Jahresurlaub – diese Regelungen gelten in Sonderfällen

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erholungsurlaub. Wie viele Tage es mindestens sein müssen, regelt das Bundesurlaubsgesetz. Aber was gilt in Sonderfällen – wie ist zum Beispiel der Anspruch auf Jahresurlaub bei Kündigung? Oder der Anspruch auf Jahresurlaub vor dem Mutterschutz oder bei Renteneintritt? Und bis wann muss man den Jahresurlaub genommen haben? Diese Regelungen zum Thema Jahresurlaub solltest du kennen.

Anspruch auf Jahresurlaub: Wie er gesetzlich geregelt ist und wie viele Urlaubstage es sein müssen

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Erholungsurlaub, der gesetzlich verankert ist. Der Jahresurlaubsanspruch dient der Erholung der Beschäftigten und ist Teil des Arbeitsschutzes. Die Urlaubstage müssen vergütet werden – Arbeitnehmer bekommen also während ihres Urlaubs das übliche Gehalt. Das ergibt sich aus § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Dort heißt es: „Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub“.

Der Jahresurlaubsanspruch laut Bundesurlaubsgesetz bezieht sich nicht nur auf Arbeitnehmer, sondern auch auf arbeitnehmerähnliche Personen. Das betrifft etwa Auszubildende und Volontäre, aber nicht Selbstständige. Es macht keinen Unterschied, ob jemand in Vollzeit oder Teilzeit arbeitet oder als Aushilfe tätig ist. Lediglich die Anzahl der Urlaubstage reduziert sich bei Teilzeit.

Das Bundesurlaubsgesetz sieht einen Mindest-Jahresurlaub von 24 Tagen im Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche vor. Nun haben die meisten Arbeitnehmer keine Sechs-Tage-Woche, sondern arbeiten an fünf oder weniger Tagen pro Woche. Dann kann der Jahresurlaub anteilig berechnet werden:

• Jahresurlaubsanspruch bei einer Fünf-Tage-Woche: mindestens 20 Tage
• Vier-Tage-Woche: mindestens 16 Urlaubstage
• Drei-Tage-Woche: mindestens zwölf Urlaubstage
• Zwei-Tage-Woche: mindestens acht Urlaubstage
• ein Arbeitstag pro Woche: mindestens vier Urlaubstage

Dabei haben alle Beschäftigten denselben Mindesturlaubsanspruch, nämlich vier Wochen pro Jahr. Der Arbeitgeber kann ihnen natürlich freiwillig mehr Urlaubstage gewähren. Auch in einem anwendbaren Tarifvertrag kann ein höherer Urlaubsanspruch verankert sein.

Mehr Urlaubstage für bestimmte Gruppen von Beschäftigten

Manche Beschäftigte haben grundsätzlich einen höheren Jahresurlaubsanspruch als reguläre Arbeitnehmer. Das betrifft insbesondere Jugendliche, etwa Auszubildende oder Aushilfen, und Beschäftigte mit Schwerbehinderung.

Bei einer Schwerbehinderung ergibt sich der Mindesturlaubsanspruch aus § 125 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX). Demnach müssen Beschäftigte mit Schwerbehinderung bei einer Fünf-Tage-Woche mindestens 25 Urlaubstage im Jahr haben, und damit fünf mehr als andere Arbeitnehmer. Bei einer Vier-Tage-Woche sind es noch vier zusätzliche Urlaubstage, bei einer Drei-Tage-Woche drei Tage und so weiter. Es kann auch sein, dass es tarifliche oder betriebliche Regelungen gibt, aus denen sich ein höherer Urlaubsanspruch für Beschäftigte mit Schwerbehinderung ergibt.

