Krankmeldung per E-Mail: So machst du es richtig

Wer erkrankt und deshalb nicht arbeiten kann, muss seinen Arbeitgeber möglichst frühzeitig darüber informieren, dass er fehlen wird. Das geht zum Beispiel über eine elektronische Krankmeldung per E-Mail. Wer ist der richtige Adressat für die Mail? Welche Informationen sind wichtig? Und worauf sollte man rund um die Krankmeldung auf elektronischem Weg achten? Hier erfährst du alles, was du wissen musst.

Krankmeldung per Mail: Darf man die Krankmeldung elektronisch übermitteln?

Arbeitsrechtlich ist die Sache klar: Wer nicht arbeiten kann, muss seinem Arbeitgeber Bescheid sagen, und zwar so früh wie möglich. Die Krankmeldung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Arbeitnehmer können zum Beispiel anrufen, was lange Zeit der gängige Weg war. Ebenso ist es denkbar, sich auf digitalem Weg krank zu melden – per E-Mail oder auch über eine SMS oder Nachricht bei WhatsApp.

Ist es grundsätzlich erlaubt, sich per E-Mail krankzumelden? Prinzipiell besteht diese Option. Gesetzlich gibt es keine Vorschrift, in welcher Form die Krankmeldung zu erfolgen hat. Sie muss lediglich so schnell wie möglich geschehen. Es kommt darauf an, dass der Arbeitgeber vor Arbeitsbeginn weiß, dass sein Mitarbeiter fehlen wird. So kann er rechtzeitig umplanen, falls das nötig sein sollte.

In der Praxis kommt es darauf an, was im Unternehmen üblich ist. Wenn es gängig ist, dass sich Kollegen per E-Mail oder WhatsApp beim Chef oder der Chefin krankmelden, kannst du das bedenkenlos ebenfalls so handhaben. Es kann auch sein, dass es firmeninterne Regelungen zum Umgang mit Krankmeldungen gibt. In diesem Fall solltest du dich daran halten. Es kann zum Beispiel vorgeschrieben sein, dass du dich bei einem Vorgesetzten telefonisch melden musst.

Wenn nichts dagegenspricht, eine E-Mail zu schreiben, solltest du abwägen, ob diese wahrscheinlich rechtzeitig gelesen wird oder nicht. Wenn du Zweifel daran hast, kann ein Anruf die sicherere Variante als eine elektronische Krankmeldung an den Arbeitgeber sein.

An wen schicke ich die elektronische Krankmeldung?

Du möchtest deine Krankmeldung per Mail verschicken – aber an wen? Auch dabei kommt es darauf an, wie die Krankmeldung im Einzelfall gehandhabt wird. Üblicherweise ist der oder die unmittelbare Vorgesetzte der richtige Adressat für die elektronische Krankmeldung. Du kannst dich auch im Sekretariat melden, wo die Info an die richtigen Ansprechpartner weitergegeben wird.

Es kann auch sein, dass du dich alternativ oder zusätzlich bei einem höherrangigen Vorgesetzten oder in der Personalabteilung krankmelden musst. Erkundige dich im Zweifel bei deinem Chef oder deiner Chefin, an wen du dich für eine ordnungsgemäße Krankmeldung wenden sollst. Möglicherweise findest du dazu auch Informationen in deinem Arbeitsvertrag.

Für Krankmeldung E-Mail schreiben: Inhalt der E-Mail

Wie formuliert man eine E-Mail, mit der man sich krankmeldet? Wenn du den richtigen Adressaten ausfindig gemacht hast, gibst du deiner E-Mail einen aussagekräftigen Betreff. Wichtig ist, dass auf den ersten Blick klar ist, worum es geht – du bist krank und kannst deshalb nicht arbeiten. Das könnte zum Beispiel so klingen: „Krankmeldung Jens Müller 1.1.“ oder auch „Arbeitsunfähigkeit“.

