Soft Skills im Projektmanagement: Auf diese Kompetenzen kommt es an

Im Projektmanagement sind bestimmte Kompetenzen gefragt. Sie entscheiden darüber mit, wie erfolgreich Projekte umgesetzt werden können. Welche Skills sollten Projektmanager und Projektleiter mitbringen, um Vorhaben erfolgreich durchführen zu können? Wo sind sie im Projektalltag gefragt? Und was kann man tun, um Soft Skills gezielt auszubauen und zu verbessern?

Soft Skills als Erfolgsfaktor im Projektmanagement

Gemeinsam mit Hard Skills zählen Soft Skills zu den wichtigen Kompetenzen im Berufsalltag. Während Hard Skills objektive, nachvollziehbare Kompetenzen sind – zum Beispiel Sprach- oder IT-Kenntnisse, Fachwissen oder technische Fähigkeiten –, handelt es sich bei Soft Skills um Persönlichkeitsmerkmale. Beides zusammen entscheidet darüber, wie erfolgreich Projektmanager und -leiter Projekte durchführen können.

Wie erfolgreich Projekte umgesetzt werden können, hängt nicht nur davon ab, welche Expertise und Erfahrung die Beteiligten mitbringen. Es kommt auch maßgeblich darauf an, dass sie persönliche Stärken einsetzen können, um gemeinsam mit anderen Beteiligten Projekte erfolgreich abzuschließen. Soft Skills beeinflussen im Projektmanagement zum Beispiel, wie jemand mit anderen kommuniziert, wie engagiert er bei der Arbeit ist und was er tut, wenn sich ein Konflikt ergibt. Sie wirken sich auch darauf aus, ob jemand ein guter Teamplayer ist, ob sich jemand bei der Projektarbeit gut organisieren kann und wie er mit Stress umgeht.

Die persönliche Eignung der Projektbeteiligten hat großen Einfluss darauf, wie zügig, effektiv und erfolgreich Projekte umgesetzt werden können. Auch die Zusammenarbeit im Team setzt gewisse Eigenschaften bei Projektmanagern voraus. Welche Projektmanagement-Skills besonders gefragt sind, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Soft Skills und Fähigkeiten bei Projektmanagern: Auf diese Aspekte kommt es an

Was sind die wichtigsten Projektmanagement-Kompetenzen? Wer Projekte erfolgreich leiten und durchführen möchte, braucht gewisse Persönlichkeitsmerkmale. Die folgenden Eigenschaften helfen bei der Projektarbeit.

Kommunikationsstärke

Zu den wichtigsten Skills von Projektmanagern zählt Kommunikationsstärke. Wer Projekte erfolgreich durchführen möchte, muss gut kommunizieren können. Das betrifft zum Beispiel die Absprache mit Kollegen und dem Projektleiter, aber auch mit Kunden und anderen beteiligten Personen. Kommunikationsstärke umfasst zum Beispiel die Fähigkeit des aktiven, aufmerksamen Zuhörens, ebenso wie Einfühlungsvermögen und rhetorische Fähigkeiten. Bei Projektleitern ist es besonders wichtig, dass sie kommunikationsstark sind. Bei mangelnden kommunikativen Fähigkeiten kann es ansonsten sein, dass Missverständnisse entstehen oder die Mitarbeiter nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Teamfähigkeit

Teamfähigkeit gehört zu den wichtigsten Soft Skills im Berufsalltag. Das ist bei Projektarbeit nicht anders. Hier arbeiten meist mehrere Kollegen zusammen auf ein bestimmtes Ziel hin. Das gelingt nur, wenn sie gut mit anderen zusammenarbeiten können und sich in ihren Fähigkeiten und Tätigkeiten ergänzen. Projektleiter brauchen außerdem die Fähigkeit, sinnvolle Teams zusammenzustellen und die Mitarbeiter mit geeigneten Strategien anzuleiten. Die Projektleitung muss die Beteiligten auch immer wieder aufs Neue motivieren können, damit sie gute Leistungen erbringen und engagiert dabei sind.

Gutes Zeitmanagement

Bei der Projektarbeit herrscht oft Zeitdruck. Zu den essenziellen Soft Skills im Projektmanagement gehört deshalb ein gutes Zeitmanagement. Projektmanager sollten möglichst gut darin sein, sich ihre Zeit sinnvoll einzuteilen. Sie müssen dazu in der Lage sein, Aufgaben zu priorisieren und ihre Aufgaben im Blick zu behalten. Das ist nicht nur für ihre eigene Arbeit wichtig, sondern kommt auch den beteiligten Kollegen zugute.

