Urlaubsabgeltung: Anspruch, Beantragung & Auszahlung

Arbeitnehmer haben Anspruch auf Erholungsurlaub. Können die Urlaubstage nicht genommen werden, können sie in bestimmten Fällen abgegolten werden – der Arbeitgeber zahlt den Urlaub dann an seinen Mitarbeiter aus. Wann eine solche Urlaubsabgeltung infrage kommt, wie die Urlaubsabgeltung berechnet wird und wie man sie beantragt – das und mehr erfährst du in diesem Artikel.

Urlaubsabgeltung: Definition und Anspruch

Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern Erholungsurlaub gewähren. So schreibt es das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) vor. Das Bundesurlaubsgesetz gibt auch vor, wie viele Tage Urlaub es pro Jahr mindestens sein müssen. Bezogen auf eine Fünf-Tage-Woche sind es 20 Tage Mindesturlaub im Jahr. Arbeitgeber können freiwillig mehr Urlaub gewähren oder auch durch geltende Tarifverträge dazu verpflichtet sein, die Urlaubstage aufzustocken.

Erholungsurlaub dient, wie der Name schon sagt, der Erholung. Deshalb ist nicht erlaubt, dass Urlaub nicht gewährt wird. Ebenso wenig dürfen Arbeitnehmer freiwillig auf ihren Urlaub oder Resturlaubstage verzichten. Grundsätzlich muss Urlaub „in natura“ genommen werden: Die Beschäftigten müssen frei haben. Es ist unter normalen Umständen nicht erlaubt, den Urlaub abzugelten, ihn also finanziell zu kompensieren.

In manchen Fällen kann allerdings ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung bestehen. Das ist allerdings nur dann denkbar, wenn ein Arbeitnehmer gekündigt hat oder der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beenden möchte. Bei einer Kündigung sollte zwar versucht werden, den restlichen Urlaub noch vor dem Ende der Zusammenarbeit zu gewähren. Ist das nicht möglich, haben Beschäftigte jedoch Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung. Das regelt § 7 Absatz 4 Bundesurlaubsgesetz, wo es heißt: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten“.

Freistellung: Keine Urlaubsabgeltung nötig?

Angenommen, dein Chef stellt dich nach einer Kündigung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses von der Arbeit frei. Du musst nicht mehr im Unternehmen erscheinen. Dann könnte der Arbeitgeber auf die Idee kommen, den Urlaub als erledigt anzusehen – schließlich hast du nun womöglich wesentlich mehr freie Zeit als es nur durch deine restlichen Urlaubstage der Fall gewesen wäre. Ist bei einer Freistellung keine Urlaubsabgeltung mehr nötig?

Das kommt darauf an, wie genau die Freistellung im Einzelfall geregelt ist. Eine Freistellung kann widerruflich sein: Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter doch noch braucht, bis das Arbeitsverhältnis endet, kann er ihn während einer widerruflichen Freistellung jederzeit wieder zur Arbeit rufen. In diesem Fall müsste der Beschäftigte damit rechnen, wieder arbeiten zu müssen. Unter diesen Umständen ist eine echte Erholung nicht möglich – der Urlaub wäre nicht durch die Freistellung kompensiert.

Anders verhält es sich, wenn es sich um eine unwiderrufliche Freistellung handelt. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer nicht befürchten, dass sich der Chef noch einmal bei ihm meldet und ihn zur Arbeit zitiert. Deshalb ist keine gesonderte Urlaubsabgeltung mehr nötig.

Berechnung Urlaubsabgeltung: Wie wird die Urlaubsabgeltung berechnet?

Die Höhe der Urlaubsabgeltung entspricht dem Gehalt, welches ein Arbeitnehmer an einem Arbeitstag verdienen würde. Dieses Gehalt hätte er auch weiterhin bekommen, wenn er den Urlaub hätte nehmen können. Nun wird es als Urlaubsabgeltung ausgezahlt. Wie ist bei der Urlaubsabgeltung die Berechnung?

Entscheidend ist die Höhe des Gehalts pro Tag. Wenn du es nicht kennst, kannst du dich dieser Summe in mehreren Schritten nähern:

• Zunächst berechnest du das Quartalsgehalt. Ein Quartal umfasst drei Monate, also multiplizierst du dein Monatsgehalt mit 3. Mögliche monatliche Provisionen werden dabei berücksichtigt.
• Daraus errechnest du dein Wochengehalt. Ein Quartal umfasst 13 Wochen, weshalb du das eben errechnete Quartalsgehalt durch 13 teilst.
• Nun kennst du dein Wochengehalt und musst es zur Berechnung des Tagesgehalts nur noch durch die Zahl der Arbeitstage pro Woche teilen, also zum Beispiel durch 5.
• Zum Schluss multiplizierst du das Gehalt pro Tag mit der Zahl der Urlaubstage, die abgegolten werden müssen.

Urlaubsabgeltung: Berechnungsbeispiel

Ein Rechenbeispiel zur Verdeutlichung: Johanna hat bei ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen noch sechs Urlaubstage übrig. Nun rechnet sie:

• das Monatsgehalt von 2.750 Euro mal 3 Monate = 8.250 Euro Quartalsgehalt
• 250 geteilt durch 13 Wochen = 634,62 Euro Wochengehalt
• 634,62 Euro geteilt durch fünf Arbeitstage pro Woche = 126,92 Euro Entgelt pro Tag
• 126,92 Euro mal sechs Tage Resturlaub = 761,52 Euro Urlaubsabgeltung

Wichtig ist dabei zu wissen, dass auf eine Urlaubsabgeltung wie beim Gehalt Steuern und Sozialversicherungsabgaben sowie gegebenenfalls Kirchensteuer anfallen. In sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht handelt es sich bei einer Urlaubsabgeltung um sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt, das in die Kategorie „Sonstige Bezüge“ fällt. Die Höhe der Urlaubsabgeltung verringert sich bei der Auszahlung also entsprechend um diese Abzüge.