Der Jahresurlaubsanspruch von Jugendlichen ist im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) geregelt. Es hängt vom Alter des Jugendlichen ab, wie viele Urlaubstage ihm mindestens zustehen:

• Wer zu Beginn des Jahres noch nicht 16 Jahre alt ist, hat einen Jahresurlaubsanspruch von mindestens 30 Werktagen
• Wer zu Beginn des Jahres noch nicht 17 Jahre alt ist, kann mindestens 27 Werktage Urlaub beanspruchen
• Wer zu Beginn des Jahres noch nicht 18 Jahre alt ist, muss mindestens 25 Werktage im Jahr frei haben

Wichtig: Hierbei sind Werktage gemeint, die nicht mit Arbeitstagen gleichzusetzen sind. Werktage sind alle Tage von Montag bis Samstag; die Woche hat also sechs Tage. Jugendliche, die eine Woche Urlaub nehmen möchten, müssen somit sechs Urlaubstage aufwenden. Auch bei Jugendlichen gilt: Durch betriebliche Regelungen oder Regelungen in einem Tarifvertrag kann sich ein höherer Urlaubsanspruch ergeben.

Jahresurlaub einreichen: Welche Frist gilt?

Urlaub muss beantragt und vom Arbeitgeber gewährt werden, damit du ihn als Arbeitnehmer nehmen darfst. Wann muss das geschehen – bis wann muss der Urlaubsantrag eingereicht werden? Das hängt davon ab, wie die Urlaubsplanung bei deinem Arbeitgeber geregelt ist. In vielen Unternehmen muss der Jahresurlaub bis zum Jahresende verplant werden, manchmal geht es aber auch flexibler. An die geltenden Regelungen solltest du dich halten.

Was, wenn man den Jahresurlaub bis zum Ende des Jahres planen sollte, das aber nicht tut? Arbeitsrechtliche Konsequenzen wie etwa eine Abmahnung musst du sicherlich nicht fürchten, es kann aber sein, dass dir daraus Nachteile bei deiner Urlaubsplanung entstehen. Die gewünschten Urlaubszeiten sind womöglich nicht mehr verfügbar, wenn du deinen Urlaub später einreichst, weil andere zu diesem Zeitpunkt schon im Urlaub sein werden.

Wie viel Jahresurlaub muss verplant werden?

Muss der Jahresurlaub komplett verplant werden? Gerade bei einer sehr frühzeitigen Urlaubsplanung ist der Gedanke, alle Urlaubstage zu verplanen, oft nicht das, was man sich wünscht. Wenn noch gar nicht feststeht, ob und wann du in den Urlaub fahren möchtest – und damit auch, wann du den Urlaub tatsächlich brauchst – ist es schwierig, ihn schon viele Monate vorher aufzuteilen.

Es wäre schließlich ein Nachteil, wenn du deinen kompletten Jahresurlaub schon verplant hast, dann aber zu einem anderen Zeitpunkt in den Urlaub fahren möchtest. Es kann auch immer mal etwas sein, für das man einzelne Urlaubstage braucht – zum Beispiel eine Hochzeit oder andere Feier.

Grundsätzlich legt der Arbeitgeber fest, wie die Modalitäten bei der Urlaubsplanung sind. Dabei darf er seinen Mitarbeitern auch vorschreiben, dass sie ihren kompletten Jahresurlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt verplanen müssen. Viele Arbeitgeber lassen aber mit sich reden, wenn Arbeitnehmer den Zeitpunkt ihres Urlaubs nachträglich ändern möchten. Wenn es keine betrieblichen Gründe gibt, die gegen eine Verschiebung des Urlaubs sprechen, ist das häufig möglich.

Kann man den Jahresurlaub am Stück nehmen?

Manche Arbeitnehmer würden ihren Jahresurlaub gerne am Stück nehmen. Geht das? Es kommt darauf an. Die gesetzliche Grundlage für diesen Fall findet sich in § 7 Bundesurlaubsgesetz. Dort heißt es: „Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dass dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen“. Das bedeutet für Arbeitnehmer: Der Arbeitgeber kann ihnen erlauben, ihren kompletten Urlaub am Stück zu nehmen, muss das aber nicht. Gerade, wenn jemand Tätigkeiten ausübt, bei denen andere ihn nur bedingt vertreten können, ist es unwahrscheinlich, dass er seinen ganzen Jahresurlaub am Stück nehmen darf.

