität zu verdeutlichen, sind die folgenden Beispiele hilfreich:
- Beispiel 1. Ein Meeting dauert in Szenario A 90 Minuten. Die Mitarbeiter diskutieren hin und her und können sich ewig nicht einigen, finden am Ende aber doch eine gute Lösung. In Szenario B dauert es nur eine halbe Stunde, bis die Mitarbeiter zum selben Ergebnis kommen. Sie haben die Zeit also effizienter genutzt (zum Beispiel, indem sie sich nicht in Detail-Diskussionen verstrickt haben).
- Beispiel 2.Du möchtest ein Sofa kaufen. Es soll bequem sein und als Schlafsofa genutzt werden können. Wenn du nun irgendein Sofa kaufen würdest, das diese Kriterien erfüllt, wäre das effektiv: Du hättest das Sofa, das du haben wolltest. Effizient hingegen wäre es, ein Sofa zu kaufen, das die Kriterien erfüllt und zugleich besonders günstig ist.
- Beispiel 3. Du fährst mit dem Auto zum Treffen mit einer Freundin. Dabei nimmst du einige Umwege, kommst aber am Zielort an – dein Vorgehen war effektiv. Effizient wäre es hingegen gewesen, den direkten Weg zu wählen.
Was es dir bringt, effizient und effektiv zu arbeiten
Im Job sind sowohl Effektivität als auch Effizienz sehr wichtig. Wenn du dich deinen Aufgaben an der Arbeit widmest, musst du wissen, wie du sie zielführend erledigst. Du musst die Ergebnisse liefern, die dein Arbeitgeber von dir verlangt. Effektivität ist im Job darüber hinaus essenziell, um deine eigenen Ziele erreichen zu können. Wenn du zum Beispiel Karriere machen möchtest, musst du wissen, was der nächste Schritt ist – und wie du ihn erfolgreich gehst. Ohne Effektivität kommst du nicht weit.
Effizienz hingegen hilft dir, deine Arbeit möglichst gut, schnell und stressfrei zu erledigen. Sie ergibt sich oft automatisch mit der Routine. Wer eine Aufgabe schon zigmal erledigt hat, weiß irgendwann, wie er es am besten macht. Er sieht auch eher Schwachstellen, Fehlerquellen und Verbesserungspotenzial und kann dadurch effizienter vorgehen. Mit Effizienz sparst du Zeit, aber auch Ressourcen, was nicht zuletzt für deinen Arbeitgeber positiv ist.
Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz im Job ist der zwischen einem Mitarbeiter, der seine Ziele irgendwann erreicht, und einem, der das möglichst schnell und wirtschaftlich tut. Aus Sicht von Arbeitgebern ist beides wünschenswert, wobei Effizienz nur gesteigert werden kann, wenn es erprobte, effektive Wege gibt. Es nützt nichts, einfach irgendeine Strategie zu entwerfen und diese so effizient wie möglich zu gestalten, wenn sie hinterher nicht zum eigentlichen Ziel führt. Stützt man sich auf die falschen Ansätze, ist Effizienz wirkungslos, denn man muss ohnehin noch einmal mit einer anderen Strategie von vorne anfangen. Effizient arbeiten und effektiv arbeiten sollten deshalb immer Hand in Hand gehen.
Effizienz und Effektivität: Was ist wichtiger?
Ist es wichtiger, effektiv in dem zu sein, was man tut? Oder kommt dem effizienten Arbeiten im Büro eine größere Bedeutung zu? Beides, Effizienz und Effektivität, ist wichtig, um seinen Job gut zu machen. Das eine ist ohne das andere wenig wert. Müsste man sich für eines entscheiden, wäre im Zweifel die Effektivität wichtiger. Wenn du nicht weißt, wie du deine Aufgaben richtig erledigst und wie du deine Ziele erreichst, wirst du keine gute Arbeit abliefern. Über effizientes Arbeiten brauchst du in so einer Situation gar nicht erst nachzudenken.
Wenn die Effektivität gegeben ist, ist Effizienz aber mindestens ebenso wichtig. So sparst du dir Aufwand und dem Arbeitgeber Kosten. Du hast deine Arbeit schneller und womöglich auch besser erledigt und hast bei alldem vielleicht auch weniger Stress. Wenn ein Mitarbeiter effizient arbeitet, fällt das früher oder später auch anderen auf. Wenn der Arbeitgeber dich als besonders effizienten Mitarbeiter kennt, wirkt sich das positiv auf sein Bild von dir aus. Das kann dir nützen, wenn es um die Sicherheit deines Jobs geht, eine Gehaltserhöhung im Raum steht oder du auf eine Beförderung aus bist. Deine Effizienz kann auch Eingang in ein Arbeitszeugnis finden und damit deine Chancen bei Bewerbungen bei anderen Arbeitgebern verbessern.
