Staffing: Mit der richtigen Strategie passende Mitarbeiter finden

Ohne fähige Mitarbeiter nützt die beste Geschäftsidee wenig – die Beschäftigten eines Unternehmens sind dessen Kapital. Umso wichtiger ist es, die richtigen Mitarbeiter zu finden und dafür zu sorgen, dass sie mit ihrem Job zufrieden sind. Hier kommt Staffing ins Spiel. Was genau sich dahinter verbirgt, wie es ablaufen kann und warum es so ein nützliches Instrument für Firmen ist – darum geht es in diesem Beitrag.

Definition: Was ist Staffing?

Der Begriff Staffing ist hierzulande bislang wenig geläufig. Googelt man ihn, stößt man schnell auf ein Phänomen, um das es in diesem Text nicht gehen soll: das Mobbing von Vorgesetzten durch Mitarbeiter. Das englische Wort „staff“ bedeutet so viel wie Belegschaft oder Personal. Im englischsprachigen Raum bezieht sich Staffing nicht wie im Deutschen auf ein Fehlverhalten von Beschäftigten gegenüber ihrem Chef oder ihrer Chefin, sondern es geht dabei um eine Strategie zur Personalbeschaffung und den grundlegenden Umgang mit den eigenen Mitarbeitern in einem Unternehmen.

Staffing allein mit Personalbeschaffung oder Rekrutierung zu übersetzen, wäre zu kurz gedacht, auch wenn das ohne Zweifel ein essenzieller Bestandteil von Staffing-Maßnahmen ist. Staffing geht jedoch noch weiter – es hört nicht auf, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter gefunden und eingestellt hat. Dieser Aspekt ist nur ein Schritt bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern.

Bei Staffing geht es darum, wie Unternehmen geeignetes Personal finden und wie Verantwortliche die Beziehung zu diesen Mitarbeitern so gestalten, dass die Mitarbeiter zufrieden sind . Sind Beschäftigte hingegen unzufrieden, rufen sie wahrscheinlich nicht ihr volles Leistungspotenzial ab, und es kann sein, dass sie dem Unternehmen den Rücken kehren. Mit geeigneten Staffing-Strategien soll das verhindert werden: Die Mitarbeiterbindung wird gezielt gestärkt. Außerdem werden den Beschäftigten durch eine sorgfältige Einarbeitung die nötigen Instrumente an die Hand gegeben, um ihren Job gut zu machen. Auf diese Weise hilft Staffing Firmen dabei, ihre Ziele zu erreichen. 

Die Vorteile von gezieltem Staffing

Staffing bietet für Firmen zahlreiche Vorteile – vorausgesetzt, der gewählte Ansatz passt zum Unternehmen und seinen Zielen. Die Management-Strategie setzt bei der Einstellung von neuem Personal an: Arbeitgeber können mit Staffing die besten Mitarbeiter finden, was für den Unternehmenserfolg essenziell ist. Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter. Sind sie nicht kompetent, engagiert oder erfahren genug, lassen sich geschäftliche Ziele nur schwer oder gar nicht erreichen.

Mit Staffing können teure Fehlbesetzungen vermieden werden, indem Verantwortliche sich sehr gut überlegen, wonach sie suchen und welcher Kandidat diese Rolle am besten erfüllen kann. Dabei besteht das Ziel darin, Mitarbeiter zu finden, die nicht nur fachlich hochqualifiziert sind. Es muss auch persönlich passen: Mit Staffing können Firmen Bewerber auswählen, die gut ins Team integriert werden können. Ebenso eignen sich entsprechende Strategien, um Kandidaten zu finden, deren Ziele und Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen. Das ist die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit.

Viele Unternehmen befassen sich intensiv mit personellen Fragen, wenn eine Stelle zu besetzen ist. Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet, ebbt ihr Interesse nicht selten schlagartig ab. So läuft es bei Staffing nicht: Für Unternehmen geht es nach einer Neueinstellung darum, gute Beziehungen zu den Mitarbeitern aufzubauen und diese Beziehungen über den gesamten Verlauf der Zusammenarbeit zu pflegen. Eine gründliche Einarbeitung bereitet die Beschäftigten optimal auf ihre neue Rolle vor.