Konfliktfähigkeit

In jedem Team können sich Konflikte ergeben. Bei der Projektarbeit sind sie ein Hindernis, das einem erfolgreichen Abschluss von Projekten im Weg stehen kann. Daher ist Konfliktfähigkeit bei Projektmanagement gefragt. Wer gut darin ist, Konflikte frühzeitig zu erkennen und wenn nötig einzugreifen, kann ernsthafte Probleme häufig verhindern. Wenn es gelingt, Konflikte konstruktiv und für alle Beteiligten zufriedenstellend zu lösen, wirkt sich das positiv auf die Arbeitsatmosphäre und den Zusammenhalt in der Gruppe aus.

Problemlöse-Kompetenzen

Projekte laufen oft nicht reibungslos. Gerade bei längeren und komplexeren Projekten können immer mal wieder Probleme auftauchen. Dann ist es praktisch, wenn die Beteiligten wissen, wie sie mit Problemen umgehen können. Das umfasst die Fähigkeit, Hindernisse und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren, ebenso wie Problemlösungskompetenz.

Belastbarkeit

Auch Resilienz ist im Projektmanagement gefragt: Wer belastbar ist, kommt mit stressigen Phasen besser klar. Er kann eher auch unter Druck gute Leistungen erbringen, außerdem kann ihm der Stress weniger anhaben. Das kommt auch anderen Beteiligten zugute – gestresste Kollegen könnten ansonsten schlechte Laune verbreiten oder schnell gereizt reagieren.

Führungsqualitäten

Zumindest Projektleiter brauchen Führungsqualitäten – sie gehören zu den unverzichtbaren Projektleitungs-Kompetenzen. Fähigkeiten, die ein Projektleiter haben sollte, sind zum Beispiel Entscheidungsfreude, Durchsetzungsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Zu den Führungsqualitäten gehört es auch, Mitarbeiter motivieren und angemessen führen zu können.

Verhandlungsgeschick

In jedem Team müssen die Beteiligten miteinander klären, wie sie vorgehen und was sie vorhaben. Das erfordert ein gewisses Verhandlungsgeschick: Wer Verhandlungen effektiv führen kann, kann nicht nur mehr von seinen Ideen durchsetzen. Er trägt damit auch dazu bei, dass das ganze Team vorankommt und sich auf sinnvolle Lösungen einigt, die für das Projektziel wichtig sind. Dazu gehört auch Kompromissbereitschaft, durch die niemand übergangen wird.

Interkulturelle Kompetenzen

Auch interkulturelle Kompetenzen gehören zu den nützlichen Fähigkeiten bei Projektmanagern. Wer Verständnis für andere Kulturen und Werte hat, kommt mit den unterschiedlichsten Menschen klar. Interkulturelle Kompetenzen ermöglichen außerdem eine effektive Kommunikation in interkulturellen Teams.

Wie Soft Skills im Projektalltag gewinnbringend eingesetzt werden können

Projektleiter und die beteiligten Mitarbeiter können im Projektalltag einiges dafür tun, um das Projekt durch den gezielten Einsatz von Soft Skills voranzubringen. Dafür gibt es viele Ansätze:

• Zeitmanagement: Das Projektteam kann Zeitmanagement-Tools nutzen, um Aufgaben zu planen und Prioritäten zu setzen. Mit einer guten Zeitplanung wird es wahrscheinlicher, dass Deadlines eingehalten werden können.
• Kommunikation: Die Beteiligten brauchen ihre Kommunikationsfähigkeiten, um sich abzusprechen. Sie können auch einen Kommunikationsplan für das Projekt erstellen, damit alle jederzeit auf demselben Stand sind.
• Delegation: Aufgaben können und sollten sinnvoll delegiert werden, damit sich die Teammitglieder in ihrer Arbeit optimal ergänzen können.
• Konfliktmanagement: Es ist sinnvoll, Konfliktmanagementprozesse einzuführen. Solche Prozesse dienen der Konfliktlösung. Sie helfen den Beteiligten dabei, Konflikte so früh wie möglich zu erkennen und, falls sie auftreten, konstruktiv zu lösen.
• Stressbewältigung: Das Projektteam kann Strategien zur Stressbewältigung erarbeiten. Bei Bedarf können die Mitarbeiter diese anwenden, um die Effekte von Stress abzumildern und ihr psychisches Wohlbefinden zu fördern.
• Interkulturelle Sensibilität: Das Projektteam sollte für interkulturelle Eigenheiten und Unterschiede sensibilisiert sein. Das ermöglicht es, so zu kommunizieren, wie es zu den unterschiedlichen kulturellen Hintergründen passt.
• Verhandlung führen: Bis zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts muss oft immer wieder verhandelt werden. Die Beteiligten müssen sich zum Beispiel auf eine Vorgehensweise einigen oder es müssen Verhandlungen mit Kunden oder Geschäftspartnern geführt werden. Hierbei ist Verhandlungsgeschick gefragt, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
• Führung: Der Projektleiter muss die beteiligten Mitarbeiter so anleiten, wie es für das Vorhaben sinnvoll ist. Dabei kommt es zum Beispiel auf die Art der Kommunikation und der Mitarbeiterführung an.

