Kündigungsgespräch: So bereiten sich Chefs und Arbeitnehmer vor

Bei einer Kündigung ist Fingerspitzengefühl gefragt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder dem Arbeitnehmer selbst ausgeht. Die Art und Weise, in der eine Kündigung vonstatten geht, kann dem bisherigen Vertragspartner Respekt zeigen oder ihn vor den Kopf stoßen. Worauf sollte man als Arbeitgeber achten, wenn man ein Kündigungsgespräch führen muss? Wie bereitet man das Kündigungsgespräch als Arbeitnehmer vor? Und wann ist der richtige Zeitpunkt, die Kündigung mitzuteilen? Hier erfährst du es.

Kündigungsgespräch als Arbeitgeber führen: Ein Zeichen der Wertschätzung

Für viele Führungskräfte gehören Kündigungsgespräche zu den unangenehmsten Aufgaben. Wohl niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten, schon gar nicht an Menschen, die man persönlich schätzt. Trotzdem gehören Kündigungsgespräche zur Tätigkeit als Führungskraft dazu. Sie einfach wegzulassen, ist nicht sinnvoll. Wer sich die Zeit nimmt, eine Kündigung zu erklären und mögliche Fragen zu klären, drückt dem Mitarbeiter damit Wertschätzung aus. Umgekehrt könnte es für Unmut bei Arbeitnehmern sorgen, wenn sie ohne Vorwarnung eine schriftliche Kündigung des Arbeitgebers erhalten.

Wie geht man am besten vor, wenn man ein Kündigungsgespräch als Arbeitgeber führen muss? Neben einer guten und sachlichen Gesprächsführung kommt es besonders auf eine gute Vorbereitung an.

Das Kündigungsgespräch als Arbeitgeber vorbereiten

Eine Kündigung, die vom Arbeitgeber ausgeht, passiert in aller Regel nicht plötzlich. Sie ist vielmehr das Resultat eines längeren Abwägungsprozesses. Oft haben Arbeitgeber im Vorfeld die Leistungen ihres Mitarbeiters lange beobachtet, ihn womöglich sogar abgemahnt, sind dann aber zu der Erkenntnis gelangt, dass eine weitere Zusammenarbeit keinen Sinn hat.

Dann gilt es, die Kündigung zu kommunizieren. Bereite dich unbedingt gut auf das Kündigungsgespräch vor. Ganz grundsätzlich solltest du vor dem Kündigungsgespräch sicher sein, dass die Kündigung zulässig ist, weil du sie hinreichend begründen kannst und es kein milderes Mittel gibt. Bedenke, dass vor einer Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen meist eine Abmahnung erforderlich ist. Lasse dich im Zweifel juristisch beraten, um sicherzustellen, dass die Kündigung rechtlich auf sicheren Füßen steht.

Überlege dir, wer an dem Kündigungsgespräch teilnehmen sollte. Der unmittelbare Vorgesetzte des betreffenden Mitarbeiters sollte anwesend sein, gegebenenfalls auch ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung. Wenn du das Kündigungsgespräch vorbereitest, solltest du dir darüber Gedanken machen, wie du die Botschaft überbringen möchtest und was du genau sagen willst.

Kündigungsgespräch: Tipps für eine gute Gesprächsführung

Kündigungsgespräche verlaufen meist nach einem ähnlichen Schema: Der Arbeitgeber (oder Arbeitnehmer) teilt die Kündigung mit, erläutert die Gründe hierfür und es besteht die Gelegenheit, Fragen zu klären und das weitere Vorgehen zu besprechen.

Wenn du einem Mitarbeiter kündigen musst, solltest du diese Botschaft möglichst eindeutig und schnell überbringen. Smalltalk zu Beginn des Gesprächs kann die Atmosphäre zwar auflockern, schiebt aber den unangenehmen Teil des Kündigungsgesprächs nur unnötig auf. Mache deshalb möglichst rasch klar, dass sich der Arbeitgeber entschieden hat, die Zusammenarbeit zu beenden, und zu welchem Zeitpunkt der Austritt aus dem Unternehmen geplant ist.