Durch die gezielte Auseinandersetzung mit den Beschäftigten und ihren Bedürfnissen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter sich wertgeschätzt und am Arbeitsplatz wohl fühlen. Sie sind eher zufrieden, was wiederum motivierend wirkt und bessere Leistungen fördern kann. Die Effekte von Staffing sind dabei vielseitig: Staffing kann den Grundstein für eine gute Zusammenarbeit im Team legen. Es kann auch eingesetzt werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Kosten zu sparen. So hilft Staffing Firmen auf vielfältige Weise dabei, das Potenzial voll zu nutzen, das der eigene Mitarbeiterstamm ihnen bietet.

Staffing: Ablauf, Strategien & Bestandteile

Staffing ist dann am effektivsten, wenn es zielgerichtet und planmäßig erfolgt. Dabei macht ein festes Schema Sinn, das an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden kann und sollte. In diesen grundlegenden Schritten kann Staffing ablaufen:

1. Bedürfnisse und Ziele festlegen
2. einen Zeitplan erstellen
3. ein Budget aufstellen
4. Kandidaten suchen und Bewerber bewerten
5. ein effektives Einarbeitungsprogramm erstellen
6. das Programm im Blick behalten, überprüfen und gegebenenfalls anpassen

Staffing kann verschiedene Bestandteile enthalten. Was sich anbietet, kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Für Verantwortliche in Firmen ist es wichtig, genau zu wissen, welcher Bedarf besteht. Dazu müssen Manager mit Führungskräften zusammenarbeiten, die den personellen Bedarf einschätzen können. Sie wissen auch oft am besten, was den idealen Bewerber ausmacht.

Im nächsten Schritt geht es darum, Kriterien für die Auswahl von Bewerbern zu entwickeln. Es muss klar sein, welche Anforderungen erfüllt und welche Qualifikationen vorhanden sein müssen. Erst dann kann die Stellenausschreibung erstellt werden. Aus ihr sollte unmissverständlich hervorgehen, welche Kandidaten gesucht werden. Es ist sinnvoll, dass Teamleiter und Abteilungsleiter dabei eingebunden werden.

Die richtigen Bewerber finden

Die Stellenausschreibung muss anschließend auf geeigneten Portalen veröffentlicht werden. Das können ganz klassisch Jobportale im Internet sein, ebenso Tageszeitungen oder Wochenzeitungen, aber auch soziale Netzwerke inklusive Karrierenetzwerken. Welche Portale am besten geeignet sind, hängt davon ab, wen Unternehmen ansprechen möchten. Dabei müssen Arbeitgeber nicht warten, bis sich geeignete Bewerber bei ihnen melden. Sie können auch ihrerseits vielversprechende Kandidaten kontaktieren und ihnen ein Jobangebot unterbreiten. Auch eine starke Arbeitgebermarke ist in diesem Zusammenhang wichtig: Je attraktiver der Arbeitgeber, desto eher bewerben sich dort auch hochqualifizierte Fachkräfte.

Eingehende Bewerbungen sollten sorgfältig geprüft werden. Dabei ist es wichtig, sich nicht von schönen Worten im Anschreiben blenden zu lassen – nicht jedem liegt es, sich selbst zu vermarkten. Das macht aus einem Bewerber mit einem weniger spannenden Bewerbungsschreiben noch lange keinen schlechteren Kandidaten. Der Lebenslauf ist wesentlich aussagekräftiger als das Anschreiben. Auch hier ist es jedoch nicht empfehlenswert, zu starre Anforderungen zu haben. So können zum Beispiel auch Kandidaten mit Lücken im Lebenslauf die passenden Mitarbeiter sein.

Den Staffing-Prozess überprüfen und anpassen

Nach der Vorauswahl der Bewerber finden Vorstellungsgespräche statt, an denen auch die Verantwortlichen in den entsprechenden Abteilungen teilnehmen sollten – sie sind es schließlich, die mit dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin zusammenarbeiten werden.

Wenn ein Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, ist die Arbeit nicht erledigt. Wie gut sich der neue Mitarbeiter ins Team einfindet, hängt auch von der Qualität seiner Einarbeitung ab. Auch hierfür braucht es geeignete Staffing-Strategien. In den ersten Wochen und Monaten im neuen Beschäftigungsverhältnis sollten Verantwortliche regelmäßig überprüfen, wie sich neue Mitarbeiter entwickeln. Dazu sind Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern sinnvoll, bei denen auch die Einschätzung der Beschäftigten in Erfahrung gebracht werden sollte. Der gesamte Staffing-Prozess sollte immer wieder auf seine Effektivität hin überprüft und wenn nötig angepasst werden. 

