Aufgaben an andere zu delegieren kann sich lohnen. Dadurch hast du weniger Arbeit, außerdem sind die Ergebnisse manchmal sogar besser. Wenn du Dinge an andere übertragen möchtest, solltest du aber genau wissen, wen du mit was betraust. Wie du Aufgaben richtig delegierst und welche Fehler du vermeiden solltest – hier erfährst du mehr.
Was bedeutet delegieren?
Klären wir zunächst, was es heißt, etwas zu delegieren. Laut Duden bedeutet delegieren, „Rechte und Aufgaben [abzutreten und] auf einen anderen [zu] übertragen“. Das heißt, dass du bestimmte Dinge in die Hände anderer Menschen gibst. Typisch ist Delegieren im beruflichen Kontext vor allem bei Führungskräften, die ihre Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben betrauen.
Delegieren ist jedoch im Job nicht auf Führungskräfte begrenzt. In Teams können Aufgaben an ein bestimmtes Teammitglied delegiert werden. Auch an Azubis, Praktikanten oder Werkstudenten kann man manche Tätigkeiten übertragen. Manchmal gibt es auch einen Kollegen, der etwas besser kann als man selbst, und den man deshalb bittet, bestimmte Dinge zu übernehmen.
Im privaten Bereich ist Delegieren ebenfalls möglich, zum Beispiel, indem man sich eine Haushaltshilfe leistet, statt Wohnung oder Haus selbst zu putzen. Man kann die Wäsche zu einer Wäscherei geben, sich Essen liefern lassen oder die Kinder bitten, die Spülmaschine auszuräumen.
Warum es wichtig ist, zu delegieren
Es ist wichtig, zu wissen, was man an andere delegieren kann – und es auch tatsächlich zu tun. Aufgaben zu delegieren hat viele Vorteile:
- Nicht alle Aufgaben sind wichtig genug, um sie selbst zu erledigen.
- Indem man Dinge an andere delegiert, kann man Zeit sparen.
- Dadurch hat man mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Die Ergebnisse dieser wichtigen Aufgaben können zudem besser sein, weil man sich ihnen intensiver widmen kann.
- Manche Dinge können andere Menschen einfach besser – würde man sie selbst erledigen, wäre das Ergebnis womöglich schlechter.
- Wer Aufgaben an andere überträgt, hat weniger Stress.
- Auch Überstunden und Überarbeitung werden weniger wahrscheinlich.
- Dinge zu delegieren kann die Arbeit effizienter gestalten.
- Durch die nötige Kommunikation mit anderen kann man seine Führungsqualitäten ausbauen, was besonders für Führungskräfte wichtig ist – und für Arbeitnehmer, die gerne beruflich aufsteigen würden.
- Wenn Aufgaben an Mitarbeiter delegiert werden, kann ihnen das spannendere Aufgaben bescheren. Beschäftigte können mehr Verantwortung übernehmen, erfahren Wertschätzung und Vertrauen. Das kann sie zusätzlich motivieren.
Aufgaben zu delegieren ist besonders für Führungskräfte wichtig, die sonst Gefahr laufen, sich im Klein-Klein des Arbeitsalltags zu verlieren. Nicht alle Aufgaben eines Vorgesetzten sind so wichtig, dass man sie selbst erledigen müsste. Hält man sich dennoch damit auf, kann man wichtige Ziele womöglich nicht erreichen, weil die Zeit dafür fehlt. Werden zu wenig Aufgaben an Mitarbeiter übertragen, ist das auch für Unternehmer ein Problem. Dasselbe gilt, wenn Aufgaben zwar delegiert werden, die Mitarbeiter aber auf Schritt und Tritt kontrolliert werden. Dadurch sparen Führungskräfte letztlich keine Arbeit und Ressourcen werden nicht effektiv eingesetzt.
Warum Delegieren vielen Menschen so schwer fällt
Viele Menschen delegieren nicht. Manchmal geht es einfach nicht – zum Beispiel, wenn jemand als einfacher Arbeitnehmer angestellt ist und der Chef erwartet, dass man bestimmte Aufgaben selbst erledigt. Oder wenn jemand der Einzige ist, der kompetent genug ist, um die Tätigkeit auszuüben. Manche Menschen tun sich aber auch einfach schwer damit, Aufgaben an andere zu übertragen, obwohl es eigentlich möglich wäre. So betreiben viele Vorgesetzte Mikromanagement: sie delegieren nicht oder mischen sich in alles ein, selbst wenn sie eigentlich Wichtigeres zu tun hätten.