Die eigentliche E-Mail beginnst du mit einer höflichen Anrede. Welche Form angemessen ist, hängt davon ab, an wen du deine Krankmeldung per E-Mail richtest. Je besser du die Person kennst, desto weniger förmlich muss die Anrede ausfallen. Wen du im persönlichen Kontakt duzt, den kannst du auch in deiner elektronischen Krankmeldung duzen. Ansonsten ist das höfliche „Sie“ die bessere Wahl. Du schreibst dann also je nach Empfänger zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Meier“ oder „Hallo Andrea“.

Im eigentlichen Text kommst du unmittelbar auf den Anlass deiner E-Mail zu sprechen: Du bist krank und kannst deshalb nicht zur Arbeit kommen. Beschreibe klar, um welchen Zeitraum es geht. Du musst nicht im Detail beschreiben, woran du erkrankt bist, kannst das aber freiwillig tun. Es würde zum Beispiel ausreichen, wenn du schreibst, dass du dich aus gesundheitlichen Gründen nicht dazu in der Lage siehst, zu arbeiten. Oder dass du aufgrund einer Erkrankung nicht arbeiten kannst. Ebenso könntest du auch direkt auf eine Erkältung, Kopfschmerzen oder Magen-Darm-Probleme zu sprechen kommen, bist dazu jedoch nicht verpflichtet. Im Zweifel geht es den Arbeitgeber nichts an, was du hast.

Elektronischer Krankenschein: Was seit 2023 gilt

Es ist für Arbeitgeber wichtig, wann man mit dir wieder rechnen kann. Schreibe deshalb dazu, wenn schon abzusehen ist, dass du mehr als einen Tag fehlen wirst. Ebenso könntest du erwähnen, wenn du zuversichtlich bist, dass du am nächsten Arbeitstag wieder einsatzfähig bist. Gebunden bist du daran nicht – bist du am nächsten Tag doch noch krank, ist das eben so. Solange du rechtzeitig Bescheid sagst, hast du nichts falsch gemacht.

Eine ärztliche Bescheinigung über deine Erkrankung musst du nicht mehr gesondert beim Arbeitgeber einreichen. Das geschieht seit dem 1. Januar 2023 bei gesetzlich Versicherten automatisch über den behandelnden Arzt in Form eines digitalen Krankenscheins. Arbeitgeber können die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über die Krankenkassen abrufen.

Optionale Informationen, die du in der Krankmeldung per Mail erwähnen kannst

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, zusätzliche Informationen in der elektronischen Krankmeldung zu erwähnen. Es kann zum Beispiel sein, dass du gesonderte Kontaktinformationen angeben möchtest, falls man dich in Notfällen erreichen muss. Du kannst dann etwa noch eine andere E-Mail-Adresse nennen oder schreiben, unter welcher Telefonnummer du bei Rückfragen zur Verfügung stehst.

Vielleicht hast du Aufgaben, die während deiner Abwesenheit andere übernehmen müssen. Dann kannst du für dringende Tätigkeiten eine Vertretung vorschlagen, zum Beispiel einen Kollegen, mit dem du eng zusammenarbeitest und der sich gut genug auskennt, um in deiner Abwesenheit bestimmte Aufgaben zu übernehmen. In diesem Fall solltest du den Kollegen namentlich nennen und Kontaktdaten ergänzen, falls der Adressat deiner Krankmeldung nicht unmittelbar mit dieser Person zusammenarbeitet.

Ebenso hast du im Zuge deiner Krankmeldung per E-Mail die Möglichkeit, auf dringende Aufgaben hinzuweisen, die ein Kollege oder eine Kollegin übernehmen müsste. Du musst dabei keine konkrete Person vorschlagen, die das erledigen könnte, solltest den Vorgesetzten aber darauf aufmerksam machen, dass etwas Bestimmtes erledigt werden muss. So kann entsprechend umgeplant werden.