Mehrere Wochen Urlaub am Stück sind aus Sicht der wohl meisten Arbeitnehmer mehr wert als lauter einzelne Urlaubstage. Das sieht auch der Gesetzgeber so und hat deshalb in § 7 BUrlG vorgeschrieben, dass Arbeitnehmer mit einem Urlaubsanspruch von mehr als zwölf Werktagen mindestens einmal an zwölf aufeinanderfolgenden Werktagen Urlaub haben müssen. Das heißt, dass du mindestens einmal im Jahr Anspruch auf mindestens zwei Wochen Urlaub am Stück hast.

Wann verfällt der Jahresurlaub?

Jahresurlaub bezieht sich grundsätzlich auf ein Kalenderjahr und muss auch in dem betreffenden Jahr genommen werden. Wer seinen Urlaub bis zum Jahresende nicht genommen hat, dessen Urlaub droht zu verfallen. Was gilt bei Jahresurlaub – bis wann muss man ihn nehmen? Laut § 7 BUrlG muss Erholungsurlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Das heißt aber nicht, dass nicht genommene Urlaubstage am Ende des Jahres automatisch verfallen würden.

Unter bestimmten Umständen kann Resturlaub ins Folgejahr übertragen werden. Das ist möglich, wenn es dringende persönliche oder betriebliche Gründe gab, wegen denen der Urlaub nicht früher genommen werden konnte – zum Beispiel eine längere Krankheit des Beschäftigten. In diesem Fall muss der übertragene Urlaub bis zum 31. März des neuen Jahres genommen werden. Ein spezieller Antrag auf Übertragung ist dafür nicht nötig. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Mitarbeiter darauf hinzuweisen, wenn ihr Urlaub zu verfallen droht.

Kann man Urlaub in der Probezeit nehmen?

In einem neuen Arbeitsverhältnis sind viele Arbeitnehmer verunsichert: Dürfen sie während der Probezeit schon Urlaub nehmen? Es ist ein Mythos, dass das grundsätzlich nicht möglich wäre. Zwar ergibt sich der volle Urlaubsanspruch erst nach sechs Monaten der ununterbrochenen Betriebszugehörigkeit. Diese Wartezeit muss nach § 4 BUrlG erfüllt sein. Das entspricht meist der Dauer der Probezeit, weshalb viele Arbeitnehmer davon ausgehen, dass ein Urlaub während der Probezeit nicht möglich sei.

Das stimmt jedoch so nicht. Für jeden Monat im neuen Arbeitsverhältnis ergibt sich für Beschäftigte ein anteiliger Urlaubsanspruch, und zwar ein Zwölftel des Jahresurlaubsanspruchs für jeden vollen Monat der Betriebszugehörigkeit. Wer also beispielsweise 25 Urlaubstage pro Jahr hat, hätte nach einem Monat im neuen Job schon zwei Urlaubstage zur Verfügung, die er – natürlich in Absprache mit dem Arbeitgeber – verplanen könnte. Der Arbeitgeber darf entsprechende Urlaubswünsche von neuen Mitarbeitern nicht einfach grundlos verweigern.

Was ist mit dem Anspruch auf Jahresurlaub bei Kündigung?

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, kann es sein, dass noch Urlaubstage übrig sind. Was geschieht mit dem verbleibenden Anspruch auf Jahresurlaub bei einer Kündigung? Soweit das möglich ist, sollten verbleibende Urlaubstage vor dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses genommen werden. Geht das nicht mehr, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Urlaubstage abzugelten. So schreibt es § 7 BUrlG vor. Dabei ist es irrelevant, ob der Arbeitnehmer gekündigt hat oder der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer bekommt also seine verbleibenden Urlaubstage ausgezahlt.

Jahresurlaub vor Mutterschutz: So ist er geregelt

Ein weiterer Sonderfall beim Thema Jahresurlaub betrifft den Mutterschutz. Muss man seinen Jahresurlaub nehmen, bevor man sich in den Mutterschutz verabschiedet? Nein, dazu sind Beschäftigte nicht verpflichtet. Der Urlaub verfällt auch nicht während des Mutterschutzes. Du kannst ihn nach deiner Rückkehr in den Job noch nehmen, und zwar bis zum Ende des Jahres, in dem dein Mutterschutz endet. Falls du danach in Elternzeit gehst, bleibt dein Urlaubsanspruch auch in diesem Zeitraum erhalten.