Dass das Delegieren vielen Menschen so schwerfällt, kann verschiedene Gründe haben. Dazu zählt die Angst, dass das Ergebnis nicht gut genug ist, wenn man die Aufgabe abgibt. Diese Sorge kann mit dem Glauben gepaart sein, dass man kompetenter ist als andere. Auch Perfektionismus spielt oft eine Rolle, wenn Menschen sich scheuen, bestimmte Tätigkeiten anderen zu überlassen.
Ein Hindernis fürs Delegieren ist auch die Angst, Kontrolle zu verlieren. Wenn man es nicht selbst macht, muss man anderen vertrauen, dass sie ihren Job gut machen. Mit diesem Vertrauensvorschuss tun sich viele Menschen schwer. Es kann auch sein, dass jemand andere nicht um einen Gefallen bitten möchte. Dahinter kann die Sorge stecken, als inkompetent angesehen zu werden, andere zu stark zu belasten oder eine gute Beziehung zu gefährden.
Richtig delegieren: Das ist dabei wichtig
Delegieren ist oft sinnvoll und hilfreich. Wichtig ist aber, Aufgaben nicht einfach irgendwie an andere zu übertragen, sondern richtig zu delegieren. Hier findest du Tipps zum richtigen Vorgehen, wenn du Aufgaben auslagern möchtest.
Welche Aufgaben übertragen?
Bevor du etwas delegierst, solltest du dich fragen, ob das bei der jeweiligen Aufgabe sinnvoll oder überhaupt machbar ist. Welche Aufgaben kann, welche sollte man delegieren – und welche nicht? Es macht keinen Sinn, die Dinge zu delegieren, die in deinem Job am wichtigsten sind und die die größte Bedeutung haben. Darum kümmerst du dich am besten selbst.
Es kann aber sinnvoll sein, Aufgaben an andere zu übertragen, die jemand anderes besser kann. Wenn du zum Beispiel im Team ein Projekt hast, macht es Sinn, einzelne Tätigkeiten je nach Kompetenzen zu verteilen. Das ist eine gute Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wenn es im Job Menschen gibt, an die du Dinge delegieren kannst – zum Beispiel Mitarbeiter oder Praktikanten – ist das dann denkbar, wenn das Ergebnis nicht kriegsentscheidend ist. Bei Tätigkeiten, bei denen keine Kompetenzen gefragt sind, die nur du hast, kann Delegieren die beste Lösung sein.
Es ist nicht zwingend nötig, ganze Aufgaben an andere zu übergeben. Es kann sich auch um einzelne Bestandteile von bestimmten Tätigkeiten handeln. Angenommen, du musst einen Vortrag halten: Du könntest einen Mitarbeiter bitten, bestimmte Punkte für dich zu recherchieren. Den Vortrag arbeitest du anschließend aber selbst aus. Oder du teilst dir die Arbeit zu gleichen Teilen mit anderen auf, so dass ihr euch in eurem Wissen und euren Kompetenzen sinnvoll ergänzt.
An wen kann man Aufgaben übertragen?
Entscheidend ist nicht nur die Frage, welche Aufgaben man überhaupt delegiert, sondern auch, wer die richtige Person dafür ist. Die richtige Person erledigt den Job gut und zur Zufriedenheit von allen Beteiligten. Wählst du die Person jedoch falsch aus, bleibt das Ergebnis womöglich hinter deinen Erwartungen zurück. Es kann dich auch Zeit kosten, wenn du korrigierend eingreifen musst.
Überlege dir also gut, wer kompetent genug für die jeweilige Aufgabe ist. Im besten Fall kannst du die Personen, die infrage kommen, schon grundsätzlich einschätzen. Vielleicht haben sich zum Beispiel bestimmte Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben schon in der Vergangenheit bewährt. Dann ist es wahrscheinlich, dass sie ihren Job wieder gut machen werden. Bei neuen Mitarbeitern solltest du lieber vorsichtig sein und kleinschrittig anfangen. Übertrage ihnen zunächst leichtere Aufgaben, durch die du sie besser einschätzen kannst. Schritt für Schritt kannst du ihnen dann mehr Verantwortung geben.