Wie kann man Soft Skills gezielt weiterentwickeln?

Ob ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, hängt im Projektmanagement von den Kenntnissen der Mitarbeiter ab – und von ihren Persönlichkeitsmerkmalen. Nicht jeder Projektmanager oder Projektleiter verfügt über die nötigen oder sinnvollen Soft Skills. Dann ist es möglich, bestimmte Merkmale gezielt zu trainieren, um sie auszubauen und die eigenen Projektmanagement-Skills zu verbessern.

Der erste Schritt besteht darin, sich darüber Gedanken zu machen, wo man derzeit steht. Dabei geht es darum, Stärken und Schwächen im Bereich der Soft Skills aufzudecken. Wenn klar ist, wo es noch Luft nach oben gibt, können die Betroffenen gezielt dort ansetzen und sich eine passende Strategie überlegen, um den jeweiligen Skill zu fördern. Auch Feedback von anderen kann nützlich sein, um herauszufinden, wie der Status quo ist. Kritik von anderen ist dafür hilfreich, bei Bedarf kann aber auch gezielt um Feedback gebeten werden.

Soft Skills ausbauen: Von Ratgebern bis Mentoring

Wie ein bestimmter Soft Skill verbessert werden kann, hängt davon ab, um welches Merkmal es geht. Manchmal ist es sinnvoll, an Trainings oder Workshops teilzunehmen, um Soft Skills zu stärken. Auch Weiterbildungen können sich anbieten, ebenso Online-Kurse. In anderen Fällen ist es nützlich, sich bei Portalen wie YouTube Videos mit Tipps zum Ausbau von bestimmten Fähigkeiten anzusehen. Auch Ratgeber in Form von Büchern oder Blogs können sehr hilfreich sein.

Wenn es die Möglichkeit dazu gibt, Unterstützung von einem Mentor oder Coach zu bekommen, kann auch das eine gute Idee sein, um die eigenen Projektmanagement-Kompetenzen auszubauen. Von erfahreneren Personen kann man oft viel lernen und individuelle Tipps für die persönliche Weiterentwicklung bekommen.

Soft Skills können im Projektmanagement außerdem durch Praxiserfahrung ausgebaut werden, Stichwort learning by doing. Wer bestimmte Merkmale nutzt (oder nutzen muss), um etwas zu erreichen, verbessert diese Fähigkeiten automatisch. In diesem Sinne ist es sehr wertvoll, in möglichst vielen unterschiedlichen Projekten Erfahrungen zu sammeln. Ebenso förderlich ist es, verschiedene Rollen auszufüllen, die mit bestimmten Anforderungen einhergehen. Auch das setzt jeweils spezifische Eigenschaften voraus, die durch die entsprechende Erfahrung trainiert werden.

Projektmanagement-Skills: Persönliche Kompetenzen als Grundlage für den Projekterfolg

• Wie erfolgreich Projekte durchgeführt werden können, hängt nicht nur von fachlicher Expertise und der Vorerfahrung der Beteiligten ab. Es kommt maßgeblich auch auf Soft Skills, also Persönlichkeitsmerkmale, an.
• Wichtige Soft Skills im Projektmanagement sind zum Beispiel Kommunikationsstärke, gutes Zeitmanagement und Belastbarkeit.
• Wenn Soft Skills im Projektalltag genutzt werden, trägt das zu einer guten Kommunikation bei und hilft den Beteiligten dabei, die Projektziele zu erreichen.
• Soft Skills können gezielt trainiert werden, um sie auszubauen.
• Dafür gibt es verschiedene Strategien: Bei der persönlichen Weiterentwicklung können zum Beispiel Ratgeber, Kurse und Coaching helfen.

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