Während des Mutterschutzes baut sich ein zusätzlicher Urlaubsanspruch auf. Der Arbeitgeber darf deinen Jahresurlaub auch nicht kürzen, weil ein Mutterschutz bevorsteht. Wenn du möchtest und es betrieblich möglich ist, kannst du deinen Jahresurlaub natürlich auch vor dem Mutterschutz nehmen. Es ist aber nicht möglich, zusätzliche Urlaubstage aus dem nächsten Jahr vorzuziehen, um deinen Urlaub vor dem Mutterschutz zu verlängern. Dieser Urlaubsanspruch ist schließlich noch nicht entstanden.

Kürzung des Urlaubs bei Elternzeit – ist das erlaubt?

Auch während einer Elternzeit haben Beschäftigte einen Anspruch auf Erholungsurlaub. In diesem Fall dürfen Arbeitgeber den Urlaubsanspruch ihrer Mitarbeiter jedoch anteilig kürzen. Das ergibt sich aus dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG), und zwar aus § 17 BEEG. Pro Monat der Elternzeit können Unternehmen den Urlaubsanspruch ihrer Beschäftigten um ein Zwölftel des Jahresurlaubsanspruchs reduzieren.

Dabei sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Kürzung des Jahresurlaubs wegen einer Elternzeit schriftlich mitzuteilen. Sie dürfen die Urlaubstage ihrer Mitarbeiter also nicht einfach kommentarlos streichen. Falls Eltern während ihrer Elternzeit in Teilzeit tätig sind, besteht ihr Urlaubsanspruch weiterhin, und zwar in der regulären Höhe.

Wer mit Resturlaub in die Elternzeit geht, muss nicht fürchten, dass die Urlaubstage verfallen. Du kannst den Urlaub auch noch nach der Elternzeit nehmen, und zwar bis zum Ende des betreffenden Jahres.

Was ist mit dem Jahresurlaub bei längerer Krankheit?

Wenn ein Arbeitnehmer längere Zeit krank ist, kann es sein, dass er seinen Jahresurlaub nicht wie geplant im laufenden Jahr nehmen kann. In diesem Fall verfällt der Urlaubsanspruch nicht, sondern der Resturlaub wird aufs Folgejahr übertragen. Er muss dann bis zum 31. März genommen werden.

Der Arbeitgeber darf Urlaub nicht wegen Krankheit streichen. Urlaub dient der Erholung, während es bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit darum geht, sich auszukurieren. Was ist, wenn man während des Urlaubs krank wird? Viele Arbeitnehmer glauben fälschlicherweise, dass sie ihren Urlaub nun umsonst „verbraten“ haben. Tatsächlich kannst du deine Urlaubstage bei Krankheit retten. Das geht, indem du dir rechtzeitig eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arzt holst und sie beim Arbeitgeber einreichst. Die betreffenden Urlaubstage stehen dir dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung.

Was passiert mit dem Jahresurlaub bei Renteneintritt?

Wenn ein Arbeitnehmer in Rente geht, kann es sein, dass er noch Urlaubstage übrig hat. Was passiert damit? Lange Zeit war es so, dass der verbleibende Teil des Jahresurlaubs bei Renteneintritt einfach verfallen ist. Seither gab es aber gesetzliche Veränderungen, und so gilt: Wenn beim Renteneintritt noch Urlaubstage übrig sind, sollten sie nach Möglichkeit vorher genommen werden. Ist das nicht möglich, muss der Arbeitgeber sie abgelten – die Urlaubstage werden dann also ausbezahlt.

Im Jahr des Renteneintritts kann der Jahresurlaubsanspruch allerdings verringert sein, wenn die Beschäftigten nicht mehr das ganze Jahr arbeiten. Er ergibt sich dann nur anteilig – zum Beispiel 13 statt regulär 26 Urlaubstage, wenn ein Arbeitnehmer zum 1. Juli in Rente geht.

Bildnachweis: Rawpixel.com / Shutterstock.com