Effektives Staffing: Das ist wichtig

Damit Staffing den gewünschten Erfolg mit sich bringt, ist es wichtig, dass Verantwortliche auf bestimmte Aspekte besonderen Wert legen. Die folgenden Punkte spielen für eine erfolgreiche Staffing-Strategie eine wichtige Rolle.

Bedürfnisse analysieren

Staffing ist nur dann gewinnbringend, wenn es mit einer klaren Zielsetzung verbunden ist. Verantwortliche müssen genau wissen, welche Mitarbeiter benötigt werden, um die Unternehmensziele erreichen zu können. Um das herauszufinden, ist es sinnvoll, alle Beteiligten einzubeziehen. Das kann neben Führungskräften auch einfache Mitarbeiter umfassen. Dabei sollte es auch darum gehen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen zusätzliche Beschäftigte mitbringen müssen, und zwar bezogen auf fachliche Qualifikationen ebenso wie auf Soft Skills.

Ist-Zustand korrekt einschätzen

Wer herausfinden will, welche Mitarbeiter er braucht, muss wissen, wie der Ist-Zustand ist. Was läuft mit dem jetzigen Personal gut, was weniger? Hierzu gehört eine treffende Einschätzung, welche Aufgaben die Mitarbeiter übernehmen können, ohne dass sie dadurch überfordert oder überlastet werden.

Breite Auswahlmöglichkeiten

Um die besten Mitarbeiter zu finden, ist es hilfreich, wenn Unternehmen aus einem möglichst breiten Pool an Kandidaten schöpfen können. Das ist einerseits der Fall, wenn Stellenanzeigen auf verschiedenen Portalen und Wegen veröffentlicht werden. Auch Headhunter können genutzt werden. Andererseits kommt es auf den Ruf der Firma als Arbeitgeber an: Je besser dieser ist, desto eher wird das Unternehmen viele Bewerbungen auch von hochqualifizierten Fachkräften erhalten.

Kandidaten gründlich überprüfen

Bei der Bewerberauswahl sollten Personalverantwortlich nicht voreilig sein. Je mehr Informationen über einen Kandidaten vorliegen, desto eher können Personaler eine fundierte Entscheidung treffen, die sie nicht bereuen. Neben den Qualifikationen und Vorerfahrungen kommt es auch auf die Leistungen und das Verhalten von Bewerbern an. Hierzu sind Arbeitszeugnisse sehr aufschlussreich, weshalb Verantwortliche sie genau studieren sollten. Auch eine Internetrecherche kann hilfreiche Informationen zutage bringen.

Anforderungen klar kommunizieren

Den passenden Kandidaten für eine freie Stelle zu finden ist nicht nur eine Frage der Personalauswahl. Es kommt auch darauf an, die eigenen Anforderungen klar zu kommunizieren, um die richtigen Bewerber anzusprechen. Ebenso wichtig ist es, im Vorstellungsgespräch und während der Einarbeitung deutlich zu machen, was man vom neuen Mitarbeiter erwartet. Das macht einen erfolgreichen Onboarding-Prozess wahrscheinlicher.

Staffing: Selbst durchführen oder Agentur beauftragen?

Kann man sich problemlos firmenintern um das Thema Staffing kümmern, oder sollte man bestimmte Aspekte des Prozesses lieber auslagern? Manche Schritte können oder sollten nur intern erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ebenso sind Verantwortliche in Firmen gefragt, wenn es darum geht, eine grundlegende Staffing-Strategie zu entwickeln, wobei es denkbar ist, sich dabei beratende Unterstützung zu holen. Am ehesten ausgelagert werden kann die Personalrekrutierung. Ob es sinnvoll ist, Agenturen zur Personalsuche einzuschalten, hängt von den eigenen Vorstellungen und den Umständen vor Ort ab. Auch die firmeninternen Ressourcen und Kapazitäten spielen dabei eine Rolle.

Wichtig ist zum Beispiel, aus welchem Pool an Bewerbern ein Unternehmen schöpfen kann, wenn es nach neuen Mitarbeitern sucht. Ist die Reichweite einer Agentur wesentlich größer, kann es sinnvoll sein, deren Hilfe in Anspruch zu nehmen, um den besten Kandidaten für die freie Stelle zu finden. Für größere Unternehmen wird das nicht unbedingt nötig sein, bei kleinen Firmen sieht das womöglich schon anders aus. Kleine Unternehmen ohne eigene Personalabteilung haben oft wenig Kapazitäten, sich intensiv um die Personalauswahl zu kümmern. Dann kann es besser sein, diese Aufgabe an andere abzugeben. Auch eine Kompromisslösung kann sich anbieten: Ein Unternehmen übernimmt einen Teil der Staffing-Aufgaben selbst, lässt sich aber bei bestimmten Tätigkeiten von Dritten helfen.