Tipps für die Formulierung deiner Krankmeldung per E-Mail

Sich per E-Mail krankzumelden ist kein kompliziertes Unterfangen – du brauchst dazu lediglich einige wenige Sätze, in denen du dein Anliegen deutlich machst. Dennoch ist es sinnvoll, zu überlegen, wie du diese E-Mail an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung am besten formulierst. Was ist wichtig?

Es sollte unmissverständlich klar werden, wie die Situation ist und womit der Arbeitgeber aufgrund deiner Arbeitsunfähigkeit rechnen kann. Dazu sind klare, prägnante Formulierungen essenziell. Formuliere in kurzen, aktiven Sätzen. Das macht Missverständnisse oder Unklarheiten unwahrscheinlicher. Erwähne dazu unbedingt alles, was dein Ansprechpartner wissen muss: Dass du krank bist, gegebenenfalls Details zu deiner Erkrankung und wie lange du voraussichtlich ausfallen wirst. Falls es Dinge gibt, die noch zu klären sind, tue das in möglichst unmissverständlicher Art und Weise.

Du bist nicht dazu verpflichtet, eine Prognose abzugeben, wann du wieder da sein wirst, aber es kann hilfreich für den Vorgesetzten sein, wenn du es trotzdem tust. Wenn sich zum Beispiel schon abzeichnet, dass du einige Tage fehlen wirst, mache das ruhig deutlich. Du kannst auch deine grundsätzliche Bereitschaft betonen, möglichst rasch an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Das kann einen guten Eindruck hinterlassen und dein Engagement unterstreichen.

Sei in deiner Krankmeldung per E-Mail im Ton höflich und respektvoll. Das lässt dich professionell wirken. Dazu gehört auch eine höfliche Anrede deines Ansprechpartners, ebenso eine höfliche Grußformel zum Abschluss. Wenn du den Adressaten der E-Mail nicht gut kennst, bist du mit der Anrede „Sehr geehrte/r Frau/Herr…“ gut beraten. Als Grußformel eignet sich in diesem Fall „Mit freundlichen Grüßen“, alternativ „Freundliche Grüße“. Ist dir die Person näher bekannt, reicht auch ein „Hallo“, während du dich mit „Viele Grüße“ verabschieden kannst. 

Krankmeldung schreiben: Beispiel-Formulierungen

Hier findest du einige beispielhafte Krankmeldungen per E-Mail, die dir als Formulierungshilfe dienen können. Sie beziehen sich auf unterschiedliche Ausgangssituationen. Nutze sie als Inspiration, aber passe sie unbedingt an deine spezifische Situation an.

Krankmeldung per E-Mail: Muster 1

Sehr geehrte Frau Schmidt,

aufgrund eines grippalen Infekts kann ich am heutigen Mittwoch, XX.XX.XXXX, leider nicht zur Arbeit kommen. Es zeichnet sich ab, dass ich auch den Rest der Woche fehlen werde. Eine elektronische Krankschreibung veranlasse ich selbstverständlich, falls ich nicht rechtzeitig wieder einsatzfähig bin.

Bei Rückfragen erreichen Sie mich auch telefonisch unter 0111/22334455.

Mit freundlichen Grüßen

Sven Muster

Krankmeldung per E-Mail: Muster 2

Hallo Peter,

ich kann heute leider nicht arbeiten, da ich Migräne habe. Morgen sollte ich aber wieder einsatzbereit sein.

Viele Grüße

Thomas

P.S.: Bei dem Meeting mit der Firma Muster wird mich Annette vertreten – ich habe darüber bereits mit ihr gesprochen; es ist alles geregelt.

Krankmeldung per E-Mail: Muster 3

Sehr geehrter Herr Meyer,

krankheitsbedingt falle ich am heutigen Dienstag, XX.XX.XXXX, leider aus. Ich war bereits beim Arzt, der mich bis inklusive XX.XX.XXXX krankgeschrieben hat. Die elektronische Krankschreibung liegt vor.