Bringe die Botschaft der Kündigung klar, aber trotzdem empathisch rüber. Du hattest schon Zeit, dich auf Kündigung des Mitarbeiters einzustellen – der betreffende Mitarbeiter aber hört zum ersten Mal davon und ist womöglich geschockt. Wenn du nun wenig einfühlsame Worte verwendest, fühlt sich der Mitarbeiter womöglich zusätzlich vor den Kopf gestoßen.

Auf die Nachricht, dass ihm gekündigt wird, reagiert jeder Arbeitnehmer anders. Stelle dich also auf verschiedene Reaktionen beim Kündigungsgespräch ein. Der Mitarbeiter könnte sauer, traurig, frustriert oder schockiert sein oder auch in Tränen ausbrechen. Aus diesem Grund solltest du Papiertaschentücher in greifbarer Nähe haben. Halte die Emotionen des Mitarbeiters aus. Das kann auch bedeuten, Gesprächspausen einzubauen, in denen der Mitarbeiter anfangen kann, seine Kündigung zu verarbeiten.

Erkläre dem Mitarbeiter, warum du ihm kündigst

Es ist sinnvoll, die Gründe für die Kündigung zu erläutern. Nur so kann der Beschäftigte nachvollziehen, warum er seinen Job verliert. Besonders wichtig ist das, wenn eine Kündigung bislang nicht im Raum stand und sie für den Betroffenen überraschend kommt. Lasse dich aber nicht auf Diskussionen ein. Manche Arbeitnehmer sind verzweifelt, wenn sie hören, dass der Arbeitgeber ihnen kündigen möchte, und flehen den Chef an, von der Kündigung abzusehen.

Ob es dazu kommt, hast du ein Stück weit selbst in der Hand. Viele Führungskräfte tun sich schwer damit, klare Worte in einem Kündigungsgespräch zu finden, und wählen eine milde, aber schwammige Formulierung. Das kann beim Beschäftigten den Eindruck erwecken, als sei noch Spielraum für Diskussionen, weil die Entscheidung des Arbeitgebers nicht in Stein gemeißelt ist.

Du solltest das Kündigungsgespräch auch dazu nutzen, Aspekte wie möglichen Resturlaub und Überstunden zu besprechen. Vielleicht möchtest du den Mitarbeiter auch bis zum Ablauf der Kündigungsfrist freistellen. Auch das solltest du ihm im Kündigungsgespräch mitteilen. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass du deinem Mitarbeiter Wertschätzung entgegenbringst, indem du dich bei ihm für seinen Einsatz für das Unternehmen bedankst.

Mögliche Formulierungen im Kündigungsgespräch

Arbeitgeber, die einem Mitarbeiter kündigen, müssen das im Kündigungsgespräch einerseits klar und deutlich sagen. Andererseits sollte die Formulierung den Mitarbeiter nicht zusätzlich belasten, wie es bei einer harschen, allzu nüchternen Erläuterung womöglich der Fall wäre. Überlege dir deshalb vorher, wie genau du die Kündigung aussprechen möchtest.

Die folgenden Beispiel-Formulierungen können dir dabei als Inspiration dienen:

• „Sie sind jetzt schon seit fast acht Jahren in unserem Unternehmen, und wir schätzen Ihre Mitarbeit sehr. Wie Sie aber sicherlich wissen, ist unsere Firma seit einiger Zeit in Schwierigkeiten, so dass betriebsbedingte Entlassungen letztlich unausweichlich waren. Wir haben uns zwar sehr bemüht, das zu verhindern, müssen Ihnen aber heute leider die Kündigung aussprechen.“
• „Es ist schon eine Weile her, dass wir das erste Mal zusammengesessen haben, um über Ihre Leistungen zu sprechen. Sie haben uns zugesichert, dass Sie sich stärker bemühen würden, allerdings können wir keine ausreichende Verbesserung der Situation erkennen. Deshalb haben wir uns entschlossen, die Zusammenarbeit zu beenden.“
• „Herr Meier, Sie können sich wahrscheinlich denken, worum es geht. Wie Sie Ihren Kollegen Herrn Müller in der gestrigen Besprechung verbal attackiert und beleidigt haben, können wir nicht hinnehmen. Das war einfach unter der Gürtellinie und entspricht nicht dem Niveau, das wir uns für das Miteinander in unserem Unternehmen wünschen. Wir haben uns deshalb entschieden, Ihnen zum 31. Oktober zu kündigen.“