Effizienter arbeiten: Mit diesen Tipps klappt es
Dir ist bewusst, was effizientes Arbeiten für eine Bedeutung im Berufsalltag hat. Bislang fällt es dir hier und da aber noch schwer, Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen? Keine Sorge – die folgenden Tipps zeigen dir, wie du deine Ziele an der Arbeit effizienter erreichen kannst.
Aufgaben und Vorgehensweisen analysieren
Der erste Schritt hin zu einem effizienteren Arbeiten besteht darin, dir die Zeit zu nehmen, genau hinzusehen. Was sind deine Aufgaben? Wie gehst du sie an? Bist du effektiv in dem, was du tust? Und wie steht es um die Effizienz bei der Arbeit? Brauchst du lange oder erledigst du manche Dinge etwas umständlich? Gibt es vielleicht sogar Vorgehensweisen, die sich bei näherer Betrachtung als nutzlos oder kontraproduktiv entpuppen? Eine gründliche Analyse macht oft schnell deutlich, wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Ablenkungen minimieren
Ablenkungen sind ein Produktivitätskiller. Sie hindern dich daran, deine Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Überlege doch mal, welche Dinge dich regelmäßig aus der Arbeit herausreißen. Ein klassisches Beispiel sind eingehende E-Mails. Diese Ablenkung kannst du leicht beseitigen, indem du das E-Mail-Programm nicht im Hintergrund geöffnet hast. Vielleicht sind es auch deine Kollegen, die ständig an deinem Schreibtisch stehen oder sich laut unterhalten. Oder dein Handy, was vor dir auf dem Tisch liegt und dich ständig über Neuigkeiten benachrichtigt. Wenn du weißt, was dich ablenkt, kannst du dir Strategien überlegen, um die Ablenkungen zu minimieren.
Sinnvolle Zeiten für Meetings
Meetings können dich am effizienten Arbeiten hindern, wenn sie sich unnötig in die Länge ziehen oder zu unpassenden Zeitpunkten angesetzt werden. Wenn du Zeitpunkt und Dauer beeinflussen kannst, solltest du das tun. Lege Meetings auf Zeiten, an denen du nicht deine produktivsten Phasen hast – es sei denn, du musst dabei besonders kreativ sein und es geht um etwas sehr Wichtiges. Sorge, soweit möglich, dafür, dass Meetings kurz sind, damit sie dir nicht wichtige Zeit für andere Dinge rauben. Bei längeren Meetings kommt oft ohnehin nicht mehr viel zustande.
Fokussierter Arbeiten mit der Pomodoro-Technik
Zum effizienteren Arbeiten kann die Pomodoro-Technik ein nützliches Hilfsmittel sein. Dabei stellst du dir einen Timer über 25, 30 oder auch 45 Minuten. Es sollte eine nicht zu lange Zeitspanne sein, über deren Verlauf du dich gut konzentrieren kannst. Wenn der Timer abgelaufen ist, machst du eine Pause von fünf Minuten. Nach vier solcher Zeiteinheiten solltest du eine längere Pause machen. Dieser Ansatz kann dir beim fokussierten Arbeiten helfen. Ablenkungen – zum Beispiel in Form von Gedanken, die Handlungen auslösen könnten – kann man leichter widerstehen, wenn die nächste Pause schon in Aussicht ist. Im besten Fall hilft dir die Pomodoro-Technik dabei, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Schlanke To-do-Listen
Halte deine To-do-Listen möglichst kurz. Viele Menschen neigen dazu, alles Mögliche auf ihre To-do-Liste zu schreiben. Damit lenkt man sich aber oft vom Wesentlichen ab. Akzeptiere, dass deine Zeit begrenzt ist, und setze Prioritäten. Dabei können Ansätze wie die Eisenhower-Methode hilfreich sein, bei der Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von weniger Dringendem abgegrenzt wird. Kurze To-do-Listen haben nicht nur den Vorteil, dass man eher alles schaffen kann, was zufriedener macht. Sie sorgen auch für mehr mentale Klarheit, weil man nicht mit einer riesigen Anzahl an Aufgaben konfrontiert ist.
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz
Der Schreibtisch vieler Menschen ist leicht chaotisch: Überall liegen Zettel, Unterlagen und Stifte herum, vielleicht noch Teller und Tassen. Im Sinne eines möglichst effizienten Arbeitens spricht jedoch viel für einen aufgeräumten, übersichtlichen und möglichst minimalistischen Arbeitsplatz. Natürlich sollst du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlen. Wenn dort möglichst wenig herumliegt, sorgt das jedoch für mentale Klarheit. Wichtig ist auch, dass du Sachen griffbereit hast, die du ständig brauchst – und dass du weißt, wo du nach anderen Dingen suchen musst.