Staffing: Herausforderungen & Probleme bewältigen

Staffing kann ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein, wenn es darum geht, gute Mitarbeiter zu finden und erfolgreich ins Team zu integrieren. Es kommt aber immer wieder vor, dass dabei Hindernisse und Probleme auftauchen, die den Erfolg einer Staffing-Strategie gefährden. Dann ist es wichtig, schnell zu reagieren, um negative Auswirkungen zu minimieren.

Angenommen, es läuft nicht wie erhofft beim Staffing – was tun? Es ist wichtig, dass Probleme so früh wie möglich erkannt werden. Das ist am ehesten der Fall, wenn Verantwortliche den Staffing-Prozess jederzeit im Blick haben. Läuft etwas nicht rund, lässt sich das an Frühwarnzeichen oft schon erkennen, bevor ein ernsthaftes Problem entstanden ist. Ein Warnhinweis kann zum Beispiel sein, wenn sich neue Mitarbeiter als weniger geeignet als gedacht entpuppen, oder wenn es öfter zu Eigenkündigungen noch während der Probezeit kommt. Falsche Personalentscheidungen, aber auch unzufriedene Beschäftigte oder Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit im Team deuten auf grundlegende Probleme beim Staffing hin.

Wie Herausforderungen im Zusammenhang mit Staffing bewältigt werden können, hängt davon ab, wo der Schuh konkret drückt. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, die Kriterien zur Personalauswahl zu überarbeiten, Stellenanzeigen anders zu formulieren oder sie auf anderen Portalen zu veröffentlichen. Eine sorgfältige Analyse offenbart, wo die Ursachen für die Probleme liegen. Wenn sie bekannt sind, kann gezielt gegengesteuert werden. 

Diese Fehler sollten Firmen beim Staffing vermeiden

Wie Unternehmen an das Thema Staffing herangehen, hat großen Einfluss auf den Erfolg von entsprechenden Vorhaben. Um ihn nicht zu gefährden, sollten Verantwortliche in Firmen Fehler im Umgang mit Staffing vermeiden. Dazu gehören insbesondere die folgenden Aspekte:

• Keine klare Strategie haben: Wenn bei Neueinstellungen nicht klar ist, welche Kriterien die neuen Mitarbeiter konkret erfüllen sollen, ist die Gefahr von Fehlbesetzungen groß. Verantwortliche sollten sehr genau ausarbeiten, wo Bedarf besteht.
• Schnelligkeit statt Qualität: Gute Mitarbeiter zu finden kann Zeit kosten. Diese Zeit sollten Unternehmen sich nehmen, statt den Prozess möglichst schnell abarbeiten zu wollen. Den nächstbesten Kandidaten zu nehmen rächt sich womöglich früher oder später.
• Sich auf subjektive Empfindungen verlassen: Personalentscheidungen sollten nicht allein anhand eines Bauchgefühls getroffen werden, auch wenn subjektive Empfindungen dabei durchaus einbezogen werden können. Es ist riskant, sich von wohlklingenden Formulierungen in Bewerbungen blenden zu lassen oder den Kandidaten zu nehmen, den man im Vorstellungsgespräch besonders wortgewandt fand. Solche Bewerber können zwar die richtige Wahl sein, es ist aber besser, Personalentscheidungen von objektiven Aspekten abhängig zu machen – zum Beispiel Erfahrungen, Qualifikationen und Beurteilungen ehemaliger Arbeitgeber.
• Nicht klar kommunizieren: Auch das wäre ein Fehler beim Staffing – schon aus der Stellenausschreibung muss klar hervorgehen, was sich das Unternehmen wünscht. Dasselbe gilt für das Vorstellungsgespräch und während der Einarbeitung. So lassen sich Missverständnisse vermeiden, die zu unerwünschten Ergebnissen führen können.
• Zu schnell zu viel erwarten: Es ist wichtig, dass Firmen ihren neuen Mitarbeitern Zeit geben, sich in ihr Team und das Unternehmen im Ganzen einzufinden. Neue Mitarbeiter sollten anfangs nicht gleich mit Aufgaben überladen werden. Eine sorgfältige Einarbeitung ist wesentlich wichtiger als maximale Produktivität von der ersten Minute an.

Bildnachweis: insta_photos / Shutterstock.com