Kündigungsgespräch als Arbeitnehmer: So sagst du es dem Chef

Ob schlechte Arbeitsbedingungen, ein mieses Betriebsklima oder mangelnde Aufstiegsmöglichkeiten: Es gibt viele Gründe, warum Arbeitnehmer ihren Job an den Nagel hängen. Bevor du jedoch die Kündigung aussprichst, solltest du dir diesen Schritt gut überlegt haben. Kurzschlussreaktionen bereust du womöglich später.

Wenn die Entscheidung für die Kündigung steht, solltest du es dem Arbeitgeber sagen. Das ist zwar nicht zwingend erforderlich; du kannst natürlich auch einfach direkt die Kündigung schreiben. Wenn dir jedoch daran gelegen ist, im Guten auseinanderzugehen und gut in Erinnerung zu bleiben, solltest du deinem Chef persönlich mitteilen, dass du das Unternehmen verlässt.

Das gilt umso mehr, wenn du schon lange für den Arbeitgeber tätig bist und ein gutes Verhältnis zu deinem Vorgesetzten hast. Denke daran, dass dir die Beziehung zum Noch-Arbeitgeber in deinem weiteren Berufsleben noch nützlich sein kann. Außerdem möchtest du sicherlich ein gutes Arbeitszeugnis erhalten – auch das wird wahrscheinlicher, wenn du ein Kündigungsgespräch mit dem Arbeitgeber führst statt einfach die Kündigung einzuwerfen.

Warum die Angst vor dem Kündigungsgespräch meist unbegründet ist

Vielen Arbeitnehmern graut es vor dem Kündigungsgespräch – meist, weil sie Angst vor der Reaktion des Chefs haben. Die Sorge, dass der Vorgesetzte sauer reagieren könnte, ist aber meist unbegründet. Ein negatives Kündigungsgespräch könnte sich in der Belegschaft und über Bewertungsportale im Internet auch darüber hinaus herumsprechen. Das ist nicht im Sinne des Arbeitgebers.

Wie führt man ein Kündigungsgespräch als Arbeitnehmer? Es ist nicht sinnvoll, zwischen Tür und Angel mitzuteilen, dass du der Firma den Rücken kehrst. Bitte deinen Vorgesetzten lieber um ein Gespräch unter vier Augen. Überlege dir im Vorfeld, wie du am besten in das Gespräch einsteigen kannst. Wenn du dir schon einen oder zwei Sätze zurechtgelegt hast, verlierst du nicht schon zu Beginn des Gesprächs den Faden. Wichtig ist, dass du schnell auf den Punkt kommst. Teile dem Chef mit, dass du gehst und – soweit möglich – auch, warum.

Die Kündigung diplomatisch begründen

Wenn du es nicht von dir aus tust, wird dich der Arbeitgeber wahrscheinlich nach den Gründen für deine Kündigung fragen. Mache dir also vorher Gedanken über deine Antwort. Falls der Grund direkt mit dem Arbeitgeber oder den Bedingungen in deinem Job zusammenhängt, ist eine diplomatische Erklärung gefragt. Du kannst ruhig ehrliche, sachliche Kritik üben, solltest dabei aber nicht vorwurfsvoll oder gar angriffslustig werden. Wenn es dir hilft, kannst du dir vorher Notizen machen und sie mit ins Kündigungsgespräch nehmen.