Falls sich in meiner Abwesenheit Fragen ergeben sollten, bin ich auch unter 01234/123456 erreichbar. Ansonsten hoffe ich, so schnell wie möglich wieder fit zu sein. Ich halte Sie auf dem Laufenden, was meine Genesung angeht.

Mit freundlichen Grüßen

Christine Müller

Rechtliches: Was du bei einer Krankmeldung beachten solltest

Wenn du krank bist und deshalb nicht arbeiten kannst, solltest du einige Dinge beachten. Arbeitnehmer haben im Krankheitsfall verschiedene Pflichten. Wer sie vernachlässigt, könnte sich dafür eine Abmahnung durch den Arbeitgeber einhandeln.

Besonders wichtig ist die frühzeitige Krankmeldung beim Arbeitgeber, zum Beispiel in Form einer Krankmeldung per Mail. Du solltest deinen Arbeitgeber so früh wie möglich über dein Fehlen in Kenntnis setzen. So kann er umplanen, falls das erforderlich sein sollte. In jedem Fall muss deine Krankmeldung bis zum Arbeitsbeginn erfolgt sein. Wichtig ist dabei, dass deine Nachricht deinen Ansprechpartner rechtzeitig erreicht. Ein Anruf ist deshalb manchmal die bessere Lösung – eine Mail wird womöglich erst später gelesen.

Du bist außerdem ab einer gewissen Dauer des Fehlens verpflichtet, ein ärztliches Attest über deine Arbeitsunfähigkeit vorzulegen. Das geschieht seit Anfang 2023 in Form einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber, den die Arztpraxis über die Krankenversicherung an den Arbeitgeber übermittelt. Du selbst musst also nichts mehr einreichen, sondern nur rechtzeitig zum Arzt gehen.

Ab wann ist ein elektronischer Krankenschein erforderlich?

Ab wann braucht man ein Attest vom Arzt? Das kommt darauf an, wie dieses Thema in deinem Unternehmen geregelt ist. Üblicherweise muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens nach drei Tagen vorliegen. Arbeitgeber können abweichend aber auch festlegen, dass Beschäftigte schon am ersten Fehltag ein Attest brauchen. Der Arbeitsvertrag ist diesbezüglich aufschlussreich. Auch ein anwendbarer Tarifvertrag kann entsprechende Regelungen enthalten. Wenn du dir unsicher bist, frage im Zweifel direkt bei deinem Vorgesetzten oder deiner Vorgesetzten nach, welche Fristen du beachten musst – so machst du nicht aus Unwissenheit etwas falsch.

Während deiner Erkrankung hast du weiterhin Anspruch auf deine übliche Vergütung – der Arbeitgeber ist zu einer Entgeltfortzahlung verpflichtet. Diese Pflicht erlischt allerdings nach sechs Wochen. Dann springt die Krankenversicherung mit Krankengeld ein, welches jedoch meist deutlich niedriger ist als das reguläre Gehalt.

Fazit: Krankmeldung per E-Mail: Schnell & effizient krankmelden

• Die Krankmeldung per Mail ist eine unkomplizierte Möglichkeit, dem Arbeitgeber möglichst rasch mitzuteilen, dass man nicht zur Arbeit kommen wird
• Wichtig ist, dass die E-Mail vor Arbeitsbeginn verschickt wird und der Verantwortliche sie rechtzeitig liest. Manchmal ist deshalb ein Anruf besser
• In einer elektronischen Krankmeldung dürfen wichtige Angaben nicht fehlen, darunter der konkrete Zeitpunkt des Fehlens und die voraussichtliche Dauer
• Die E-Mail an den Zuständigen im Unternehmen sollte höflich und professionell formuliert sein. Vorlagen können dafür hilfreich sein
• Achte darauf, bei Bedarf rechtzeitig zum Arzt zu gehen, damit die elektronische Krankschreibung dem Arbeitgeber vorliegt

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