Mitarbeitern genügend Informationen zur Verfügung stellen
Wenn du Aufgaben an Mitarbeiter delegierst, solltest du sicherstellen, dass sie möglichst viele Informationen darüber haben. Möglicherweise ist auch eine Unterweisung oder Einarbeitung nötig. Gib deinen Mitarbeitern transparente Anweisungen und formuliere deine Ziele klar, damit es keine Missverständnisse gibt. Du solltest für Rückfragen immer zur Verfügung stehen. Eine enge Absprache macht es wahrscheinlicher, dass du mit dem Ergebnis zufrieden bist.
Aufgaben frühzeitig delegieren
Wenn klar ist, dass bestimmte Aufgaben durch jemand anderen erledigt werden sollen, macht es Sinn, sie möglichst frühzeitig zu delegieren. Wenn du in letzter Minute etwas erledigt haben musst, setzt das Mitarbeiter und andere Personen unter Druck. Das Risiko, dass die andere Person die Aufgabe bei einer kurzfristigen Anfrage nicht gut (genug) ausführt, ist groß.
Mitarbeitern Feedback geben
Wenn du Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben betraust, solltest du ihnen anschließend rückmelden, wie sie sich aus deiner Sicht gemacht haben. Feedback ist wichtig, damit die Mitarbeiter an ihren Aufgaben wachsen können. Nur so wissen sie außerdem, wenn etwas nicht optimal gelaufen ist. Nicht jedem Arbeitnehmer fällt das ohne entsprechende Rückmeldung durch den Chef selbst auf. Kritisiere aber nicht nur, was besser hätte laufen können, sondern sprich auch Lob aus, wenn es angebracht ist. Das motiviert deine Mitarbeiter.
Diese Fehler solltest du beim Delegieren nicht machen
Wenn du Aufgaben delegierst, kann das Zeit sparen und dich dadurch voranbringen. Das setzt aber voraus, dass du richtig delegieren kannst. Wenn du beim Delegieren Fehler machst, können sich die positiven Effekte des Delegierens in Nachteile umkehren.
Es wäre zum Beispiel ein Fehler, eine Aufgabe zu delegieren, die du selbst erledigen musst oder solltest – zum Beispiel, weil sie wirklich wichtig ist und es auf ein gutes Ergebnis ankommt. Ebenso kannst du nicht Aufgaben an andere übertragen, die dein Arbeitgeber von dir erwartet. Wenn das auffliegt, bist du womöglich in Schwierigkeiten. An Kollegen auf derselben Hierarchieebene etwas delegieren zu wollen kommt außerdem wahrscheinlich auch bei den Kollegen nicht gut an – es sei denn, es hat einen Grund, wie zum Beispiel ein Projekt im Team.
Ein Fehler wäre es auch, wenn du die falsche Person für die Aufgabe auswählst. Das kann zum Beispiel ein Mitarbeiter sein, der noch nicht erfahren genug für die jeweilige Tätigkeit ist, oder jemand, dessen Kompetenzgebiet eigentlich woanders liegt. Du solltest es außerdem vermeiden, sehr kurzfristig Dinge zu delegieren – damit setzt du andere unter Druck und läufst Gefahr, dass die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt ist.
Wenn du etwas an andere delegierst, müssen diese Personen ausreichend informiert sein. Das können inhaltliche Informationen zum Thema, aber auch Zielvorgaben sein. Wenn es daran mangelt, können eher Missverständnisse entstehen, die womöglich ein schlechteres Ergebnis zur Folge haben. Ebenso solltest du nicht etwas delegieren, dann aber permanent den Fortschritt kontrollieren, bevor die Aufgabe erledigt ist. Mache auch nicht den Fehler, Mitarbeitern kein Feedback zu geben. Sonst wissen sie nicht, wie sie ihren Job aus deiner Sicht gemacht haben, was gut lief und was künftig anders laufen sollte.
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