Kündigungsschreiben: Wie du richtig eines verfasst

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Ein Kündigungsschreiben sollte mit Bedacht formuliert werden

Wenn ein Arbeitsverhältnis nicht befristet ist, kann die Zusammenarbeit nur mit einer Kündigung wirksam beendet werden. Wollen Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das Beschäftigungsverhältnis kündigen, bedarf es eines Kündigungsschreibens. Hier erfährst du, was im Kündigungsschreiben inhaltlich nicht fehlen darf und was wichtig ist, wenn du eine Kündigung verfasst.

Kündigungsschreiben: Das solltest du beim Schreiben einer Kündigung beachten

Wenn du den Job wechseln möchtest, musst du zunächst deinen bisherigen Job kündigen. Eine Kündigung ist immer notwendig, es sei denn, es handelt sich um einen befristeten Vertrag. Befristete Arbeitsverträge können üblicherweise nicht ordentlich gekündigt werden, es sei denn, es gibt eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag oder einem geltenden Tarifvertrag. Ist das nicht der Fall, ist bei einem befristeten Arbeitsvertrag nur eine außerordentliche Kündigung wegen eines schweren Pflichtverstoßes von Arbeitgeber oder Arbeitnehmer möglich. Wird ein befristeter Vertrag nicht gekündigt, läuft er zum vereinbarten Zeitpunkt aus.

Eine Kündigung ist eine einseitige Willenserklärung des Kündigenden, der der Vertragspartner nicht zustimmen muss, damit sie wirksam wird. Wenn du ein Kündigungsschreiben verfasst, solltest du sicherstellen, dass deine Kündigung alle Kriterien für ihre Wirksamkeit erfüllt. So muss die Kündigung in jedem Fall schriftlich erfolgen. Das geht aus § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) hervor. Eine elektronische Kündigung ist demnach nicht erlaubt, was bedeutet, dass du dein Kündigungsschreiben per Post oder persönlich übermitteln musst. Per E-Mail oder gar SMS kannst du nicht kündigen.

Wenn du deinen Job kündigst, musst du die Kündigungsfrist beachten. Welche Frist gilt, geht entweder aus dem Arbeitsvertrag oder einem geltenden Tarifvertrag hervor. Ist weder individual- noch kollektivrechtlich etwas vereinbart, greifen die gesetzlichen Kündigungsfristen. Für dich als Arbeitnehmer bedeutet das außerhalb der Probezeit eine Kündigungsfrist von vier Wochen. Du kannst zum 15. oder dem Ende eines Kalendermonats kündigen. Entscheidend ist nicht, wann du dein Kündigungsschreiben verfasst, sondern, wann es dem Empfänger zugeht.

Damit das Kündigungsschreiben wirksam ist, muss daraus eindeutig hervorgehen, dass du kündigst. Schon im Betreff sollte das Wort „Kündigung“ vorkommen. Das Kündigungsschreiben muss außerdem datiert sein, den Kündigungszeitpunkt enthalten und persönlich unterschrieben werden.

Tipps für den Aufbau deines Kündigungsschreibens

Außerdem solltest du sowohl deine Kontaktdetails als auch die deines Arbeitgebers in deinem Kündigungsschreiben notieren. Die Kontaktdaten des Absenders stehen etwa ganz oben rechts, die deines Empfängers linksbündig darunter. Notiere einige Zeilen tiefer Ort und Datum deines Schreibens. Nach einem weiteren Absatz folgt der Betreff.

Der eigentliche Text deines Kündigungsschreibens beginnt mit der Anrede des richtigen Ansprechpartners. Nun teilst du mit, dass und zu welchem Zeitpunkt du das bestehende Arbeitsverhältnis kündigst. Gründe für die Kündigung kannst du nennen, musst das aber nicht. Auch bei einer außerordentlichen, fristlosen Kündigung bist du nicht gezwungen, deine Beweggründe offenzulegen. Allerdings hat der Arbeitgeber in diesem Fall einen Anspruch darauf, zu erfahren, warum du kündigst. Stelle dich also darauf ein, dies später mitzuteilen.

Nachdem du deine Kündigungsabsicht formuliert hast, kannst du dich bei deinem Arbeitgeber für die Zusammenarbeit bedanken. An dieser Stelle kannst du außerdem um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und/oder eine Bestätigung des Erhalts bitten. Falls du noch andere Bitten hast, äußere sie hier. Nun folgen noch die Grußformel und deine persönliche Unterschrift.

Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber: Wann ist es wirksam?

Du hast ein Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber erhalten und bist nicht sicher, ob es überhaupt wirksam ist? Formfehler können die Kündigung unwirksam machen und dafür sorgen, dass das Arbeitsverhältnis (vorerst) bestehen bleibt. In jedem Fall muss der Arbeitgeber die Kündigung schriftlich mitteilen. Er muss dabei die Kündigungsfrist wahren.

Gründe für die Kündigung müssen im eigentlichen Kündigungsschreiben nicht genannt werden. Du hast jedoch ein Recht darauf, die Motive des Arbeitgebers zu erfahren. Er kann sie dir später mitteilen. Nur, falls dies individualrechtlich, kollektivrechtlich oder gesetzlich vorgesehen ist, muss der Arbeitgeber den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben nennen. Die Kündigung muss in jedem Fall mit einem triftigen Kündigungsgrund sozial gerechtfertigt sein. Sie darf nicht gegen gesetzliche Regelungen verstoßen und muss das letzte Mittel sein.

Eine Kündigung kann nur wirksam sein, wenn dem betreffenden Mitarbeiter ordentlich überhaupt gekündigt werden kann. Das ist etwa während des Mutterschutzes, der Elternzeit oder bei Mitgliedern des Betriebsrats nicht der Fall. Falls es einen Betriebsrat im Unternehmen gibt, muss dieser vor der Kündigung angehört werden. Im Einzelfall kann auch eine weitergehende Beteiligung des Betriebsrats vorgesehen sein – etwa dann, wenn einem Betriebsrat gekündigt werden soll. Der Betriebsrat muss dann nicht nur angehört werden, sondern seine Zustimmung geben.

Kündigungsschreiben: Vorlagen

Wie wird ein Kündigungsschreiben formuliert? Viele Arbeitnehmer sind unsicher, was die Kündigung enthalten muss und wie sie typischerweise aussieht. Die folgenden Kündigungsschreiben-Vorlagen zeigen dir, wie eine Kündigung vom Arbeitnehmer beziehungsweise Arbeitgeber aussehen könnte. Wenn du dein eigenes Kündigungsschreiben verfasst, können sie dir als Orientierung dienen.

Kündigungsschreiben Arbeitnehmer: Muster-Vorlage

Das folgende Muster-Beispiel zeigt dir, wie ein Kündigungsschreiben eines Arbeitnehmers formuliert sein könnte. Das Beispiel beginnt beim Betreff, ein tatsächliches Kündigungsschreiben sollte jedoch auch die Namen und Adressen von dir und dem Empfänger sowie Ort und Datum enthalten.

Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses

 

Sehr geehrter Herr Muster,

hiermit kündige ich das seit dem XX.XX.XXXX bestehende Arbeitsverhältnis mit Ihnen ordentlich und fristgerecht zum XX.XX.XXXX. Ich bedaure diesen Schritt, den ich aus persönlichen Gründen gehen muss, und bedanke mich herzlich für die gute Zusammenarbeit.

Bitte stellen Sie mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus und schicken Sie es, wenn möglich, an die oben angegebene Adresse. Außerdem bitte ich Sie, mir den Erhalt meiner Kündigung unter Angabe des Kündigungstermins schriftlich zu bestätigen.

 

Freundliche Grüße

Sandra Mustermann“

Kündigungsschreiben Arbeitgeber: Muster-Vorlage

Anhand der folgenden Kündigungsschreiben-Vorlage siehst du, wie ein Kündigungsschreiben des Arbeitgebers aussehen könnte. Auch hier gilt: Kontaktdetails von Absender und Empfänger sowie Ort und Datum müssen ebenfalls enthalten sein.

Kündigung des am XX.XX.XXXX geschlossenen Beschäftigungsverhältnisses

Sehr geehrter Herr Muster,

hiermit kündige ich das bestehende Beschäftigungsverhältnis, welches wir am XX.XX.XXXX geschlossen haben, ordentlich und fristgerecht zum XX.XX.XXXX. Hilfsweise kündige ich Ihnen hiermit zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Bitte beachten Sie, dass Sie verpflichtet sind, sich unverzüglich bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend zu melden. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen Ihnen Kürzungen beim Arbeitslosengeld.

 

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann“

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