Effizienter arbeiten mit Zeitmanagement
Es ist wichtig, dass du deinen Arbeitstag sinnvoll planst, und zwar anhand deiner produktiven und weniger produktiven Zeiten. Vielleicht kannst du dich gleich morgens früh am besten konzentrieren. Dann solltest du zu diesem Zeitpunkt die wichtigen Dinge erledigen, die besondere Konzentration erfordern oder die besonders komplex sind. Schreibe ruhig einen Tagesplan, was du wann erledigen möchtest. Wenn es dir hilft, trage deine Aufgaben in einen Kalender ein, um diese Termine mit dir selbst verbindlicher zu machen.
Klare Absprachen mit Kollegen
Unklare Absprachen mit Kollegen sind für das effiziente Arbeiten hinderlich. Du weißt dann womöglich nicht genau, wer sich worum kümmert. Schlimmstenfalls werden Aufgaben doppelt erledigt. Umso wichtiger ist eine klare Aufgabenverteilung – und dass sich jeder an das hält, was er versprochen hat.
Genügend Pausen machen
Pausen sind essenziell für konzentriertes und damit für produktives, effizientes Arbeiten. Viele Arbeitnehmer haben ein schlechtes Gewissen, wenn sie eine kurze Pause einlegen. Dabei ist sie schlicht nötig, damit das Gehirn sich regenerieren kann und anschließend wieder leistungsfähiger ist. Tatsächlich dauert es ohne Pausen oft insgesamt länger als mit.
Rahmenbedingungen, um effizient und effektiv zu arbeiten: Was Arbeitgeber tun können
Für Arbeitgeber ist es essenziell, dass Strukturen und Abläufe im Unternehmen sowohl effizient als auch effektiv sind. Das hilft Firmen dabei, unnötige Ausgaben zu senken und Geld zu sparen. Sie können die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter optimal einsetzen, wenn diese effizient arbeiten. Bei Effektivität und Effizienz geht es letztlich darum, wie wirtschaftlich ein Unternehmen geführt werden kann. Arbeitgeber schaffen die Rahmenbedingungen für beides. Deshalb ist es wichtig, sich als Arbeitgeber zu fragen, was man tun kann, um den Beschäftigten ihre Arbeit zu erleichtern.
Hierbei haben Verantwortliche in Firmen viele Ansatzmöglichkeiten. Es ist zum Beispiel wichtig, dass die Mitarbeiter die nötigen Informationen und klare Anweisungen haben, um ihre Aufgaben effektiv und effizient erledigen zu können und ihre Ziele zu erreichen. Das setzt eine gute Absprache und Kommunikation im weiteren Sinne zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern voraus. Es kann sich lohnen, Führungskräfte diesbezüglich zu schulen. Falls es Probleme bei der Kommunikation gibt, sollten diese möglichst frühzeitig behoben werden.
Was kann noch verbessert werden?
Arbeitnehmer können ihren Job nur dann effizient erledigen, wenn sie die passenden Strukturen dafür vorfinden. Hier sind Arbeitgeber gefragt, ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, statt sie unnötig zu erschweren. Ein Beispiel sind häufige und lange Meetings, die in vielen Firmen an der Tagesordnung sind. Solche Meetings verlaufen oft wenig produktiv. Sie mögen effektiv sein, sind aber nicht effizient, wenn die Beteiligten unnötig Zeit verlieren, die ihnen dann an anderer Stelle fehlt.
Arbeitgeber sollten überprüfen, wie Teams und Bereiche strukturiert sind, wie dort kommuniziert wird und wie Aufgaben verteilt und organisiert sind. Wenn es darum geht, Arbeitsabläufe zu optimieren, ist es wichtig, die Beschäftigten einzubinden. Sie können meist die wertvollsten Rückmeldungen darüber geben, wo noch Optimierungspotenzial vorhanden ist.
Die Digitalisierung von Prozessen kann im Sinne einer höheren Effizienz nützlich sein. Entscheidend ist jedoch, dass Veränderungen wirklich eine Verbesserung darstellen. Falsch gewählte Ansätze können den Mitarbeitern das Leben schwer machen. Es kann außerdem sinnvoll sein, die Beschäftigten gezielt zu schulen, um Effizienz und Effektivität zu verbessern. Wenn sie für das Thema sensibilisiert sind, wird es wahrscheinlicher, dass sie selbst darauf achten, möglichst effektiv und effizient zu arbeiten.
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