Einarbeitung: Warum ein gutes Einarbeitungskonzept so wichtig ist & worauf es ankommt

Neue Mitarbeiter können ein Unternehmen bereichern – vorausgesetzt, sie werden möglichst rasch möglichst gut ins Team und die Strukturen vor Ort integriert. Von der Qualität der Einarbeitung hängt ab, wie leistungsfähig die neuen Kollegen sind. Wie kann ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter aussehen? Und was sollten Verantwortliche dabei beachten? Hier erfährst du mehr.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ein solides Konzept als Fundament für gute Mitarbeit

Wenn ein Unternehmen personelle Verstärkung benötigt, ist es nicht damit getan, Bewerbungsgespräche zu führen und sich für einen Kandidaten oder eine Kandidatin zu entscheiden. Damit der oder die Neue sich möglichst reibungslos in den neuen Job einfinden kann, kommt es auf einen guten Einarbeitungsplan an.

Ein neuer Mitarbeiter ist noch fremd im Unternehmen. Er kennt sich noch nicht aus, kennt die Abläufe und Kollegen nicht und weiß noch nicht genau, was von ihm erwartet wird. Ebenso unbekannt ist die herrschende Unternehmenskultur. Das kann dazu führen, dass Beschäftigte in den ersten Tagen und Wochen im neuen Job unsicher sind, was ihre Rolle ist und wie sie sich verhalten sollen.

Damit der oder die Neue gute Arbeit leisten kann – und das nach möglichst kurzer Zeit –, kommt es darauf an, die Person gut einzuarbeiten. Durch eine gute Einarbeitung, auch bekannt als Onboarding, kann der neue Kollege sein Potenzial schnell entfalten. Außerdem fühlt er sich durch eine sorgfältige Einarbeitung eher willkommen und hat das Gefühl, gut unterstützt zu werden. Das gibt Orientierung während der Einarbeitungszeit und sorgt für ein höheres Wohlbefinden. 

Warum ein strukturierter Einarbeitungsplan so wichtig ist

Bei neuen Mitarbeitern sollte die Einarbeitung nicht dem Zufall überlassen werden. Eine systematische Einarbeitung ist immer besser als einen Mitarbeiter mit der Einarbeitung eines Kollegen zu betrauen, ohne ihm klare Anweisungen und Informationen mit auf den Weg zu geben.

Eine strukturierte Einarbeitung bietet viele Vorteile, und zwar sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Mit einem professionellen Einarbeitungsplan können sich neue Mitarbeiter schneller eingewöhnen. Die Zeit, die es braucht, bis sie sich gut genug auskennen, um tatkräftig mitarbeiten zu können, sinkt. Ebenso ist es bei einer guten Einarbeitung neuer Mitarbeiter unwahrscheinlicher, dass es zu Fehlern und Missverständnissen kommt.

Wenn Mitarbeiter vom ersten Tag an das Gefühl haben, dass sie gut betreut und unterstützt werden, kann das ihre Zufriedenheit und Motivation erhöhen. Sie fühlen sich eher wohl und bringen sich dadurch tendenziell stärker ein. Das wirkt sich auch positiv auf die Bindung von neuen Mitarbeitern an das Unternehmen aus. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die Beschäftigten auch über die Probezeit hinaus bei ihrem neuen Arbeitgeber bleiben möchten.

Wenn sich ein neuer Mitarbeiter von Anfang an gut unterstützt fühlt und alle Informationen hat, die er braucht, um seinen Job gut zu machen, kommt das dem Arbeitgeber unmittelbar zugute. Je schneller der oder die Neue voll einsatzfähig ist, desto rascher kann er sich so einbringen, dass es das Team voranbringt. Nach sorgfältigen Einarbeitungsphasen wirkt sich ein neuer Mitarbeiter schneller positiv auf die Produktivität und damit den Erfolg eines Unternehmens aus.

Phasen der Einarbeitung: So läuft das Onboarding ab

Eine strukturierte Einarbeitung läuft in verschiedenen Phasen ab. Ein gängiges Modell ist das der vier Phasen der Einarbeitung. Dabei ist der Ablauf wie folgt:

1. Vorbereitung
2. Erster Arbeitstag
3. Integration in den ersten Wochen und Monaten
4. Weitere Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit

1. Phase: Vorbereitung

Die Einarbeitung beginnt schon bevor der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag hat, und das oft mehrere Wochen vorher. Man spricht dabei auch von der Preboarding-Phase, in der die nötigen Vorbereitungen für eine gute Einarbeitung getroffen werden. Es wird zum Beispiel festgelegt, wer für die Einarbeitung verantwortlich ist. Außerdem wird ein Einarbeitungsplan erstellt.

Nötige Materialien und Unterlagen werden beschafft, gegebenenfalls wird auch Dienstkleidung für den neuen Kollegen benötigt. Zudem wird der Arbeitsplatz eingerichtet. Der neue Mitarbeiter erhält schon vorab wichtige Informationen zu seinem Start im Unternehmen, was auch Organigramme und Informationen zum Leitbild des Unternehmens beinhalten kann.

