Nachweisgesetz in Deutschland: Diese Regelungen solltest du kennen

Das geänderte Nachweisgesetz sorgt dafür, dass in Arbeitsverhältnissen seit dem Sommer 2022 strengere Informations- und Dokumentationspflichten gelten. Welche Veränderungen bringt die Neuregelung mit sich? Was sollte beachtet werden? Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die veränderte Gesetzeslage wissen.

Das neue Nachweisgesetz: Was es bedeutet

Seit dem 1. August 2022 gilt das neue Nachweisgesetz (NachwG, fälschlicherweise auch Nachweisg) in Deutschland. Damit hat die Regierung Richtlinien der Europäischen Union umgesetzt, die eine Änderung beim bestehenden Nachweisgesetz erforderlich gemacht haben. Das Nachweisgesetz regelt Informations- und Dokumentationspflichten von Arbeitgebern in Beschäftigungsverhältnissen. § 2 Nachweisgesetz konkretisiert die Nachweispflicht.

Die neue Fassung des Nachweisgesetzes hat einige Veränderungen mit sich gebracht, die Arbeitgeber bei der Ausgestaltung von Arbeitsverhältnissen beachten müssen. Schon vorher bestand die Pflicht, die wichtigsten Bedingungen in einem Beschäftigungsverhältnis schriftlich zu fixieren. Das musste spätestens einen Monat nach dem Beginn der Zusammenarbeit erfolgen. Das neue Nachweisgesetz erweitert nun die Liste der Aspekte, die auf diese Weise schriftlich geregelt werden müssen.

Diese Angaben müssen Arbeitsverträge ab August 2022 enthalten

Wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis miteinander eingehen, geht das in aller Regel mit einem Arbeitsvertrag einher. Der Arbeitsvertrag regelt alle möglichen Aspekte, die während der Zusammenarbeit relevant sind oder sein könnten – zum Beispiel die Arbeitszeiten, den Arbeitsort, die Tätigkeiten oder den Urlaubsanspruch. Was genau im Arbeitsvertrag enthalten ist, obliegt ein Stück weit den Präferenzen des Arbeitgebers. Zugleich macht das Nachweisgesetz diesbezüglich Vorschriften. Vor der Neufassung des NachwG mussten die folgenden Aspekte schriftlich dokumentiert werden:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Startdatum des Arbeitsverhältnisses
• gegebenenfalls: Befristung des Arbeitsverhältnisses und ihre Dauer
• Einsatzort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Höhe und Zusammensetzung des Gehalts oder Lohns
• vereinbarte Arbeitszeit
• jährlicher Urlaubsanspruch
• Kündigungsfrist
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, soweit relevant

Seit August 2022 ist diese Liste länger. Gemäß den Regelungen des Nachweisgesetzes, insbesondere § 2 NachwG, müssen zusätzlich die folgenden Aspekte schriftlich festgehalten werden:

• Dauer der Probezeit (soweit vereinbart)
• Enddatum einer möglichen Befristung des Arbeitsverhältnisses oder vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Hinweis, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann (soweit zutreffend)
• Höhe und Zusammensetzung von Gehalt oder Lohn inklusive der Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen und möglicher anderer Bestandteile des Entgelts – muss jeweils separat angegeben werden mit Angaben zur Fälligkeit und Art der Auszahlung
• vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit auch Angaben zum Schichtsystem, dem Schichtrhythmus und Bedingungen zur Änderung von Schichten
• Angaben zur Möglichkeit des Arbeitgebers, Überstunden anzuordnen, und den Voraussetzungen hierfür (soweit vereinbart)
• Ansprüche des Arbeitnehmers auf Fortbildungen, die der Arbeitgeber anbietet
• falls der Arbeitgeber eine Betriebsrente über einen Versorgungsträger anbietet: Name und Adresse des Versorgungsträgers (es sei denn, der Versorgungsträger muss diese Nachweise erbringen)
• Modalitäten im Fall einer Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer (mindestens: Erfordernis der Schriftform, Kündigungsfristen, Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage durch den Arbeitnehmer)

Weitere Änderungen, die das neue Nachweisgesetz seit 2022 mit sich bringt

Es gibt weitere Neuerungen, die das Nachweisgesetz für Arbeitsverträge seit 2022 mit sich bringt. Das betrifft zum Beispiel die Fristen, innerhalb derer der Arbeitgeber die durch das Nachweisgesetz geforderten Angaben schriftlich dokumentieren muss. Bisher galt: Die wichtigsten Regelungen in Arbeitsverhältnissen müssen dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats vorgelegt werden. Bei neuen Arbeitsverträgen seit August 2022 ist diese Frist deutlich verkürzt.