Stelle dich auch darauf ein, dass dich der Arbeitgeber womöglich zum Bleiben überreden möchte. Bleibe standhaft, wenn deine Entscheidung steht, oder lasse dich auf eine weitere Zusammenarbeit zu deinen Bedingungen ein. Wenn du im Job unzufrieden bist, solltest du dich nicht unter Druck setzen lassen, so wie bisher weiterzumachen. Davon hat letztlich auch der Arbeitgeber nichts.

Wenn dir viel daran gelegen ist, dass du in guter Erinnerung bleibst, kannst du dich bei deinem Vorgesetzten für die gute Zusammenarbeit bedanken. Dass du gehst, muss schließlich nicht heißen, dass du deinen Job nicht auch gerne gemacht hättest. Zum Schluss kannst du deine schriftliche Kündigung, ohne die die Kündigung nicht wirksam ist, persönlich überreichen.

Der richtige Zeitpunkt für das Kündigungsgespräch

Wann ist der richtige Zeitpunkt, ein Kündigungsgespräch zu führen? Das kommt auf die Umstände an. In jedem Fall solltest du der anderen Seite deine Kündigung rechtzeitig mitteilen. Möglicherweise wissen schon andere von der geplanten Kündigung, etwa Kollegen oder andere Führungskräfte. Dann besteht die Gefahr, dass der Arbeitgeber beziehungsweise Arbeitnehmer Wind von der Kündigung bekommt. Dem solltest du zuvorkommen.

Wähle für das Kündigungsgespräch einen Zeitpunkt, an dem beide Seiten genügend Zeit dafür haben. Vor allem im Fall einer Kündigung durch den Arbeitgeber bietet sich ein Termin am Vormittag an. Der Arbeitnehmer kann dann gegebenenfalls einen Anwalt konsultieren. Aus demselben Grund finden viele Kündigungsgespräche, die vom Arbeitgeber ausgehen, zum Wochenbeginn statt.

Kein guter Zeitpunkt für ein Kündigungsgespräch ist unmittelbar vor dem Urlaub oder einer anderweitigen längeren Abwesenheit des Mitarbeiters. Auch sein Geburtstag sollte für ein Kündigungsgespräch tabu sein.

Das Gespräch sollte unbedingt in einer privaten Atmosphäre – also hinter verschlossenen Türen – stattfinden. Die Teilnehmer sollten während des Kündigungsgesprächs ungestört sein und auch nicht von anderen Mitarbeitern beobachtet werden können.

Kündigungsgespräch als Rollenspiel im Assessment Center: So bereitest du dich darauf vor

Nicht jedes Mal, wenn ein Kündigungsgespräch geführt wird, verliert ein Arbeitnehmer tatsächlich seinen Job – oder ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter. Kündigungsgespräche können auch fiktiv sein. In Assessment Centern, wo es um die Auswahl des besten Kandidaten aus einer Reihe von Bewerbern geht, sind Konfliktgespräche häufig Teil des Programms. Dabei kannst du auch gebeten werden, ein Kündigungsgespräch zu führen. Das ist am wahrscheinlichsten, wenn es um eine Führungsposition geht oder du in der Personalabteilung arbeiten möchtest.

Das Kündigungsgespräch als Rollenspiel im Assessment Center dient dann dazu, zu testen, wie die Bewerber mit schwierigen Situationen umgehen. Können sie ein Kündigungsgespräch souverän führen, sachlich und konstruktiv? Oder kommen sie ins Stottern, werden selbst emotional oder verlieren den Faden?

Damit du in einem möglichen fiktiven Kündigungsgespräch im Assessment Center eine gute Figur machst, solltest du dich darauf vorbereiten. Übe ein solches Gespräch also am besten vorher mit einem Freund oder deinem Partner. Wichtig ist, dass du im Assessment Center zeigst, dass du eine Kündigung klar und deutlich, aber trotzdem respektvoll und freundlich übermitteln kannst. Sei empathisch, ohne dass die Atmosphäre allzu persönlich wird. Wichtig ist außerdem, dass du die Gründe für die Kündigung diplomatisch erläuterst.

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