2. Phase: Erster Arbeitstag

Irgendwann ist er gekommen, der erste Arbeitstag. Jetzt geht es los – und jetzt kommt es für die Person, die mit der Einarbeitung betraut ist, darauf an, ihre Aufgabe optimal zu erfüllen. Wie gut der erste Tag und die ersten Tage laufen, hat großen Einfluss darauf, wie wohl sich der oder die Neue fühlt. Der neue Mitarbeiter sollte persönlich am Empfang abgeholt werden. Er wird begrüßt, dem Team vorgestellt und durch die Abteilung und das Unternehmen geführt.

Zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses ist es essenziell, den neuen Mitarbeiter in seinen Arbeitsplatz und seinen Job einzuweisen. Die betreffende Person muss wissen, welche Aufgaben sie hat und was von ihr erwartet wird. Ebenso sollte klar sein, an wen sie sich bei Fragen oder zur Unterstützung wenden kann. Umfangreiche Anleitungen, Einweisungen und auch eine Compliance-Schulung gehören zu dieser Phase der Einarbeitung.

3. Phase: Integration in den ersten Wochen und Monaten

Nach den ersten Tagen im neuen Job ist die Einarbeitungszeit noch längst nicht vorüber. In den darauffolgenden Wochen und Monaten gilt es, das Onboarding weiterhin bewusst und strukturiert zu gestalten.

Der neue Mitarbeiter lernt die Strukturen, Prozesse und Abläufe noch besser kennen und bekommt ein besseres Gefühl dafür, wie alles funktioniert. Er lernt, welche Themen wichtig sind, worauf er bei seiner Arbeit achten sollte und wem er Bericht erstatten muss. Ebenso muss ihm verdeutlicht werden, welche Verhaltensweisen in bestimmten Situationen erwünscht sind, zum Beispiel bei Krankheit. In dieser Phase ist es wichtig, dass der oder die Neue nicht alleine gelassen wird, sondern bei Rückfragen immer einen Ansprechpartner hat. Das beugt Missverständnissen, Fehlern und Frust vor.

Während der ersten Wochen und Monate im neuen Job spielt auch die Integration ins Team eine entscheidende Rolle. Hierbei kommt einem fortlaufenden Teambuilding eine entsprechend große Bedeutung zu. Je schneller und besser die Kollegen sich kennenlernen, desto reibungsloser die Zusammenarbeit.

4. Phase: Weitere Einarbeitung bis zum Ende der Probezeit

Eine gute Einarbeitung ist nicht vorüber, wenn die ersten Wochen ins Land gegangen sind. Der neue Mitarbeiter sollte mindestens bis zum Ende der Probezeit weiterhin tatkräftig unterstützt werden. Es ist wichtig, dass seine Eingliederung ins Unternehmen auch über die Anfangszeit hinaus aktiv begleitet wird. Dazu gehört auch, dass es einen regelmäßigen Austausch gibt, wie es bislang läuft. Feedback sollte es dabei von beiden Seiten geben. Klare Zielvorgaben helfen dem neuen Mitarbeiter bei seiner Arbeit.

Wie lange die Einarbeitung insgesamt dauert, kann sehr unterschiedlich sein. Die Einarbeitungszeit hängt zum Beispiel davon ab, um welchen Job es geht. Bei regulären Stellen dauert sie meist mehrere Wochen bis Monate, bei einfachen Tätigkeiten oft nur wenige Tage. Neben der Tätigkeit kommt es auch auf die Vorerfahrung des neuen Mitarbeiters an. Eine Rolle spielt auch, wie anpassungsfähig er ist und wie schnell es ihm gelingt, sich ins Team zu integrieren.

Was bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig ist

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sieht von Unternehmen zu Unternehmen oft ganz unterschiedlich aus. In manchen Firmen geben sich die Verantwortlichen viel Mühe: Die Einarbeitung läuft nach einem strukturierten Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter ab und erstreckt sich über einen längeren Zeitraum. In anderen Fällen ist der Ablauf hingegen willkürlicher. Es kommt dann zum Beispiel darauf an, wie der mit der Einarbeitung betraute Mitarbeiter seine Aufgabe versteht und wie ernst er sie nimmt.

Damit die Einarbeitung so gut wie möglich vonstatten gehen kann, kommt es grundlegend darauf an, wer sie durchführt. Im besten Fall kann das der Vorgänger übernehmen, bevor er das Unternehmen verlässt (oder intern die Stelle wechselt). Er weiß am besten, was im Joballtag wichtig ist, und kann seinem Nachfolger hilfreiche Tipps geben. Grundsätzlich sollten jedoch auch andere Teammitglieder an der Einarbeitung von Kollegen beteiligt sein. Das hilft nicht zuletzt beim gegenseitigen Kennenlernen.

Damit ein neuer Mitarbeiter seinen Job gut machen kann, ist es essenziell, dass er alle nötigen Informationen hat. Diese Informationen bereitzustellen ist Aufgabe der Verantwortlichen im Unternehmen. Merkblätter können diesbezüglich sehr hilfreich sein, denn es ist für neue Mitarbeiter oft schwer, alle Informationen zu behalten, die mündlich auf sie einprasseln. Gleichzeitig sollten neue Mitarbeiter sich ihrerseits Notizen machen.