Besteht Anspruch auf Urlaubsabgeltung bei einer fristlosen Kündigung?

Wenn es einen guten Grund dafür gibt, kann ein Arbeitgeber oder Arbeitnehmer fristlos kündigen. Was ist in diesem Fall mit den verbleibenden Urlaubstagen? Besteht für den Arbeitnehmer Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung? Es ist schließlich nicht mehr möglich, noch Urlaub zu nehmen. In solchen Fällen haben Beschäftigte grundsätzlich Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung, die ihrem Resturlaub entspricht. Auch wenn der Arbeitgeber ihnen fristlos gekündigt hat, weil sie gegen ihre Pflichten verstoßen haben, verfällt dieses Anrecht nicht.

Krank bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen: Besteht trotzdem Anspruch auf Urlaubsabgeltung?

Es kann sein, dass ein Beschäftigter vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses erkrankt. Besteht noch Anspruch auf eine Urlaubsabgeltung bei Krankheit und Beendigung des Arbeitsverhältnisses? Grundsätzlich ist das der Fall, denn während einer Arbeitsunfähigkeit geht es darum, sich auszukurieren. Es handelt sich nicht um eine Zeit der Erholung.

Dabei spielt es keine Rolle, ob du kurzzeitig erkrankt bist oder schon länger krank bist, deine Krankheit vielleicht sogar der Kündigungsgrund war. Wenn dich deine Arbeitsunfähigkeit daran hindert, deinen Resturlaub noch vor deinem letzten Arbeitstag zu nehmen, hast du Anspruch auf eine entsprechende Urlaubsabgeltung. 

Anspruch auf Urlaubsabgeltung: Kann er verfallen?

In der Regel müssen Arbeitnehmer nichts tun, um die ihnen zustehende Urlaubsabgeltung zu bekommen. Der Arbeitgeber berechnet die Höhe und zahlt das Geld normalerweise ohne Aufforderung durch den Beschäftigten an diesen aus, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Ist das nicht der Fall, solltest du aber zeitnah nachhaken. Denn: Der Anspruch auf die Urlaubsabgeltung kann verfallen.

Die meisten Arbeitsverträge enthalten Ausschlussfristen. Sie legen fest, wie lange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis von beiden Seiten geltend gemacht werden können. Oft liegt die Ausschlussfrist bei drei bis sechs Monaten. Das kann bedeuten, dass dein Anspruch auf die Urlaubsabgeltung verfällt, wenn du ihn nicht bis zum Ende der Ausschlussfrist geltend gemacht hast. Das kannst du tun, indem du deinen (Ex-)Arbeitgeber persönlich oder am Telefon dazu aufforderst, aus Nachweisgründen empfiehlt sich aber eine schriftliche Aufforderung. Notfalls kannst du deinen Urlaubsabgeltungs-Anspruch auch per Klage vor Gericht geltend machen, wobei du zuvor andere Möglichkeiten ausgeschöpft haben solltest. Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt, ist das aber eine Option.

Wirkt sich eine Urlaubsabgeltung auf Arbeitslosengeld aus?

Wenn Arbeitnehmer ein Unternehmen verlassen, haben sie nicht immer sofort einen neuen Job, sondern sind manchmal vorübergehend arbeitslos. Kann sich das Arbeitslosengeld reduzieren, wenn jemand in diesem Szenario eine Urlaubsabgeltung vom alten Arbeitgeber bekommt? Tatsächlich hat eine Urlaubsabgeltung Auswirkungen auf das Arbeitslosengeld. Genaueres regelt § 157 Absatz 2 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III).

Daraus ergibt sich, dass der Anspruch auf Arbeitslosengeld beim Erhalt einer Urlaubsabgeltung vorübergehend ruht. Die Dauer dieser Ruhezeit hängt von der Höhe der Urlaubsabgeltung ab. Eine Urlaubsabgeltung führt allerdings nicht dazu, dass sich die maximale Bezugsdauer des Arbeitslosengelds insgesamt reduziert. Es handelt sich nicht um eine Sperrzeit, durch die das passieren würde.

Urlaubsabgeltung Musterschreiben: Die Urlaubsabgeltung beantragen

Normalerweise musst du eine Urlaubsabgeltung nicht beantragen. Der Arbeitgeber weiß, dass du noch Resturlaub hast, und sollte sich eigenständig um alles Weitere kümmern. Was aber, wenn er das nicht tut? Dann solltest du wegen einer möglichen Ausschlussfrist nicht zu lange warten, um den Arbeitgeber auf das Thema anzusprechen. Im besten Fall reicht ein kurzer Hinweis, damit der Arbeitgeber sich um die Auszahlung kümmert.

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, kannst du die Urlaubsabgeltung auch schriftlich einfordern. Dazu reicht ein kurzes Schreiben, in dem du erklärst, dass du noch Urlaubsansprüche hast. Du bittest das Unternehmen darum, dir die Urlaubsabgeltung auszuzahlen.

Hier findest du für deine Urlaubsabgeltung ein Musterschreiben:

Auszahlung der Urlaubsabgeltung

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

zum Zeitpunkt meines Ausscheidens aus dem Unternehmen hatte ich noch Urlaubsansprüche; mein Resturlaub betrug acht Tage. Leider habe ich bis heute keinen Eingang einer entsprechenden Urlaubsabgeltung Ihrerseits auf meinem Konto feststellen können, weshalb ich Sie hiermit höflich darum bitte, mir die offene Summe bis zum XX.XX.XXXX auszuzahlen.

Mit freundlichen Grüßen

XY

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