Der Arbeitgeber muss eine Dokumentation von Namen und Anschriften der Vertragsparteien, des vereinbarten Arbeitsentgelts und dessen Zusammensetzung sowie der vereinbarten Arbeitszeit bereits am ersten Arbeitstag vorlegen können. Die übrigen Nachweise, die das Nachweisgesetz bei Arbeitsverträgen fordert, müssen binnen einer Woche schriftlich ausgehändigt werden.

Bei älteren Arbeitsverträgen, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, ist ein nachträglicher Nachweis der inzwischen verpflichtenden Angaben nicht zwingend nötig. Wenn Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber dazu auffordern, muss dieser sie aber über wesentliche Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit informieren. Nach einer solchen Aufforderung durch die Beschäftigten hat der Arbeitgeber dafür sieben Tage Zeit. Zudem muss der Arbeitgeber im Verlauf eines Monats Angaben zum Urlaubsanspruch, der betrieblichen Altersvorsorge, zur Kündigung, geltenden Kollektivvereinbarungen und Pflichtfortbildungen machen.

Es kann sein, dass sich in bestehenden Arbeitsverhältnissen die Arbeitsbedingungen grundlegend ändern. In diesem Fall sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die betroffenen Mitarbeiter darüber zu unterrichten, um zwar spätestens an dem Tag, an dem die Änderungen wirksam werden. Es ist hingegen nicht nötig, Mitarbeiter auf Änderungen in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbaren oder in Gesetzen schriftlich hinzuweisen.

Was das neue Nachweisgesetz für Arbeitgeber bedeutet

Was bedeuten die Veränderungen beim Nachweisgesetz 2022 für Arbeitgeber? Grundsätzlich ist es wichtig, dass alle Regelungen in Arbeitsverhältnissen mit den Bestimmungen des NachwG konform sind. Das heißt: Wenn ein neuer Arbeitsvertrag geschlossen wird, sollten Personalverantwortliche überprüfen, ob er den Anforderungen des Nachweisgesetzes entspricht.

Das muss nicht zwingend der Fall sein, falls hier Pflichtangaben fehlen, müssen sie aber auf anderem Wege schriftlich an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Im besten Fall enthält bereits der Arbeitsvertrag alle relevanten Regelungen. Nicht zuletzt schafft das mehr Übersichtlichkeit für beide Vertragsparteien. Musterarbeitsverträge ab August 2022 können zur Orientierung genutzt werden, damit keine erforderlichen Regelungen vergessen werden.

Manche Unternehmen übermitteln Arbeitsverträge in elektronischer Form an ihre neuen Mitarbeiter, in der Regel per E-Mail. Das ist zwar zulässig, ersetzt aber nicht den schriftlichen Nachweis der wichtigsten Vereinbarungen, den das Nachweisgesetz fordert. Die entsprechenden Angaben müssen zwingend in Schriftform gemacht werden – auch dann, wenn die elektronische Version alle Pflichtangaben enthält.

Grundsätzlich sind auch Arbeitsverträge wirksam, die nicht schriftlich geschlossen werden. Das kann zum Beispiel mündliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer betreffen. Auch hier gilt aber: Der schriftliche Nachweis der wichtigsten Regelungen der Zusammenarbeit ist in jedem Fall nötig.

Verstöße gegen das Nachweisgesetz: Was droht – und was können Arbeitnehmer tun?

Ob unbeabsichtigt oder in vollem Wissen: Es kommt vor, dass Arbeitgeber gegen die Regelungen des Nachweisgesetzes verstoßen. Was hat das für Folgen – und was können Arbeitnehmer tun, die davon betroffen sind?

Durch die Neuregelung des Nachweisgesetzes 2022 haben sich auch die Strafen verändert, die Arbeitgebern bei Verstößen gegen das NachwG drohen. Es kann sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit handeln, die nach § 4 NachwG mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro bestraft werden kann. Der Arbeitsvertrag selbst bleibt davon unberührt; er verliert nicht seine Wirksamkeit.

Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber seinen Pflichten gemäß NachwG nicht nachkommt, sollten den Vorgesetzten auf die Angelegenheit ansprechen. Sie können sich auch an die Personalabteilung wenden. In den meisten Fällen wird der Arbeitgeber nachbessern und das gewünschte Dokument aushändigen. Auch der Betriebsrat ist ein möglicher Ansprechpartner. Hilft alles nichts, bleibt betroffenen Beschäftigten nur der Rechtsweg. Das sollten sie sich jedoch gut überlegen, denn es belastet die Beziehung zum Arbeitgeber. Wer auf eine lange Zukunft im Unternehmen hofft, sieht womöglich lieber davon ab, juristische Schritte gegen den Arbeitgeber einzuleiten.

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