Dafür sorgen, dass der oder die Neue sich wohlfühlt

Wie ein Beschäftigter seine Aufgaben erledigt, hängt auch davon ab, was ihm während der Einarbeitung gezeigt und kommuniziert wurde. Deshalb sollten sich Verantwortliche viel Zeit dafür nehmen, Aufgaben Schritt für Schritt zu erklären. Anschließend können Aufgaben gemeinsam gemacht oder zunächst demonstriert werden. Danach sollte sich der neue Mitarbeiter selbst ausprobieren – anfangs noch mit Hilfestellung, später allein.

Nicht zuletzt kommt es in der ersten Zeit im neuen Job darauf an, dass sich der neue Kollege oder die neue Kollegin wohlfühlt. Das ist am ehesten der Fall, wenn die Person von allen freundlich und offen behandelt wird. Ein Willkommensgeschenk kann eine nette Geste sein, die von Anfang an Wertschätzung deutlich macht. Ebenso wichtig ist es, dass die übrigen Kollege Interesse am neuen Mitarbeiter zeigen und es ihm einfach machen, sich ins Team zu integrieren – zum Beispiel mit dem Angebot, gemeinsam Mittagessen zu gehen. Auch gemeinsame Aktivitäten im Team können den Einstieg erleichtern.

Tipps für ein professionelles Einarbeitungskonzept

Mit einem detaillierten Einarbeitungskonzept ist es wahrscheinlicher, dass die Einarbeitung gelingt. Umso wichtiger ist es, dass es ein solches Konzept in jedem Unternehmen gibt. Das setzt voraus, dass sich die Verantwortlichen umfassende Gedanken darüber machen, was für eine gelungene Einarbeitung wichtig ist. Dazu gehören Fragen wie diese:

• Was muss der neue Mitarbeiter wissen, um seinen Job gut machen zu können?
• Welche Verhaltensregeln, Werte und Normen sollte er kennen?
• Was kann getan werden, damit er sich im neuen Job wohlfühlt?
• Wie kann man ihn motivieren?

Ein professionelles Einarbeitungskonzept setzt schon bei der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag an und erstreckt sich über einen möglichst langen Zeitraum. Je länger neue Mitarbeiter begleitet werden, desto weniger Probleme treten meist auf. Während des Onboarding-Prozesses ist es wichtig, dass Informationen klar kommuniziert werden. Zugleich sollte der oder die Neue regelmäßig Feedback bekommen. Werden Aufgaben zum Beispiel nicht wie vorgesehen erledigt, kann das einem Missverständnis oder Unwissen geschuldet sein. Durch Kommunikation lässt sich ein solches Problem schnell beheben.

Mit passenden Aufgaben für rasche Erfolgserlebnisse sorgen

Zu einem guten Einarbeitungskonzept gehört, dass neue Mitarbeiter klare Vorgaben bekommen. Sie sollten nicht zu früh alleingelassen werden, wobei es auch von der Persönlichkeit und den Fähigkeiten eines Mitarbeiters abhängt, wie schnell er Dinge selbstständig erledigen kann. Bei aller Selbstständigkeit sollte es jederzeit einen Ansprechpartner geben, der signalisiert, dass er auch tatsächlich immer ansprechbar ist. Aktives Nachfragen ist dabei sinnvoll: Verantwortliche können sich zum Beispiel erkundigen, wie es läuft und ob es etwas gibt, wo der neue Mitarbeiter Unterstützung benötigt.

Um neue Mitarbeiter zu motivieren, sind angemessene Aufgaben wichtig. Wenn Beschäftigte im neuen Job rasch Erfolge haben, motiviert sie das für ihre weiteren Aufgaben. Zu einem guten Einarbeitungsplan gehört deshalb, genau zu überlegen, welche Tätigkeiten in der Anfangszeit sinnvoll sind. Zugleich müssen neue Mitarbeiter ausreichend angeleitet und begleitet werden. 

Die Integration von neuen Mitarbeitern ins Team ist essenziell für eine gelungene Einarbeitung. In diesem Sinne muss nicht nur der neue Mitarbeiter seine Rolle verstehen, sondern auch die übrigen Teammitglieder. Es ist entsprechend wichtig, auch bestehenden Mitarbeitern klar zu kommunizieren, was von ihnen erwartet wird.

Fazit: Einarbeitung nicht dem Zufall überlassen

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist etwas, das Verantwortliche in jedem Unternehmen ernstnehmen sollten. Wie gut eine Einarbeitung läuft, bestimmt maßgeblich darüber, wie wohl sich neue Mitarbeiter fühlen, wie gut sie ihren Job machen und wie schnell sie sich ins Team einfinden. Aus diesem Grund ist ein detailliertes Einarbeitungskonzept unverzichtbar. So bleibt es nicht dem Zufall überlassen, wie gut eine Einarbeitung im Einzelfall läuft. Wenn bei neuen Mitarbeitern die Einarbeitung gut gelingt, kann das den Grundstein für eine langfristig gute Zusammenarbeit und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit legen.

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